Komunikasi dalam Tata Hubungan Kantor – Komunikasi merupakan proses ketika seseorang atau beberapa orang menyampaikan suatu informasi agar terhubung dengan orang lain dan lingkungan. Komunikasi dapat dilakukan dimana saja dan terjadi di dalam masyarakat, kelompok, organisasi bahkan diri sendiri.
Dalam kegiatan kantor, komunikasi sangat penting agar kegiatan kantor seperti gathering karyawan maupun rapat kantor dan tata usaha dapat berjalan dengan baik. Kantor adalah tempat dimana orang berkumpul untuk merundingkan sesuatu antar karyawan maupun atasan, yang nantinya informasi dan keterangan tersebut diolah demi kepentingan kantor.
Komunikasi yang dilakukan oleh manajer atau atasan perlu dilakukan secara efektif dengan semua pegawai baik secara vertikal, horizontal maupun diagonal, agar penyampaian dan penerimaan informasi dapat berjalan dengan baik. Karena komunikasi yang efektif akan menciptakan kantor dengan suasana kerja yang sehat dan terbuka antar pegawai maupun pegawai dengan atasan.
Proses Komunikasi
Proses komunikasi ada beberapa jenis atau beberapa bentuk. Ada beberapa proses komunikasi kantor yang diterapkan yaitu:
1. Proses Komunikasi Primer
Proses komunikasi secara primer merupakan proses penyampaian perasaan maupun pikiran seseorang kepada orang lain yang menggunakan simbol sebagai medianya. Lambang sebagai media dalam komunikasi yaitu isyarat, kial, bahasa, warna, gambar dan lainnya yang jika disampaikan penerima dapat menerjemahkan secara langsung maksud dari komunikator.
2. Proses Komunikasi Sekunder
Proses komunikasi secara sekunder merupakan penyampaian informasi oleh seseorang kepada orang lain melalui media alat atau sarana karena komunikan atau penerima informasi berada di tempat yang jauh atau jumlah penerimanya banyak. Contoh medianya yaitu telepon, surat, majalah, televisi, radio, kentongan dan masih banyak lagi.
Dalam hidup kita proses komunikasi seperti ini banyak dipraktikkan baik sadar atau tidak sadar. Yang terpenting dalam komunikasi adalah hal yang ingin kita sampaikan tersampaikan dengan baik. Baik menggunakan isyarat maupun komunikasi langsung informasi bisa sampai dengan baik.
Baca : 5 Soft Skill yang Dibutuhkan di Dunia Kerja
Bentuk Komunikasi Dalam Dunia Kerja
Komunikasi yang berlangsung di kantor merupakan komunikasi internal maupun komunikasi eksternal.
1. Komunikasi Internal
Komunikasi internal merupakan pesan atau informasi yang dikirim dan diterima dalam suatu organisasi baik secara formal maupun informal. Dalam komunikasi internal dapat ditemukan tiga dimensi, yaitu:
a. Komunikasi Vertikal
Proses komunikasi vertikal merupakan proses penyampaian informasi secara vertikal ke bawah dari pimpinan kepada karyawan, maupun secara vertikal keatas dari bawahan ke pimpinan. Komunikasi dua arah secara timbal balik penting dilakukan demi terciptanya kerjasama dalam mencapai tujuan.
Komunikasi ke bawah atau vertikal ke bawah menunjukan pesan dari atasan ke bawahannya berupa wewenang, tugas pekerjaan, pengarahan tujuan, perintah, teguran, pertanyaan dan kebijaksanaan umum. Sedangkan komunikasi keatas atau vertikal ke atas menunjukan pesan dari bawahan ke atasan yang berupa umpan balik, saran, usulan, keluhan atau laporan.
b. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal atau kesamping biasanya dilakukan secara mendatar antar anggota staff atau sesama karyawan sehingga bersifat informal. Komunikasi horizontal memberikan informasi yang tidak mengandung mengandung unsur perintah, contohnya adalah koordinasi kegiatan tim. Peran dari komunikasi horizontal dapat membantu interaksi dalam pelaksanaan tugas menjadi lebih akrab.
Cara komunikasi horizontal dapat dilakukan secara langsung dan tidak langsung. Contoh komunikasi langsung adalah rapat kerja dan musyawarah kerja, sedangkan kom
unikasi tidak langsung dapat dilakukan melalui telepon, memo, nota dan surat kabar.
c. Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal dapat disebut juga komunikasi silang. Komunikasi diagonal terjadi ketika komunikasi berlangsung antara karyawan dengan tingkat kedudukan berbeda pada tugas dan fungsinya sehingga tidak memiliki wewenang langsung
2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal merupakan pesan yang dikirim atau diterima oleh pihak atau khalayak luar organisasi perusahaan seperti rekan bisnis atau client. Komunikasi eksternal terdapat dua jalur timbal balik yaitu dari organisasi kepada khalayak luar dan dari khalayak luar kepada organisasi.
a. Organisasi/Perusahaan Kepada Khalayak
Komunikasi dari organisasi ke khalayak luar memiliki sifat informatif. Media massa memiliki peran penting untuk menyebarkan informasi karena informasi dapat diterima secara serempak. Contohnya melalui brosur, majalah, poster, konferensi pers, leaflet, artikel, film dokumenter dan lainnya.
b. Khalayak Kepada Organisasi/Perusahaan
Komunikasi dari khalayak ke organisasi merupakan umpan balik dari efek komunikasi yang dilakukan oleh organisasi kepada khalayak luar. Jika informasi yang disebarkan menyebabkan pro dan kontra maka ini dapat disebut sebagai opini publik. Opini publik harus segera diatasi agar tidak menimbulkan permasalahan negatif dan merugikan perusahaan maupun khalayak.
Baca Artikel Tentang : Ingin Mendapatkan Karir yang Bagus? Tingkatkan Dengan Kemampuan Ini!
Media Komunikasi Kantor
Agar komunikasi berjalan dengan efektif, maka komunikator perlu merencanakan cara penyampaian komunikasi dengan baik yaitu merumuskan pesan dengan jelas dan lengkap menggunakan media komunikasi agar pesan yang diterima dapat dipahami oleh komunikan. Yang perlu dipertimbangkan dalam memilih media komunikasi yaitu:
- Kecepatan
- Kecermatan
- Keamanan
- Kerahasiaan
- Biaya
Menggunakan media komunikasi yang tepat dengan mempertimbangkan hal tersebut dapat menunjang keberhasilan komunikasi. Komunikasi dapat berlangsung di dalam kantor maupun di luar kantor, maka dari itu media komunikasi juga dapat dikelompokan menjadi media komunikasi internal dan media komunikasi eksternal. Macam-macam media komunikasi berdasarkan sifatnya:
1. Media Komunikasi Internal
Media komunikasi internal merupakan media yang digunakan dalam komunikasi internal dalam suatu kantor, contohnya memo, manual book, laporan, papan pengumuman dan intercom.
2. Media Komunikasi Eksternal
Media komunikasi eksternal merupakan media yang digunakan dalam komunikasi luar organisasi atau perusahaan berupa media cetak, media visual, media auditif dan media audio visual.
Fungsi Komunikasi
Ada beberapa fungsi komunikasi yang digunakan dalam kehidupan sehari-hari termasuk dalam dunia kerja. beberapa diantaranya adalah
1. Penyampaian Informasi
Komunikasi sebagai cara untuk menyampaikan informasi dari segala arah pun ke semua orang. Apalagi di dunia kerja penyampaian informasi yang bersifat estafet sangat penting dilakukan dan dipahami. Sehingga komunikasi menjadi satu hal penting agar kerja bisa jalan dengan lancar.
2. Motivasi
Selanjutnya adalah fungsi komunikasi sebagai sarana motivasi karyawan. Dimana fungsi ini sangat diperlukan untuk membangun motivasi antara karyawan maupun dari atasan ke staff dan lainnya. Tanpa menggunakan komunikasi yang bagus, cara untuk memotivasi karyawan ini tidak bisa jalan.
3. Kontrol
Fungsi komunikasi sebagai alat kontrol digunakan untuk mengawasi karyawan maupun semua pekerja agar bisa bekerja sesuai dengan jalurnya dengan baik.
Nah selain fungsi-fungsi di atas, apa saja sih indikator yang bisa digunakan untuk menilai sebuah komunikasi di perusahaan berjalan atau tidak.
Baca Artikel : Kemampuan Beradaptasi Dalam Bekerja, Karyawan Harus Punya!
Kesimpulan
Agar terbentuk komunikasi dalam tata hubungan kantor, komunikasi aktif harus terbentuk terlebih dahulu komunikasi antar rekan kerja juga komunikasi dalam tim dan lainya. dengan begitu komunikasi yang baik dalam tata hubungan kantor bisa berjalan dengan baik pula.
Jika Anda sedang mencari layanan software HRIS Indonesia, bisa banget menggunakan layanan aplikasi HR dari Kantor Kita.
Menyediakan berbagai fitur yang memudahkan HR dalam pengelolaan karyawan. Mulai dari aplikasi absensi android sampai dengan payroll karyawan. Urusan absensi online lebih mudah dengan Kantor Kita. Mudah dan lengkap.
Daftar dan nikmati free demo selama 15 hari gratis dan coba semua fiturnya! agendakan juga mengikuti free zoom meeting dengan tim kami!
Nah itulah penjelasan tentang komunikasi dalam tata hubungan kantor semoga bermanfaat.
