Aplikasi Penomoran Surat [Ulasan, Fitur dan Cara Kerja]

0
408
Aplikasi Penomoran Surat [Ulasan, Fitur dan Cara Kerja]
Aplikasi Penomoran Surat [Ulasan, Fitur dan Cara Kerja]

Aplikasi Penomoran Surat [Ulasan, Fitur dan Cara Kerja]Aplikasi penomoran surat adalah salah satu perkembangan yang cukup baik dalam dunia kerja. Dengan hadirnya aplikasi penomoran surat atau biasa disebut dengan e-surat ini, proses manajemen surat di kantor lebih mudah dan cepat.

Ini adalah salah satu tools yang sangat membantu HRD untuk mengelola surat menyurat dengan praktis. Surat masuk maupun surat keluar tidak perlu lagi dicatat dalam bentuk hardfile seperti di buku catatan.

Namun sudah menggunakan teknologi cloud untuk mengarsipkan data. Jadi perusahaan data perusahaan bisa lebih aman dan tersistem dengan aplikasi penomoran surat ini.

Aplikasi Penomoran Surat : Kantor Kita

Di ulasan hari ini kita akan menjelaskan tentang aplikasi penomoran surat dari pengembang aplikasi perkantoran, Kantor Kita.

Selain terkenal dengan aplikasi absensi online  nya, Kantor Kita juga memiliki beberapa aplikasi perkantoran lainya yang cukup membantu HRD untuk mengelola urusan administrasinya dengan baik.

Aplikasi penomoran surat adalah software yang digunakan untuk merekap surat dengan kegiatan pencatatan nomor surat dan juga pengarsipan surat secara digital. Jadi semua surat masuk dan keluar akan tercatat dengan baik di sistem ini. Sehingga semua akan terekap dengan jelas.

Baca Artikel 5 Teknologi yang Harus Dimiliki Pelaku Usaha Di Era Digital

Ada beberapa hal atau kelebihan yang bisa Anda dapatkan jika menggunakan aplikasi penomoran surat online ini, beberapa diantaranya adalah

  1. Tidak perlu lagi mencatat secara manual
  2. Menggunakan teknologi cloud membuat data bisa diakses untuk multiple admin
  3. Data lebih aman
  4. Mudah dalam pengelolaan dan penyimpanan
  5. Ringkas

Untuk perusahaan atau instansi yang selalu berhadapan dengan pengiriman surat maupun surat masuk, menggunakan aplikasi ini  cukup memudahkan dan menghemat waktu lebih baik.

Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita
Gambar 1 Tampilan Dashboard Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita

Aplikasi penomoran surat ini juga sering disebut dengan aplikasi rekap surat karena memang penggunaannya dengan tujuan untuk merekap semua surat yang masuk maupun keluar.

Fitur Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita

Dalam sebuah aplikasi yang dilihat pertama kali adalah fitur yang diberikan untuk pengguna. Sebab dengan melihat fitur yang diberikan ini juga membantu pengguna untuk menyesuaikan dengan kebutuhannya.

Jika fitur yang diberikan tidak memenuhi kebutuhan pengguna maka pengguna bisa mencoba aplikasi sejenis yang memiliki fitur sesuai dengan kebutuhan.

Di Kantor Kita, aplikasi penomoran surat ini memiliki empat fitur utama, yaitu

  1. Rekap surat masuk
  2. Rekap surat keluar
  3. Pengkategorian surat
  4. Pengaturan penomoran surat

Masing-masing fitur ini memiliki cara kerja dan penggunaan yang berbeda-beda. Berikut adalah penjelasan mengenai masing-masing fitur aplikasi penomoran Kantor Kita.

1. Surat Masuk

Surat masuk adalah menu yang digunakan untuk merekap surat masuk. Ada beberapa hal yang ada di dalam menu surat masuk ini. Diantaranya adalah

  1. Nomor surat
  2. Pengkategorian surat
  3. Sifat surat
  4. Urgensi surat
  5. Pengirim
  6. Fitur upload softfile surat (jpg, pfd, rar, png)
  7. Pencarian surat

Jadi surat masuk ini, surat bisa diconvert ke bentuk digital dengan men scannya terlebih dahulu. Sehingga perusahaan bisa mengarsipkan surat dalam bentuk softfile.

Baca Artikel Tentang E-Surat, Teknologi Manajemen Surat Masa Kini

Dari hasil rekapan penomoran surat masuk ini, hasilnya akan muncul dalam dashboard aplikasi penomoran surat. Dalam bentuk grafik yang terdiri dari tanggal dan jumlah surat masuk.

2. Surat Keluar

Selanjutnya adalah rekap surat keluar. Berbeda dengan surat masuk, surat keluar ini lebih ke pendataan surat yang dibuat oleh perusahaan.

Beberapa fitur yang ada dalam menu surat keluar adalah

  1. Kategori surat
  2. Penomoran surat otomatis
  3. Sifat surat
  4. Urgensi surat
  5. Lampiran surat keluar

Dari surat keluar ini, penomoran surat bisa disetting sendiri berdasarkan ketentuan penomoran surat yang digunakan dalam perusahaan.

Jadi begitu kategori surat sudah dimasukkan maka hasil nomor surat juga akan keluar.

Misalnya

Memiliki kategori keuangan maka akan otomatis muncul penomoran surat.

Contohnya 2022/01/11/SKEU/A-10/ABC/21/0001.

Nomor surat ini merupakan bentuk pengaturan dari

tahun/bulan/kategori/kode perusahaan/nomor urut.

Jadi nomor surat keluar ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan penomoran surat di perusahaan. Kelebihan dari penggunaan aplikasi penomoran surat untuk mencatat surat keluar adalah ia bisa mencatat nomor surat dengan baik tanpa perlu membuat secara manual. Dan tentu saja lebih cepat karena otomatis.

3. Pengkategorian Surat

Anda bisa mengatur kategori surat di halaman pengkategorian surat ini. Di sini Anda bisa menghapus atau menambah kategori surat.

Aplikasi Penomoran Surat : Kantor Kita
Gambar 2 Halaman Pengkategorian Surat

Jadi di halaman ini Anda bisa mengatur sendiri jenis pengkategorian surat beserta kode yang digunakan. bebas untuk diedit dan disesuaikan.

Dari pengkategorian surat ini nantinya kode digunakan untuk pembuatan nomor surat keluar otomatis. Jadi harus benar-benar paham pengkodean jenis suratnya.

4. Pengaturan Kode Surat

Menu utama yang terakhir adalah pengaturan kode surat. Dimana Anda bisa mengatur kode surat keluar yang akan digunakan sebagai format penulisan kode.

Fitur Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita
Gambar 3 Contoh Format Pengkodean Surat

Jadi ada beberapa opsi yang digunakan untuk format penulisan surat. Sehingga Anda bisa memilih mana yang akan digunakan untuk format pengkodean surat di perusahaan Anda.

Itulah beberapa fitur utama dalam aplikasi penomoran surat dari Kantor Kita. Sistem penomoran surat yang cocok untuk perusahaan swasta maupun kedianasan untuk merekap semua surat dengan baik. Juga mengahadirkan fitur penomoran surat otomatis, sehingga pembuat surat tidak perlu mengurutkan surat secara manual.

Cara Kerja Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita

Aplikasi penomoran surat dikembangkan dengan navigasi yang sederhan dimana ini sangat membantu pengguna agar bisa mengikuti penggunaan aplikasi dengan mudah.

Secara dasar, penggunaan aplikasi penomoran surat kantor kita bisa digunakan dengan cara penambahan-penambahan surat masuk maupun keluar.

Misalnya pada penomoran surat keluar. Cara kerjanya ada di bawah ini:

  1. Masuk di Menu Penomoran Surat Keluar
    Cara Kerja Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita
  2. Isi form Surat Keluar
    Cara Kerja Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita

Isi kategori maka nomor surat akan otomatis keluar.

Cara Kerja Aplikasi Penomoran Surat Kantor Kita

Jika penomoran sudah ada, maka selanjutnya masukkan informasi yang dibutuhkan lainya. Silahkan catat penomoran ini  di surat yang akan dibuat. Kemudian scan surat di bagian lampiran surat.

Klik simpan. Maka otomatis surat yang akan Anda gunakan sudah tersimpan dengan baik. Semua hasil penomoran surat keluar akan tampak di tabel penomoran surat keluar.

Baca Artikel Software Solusi Perkantoran Terbaik Tahun 2022

Bagaimana? Cukup mudah sekali, bukan? Aplikasi ini cukup simpel tapi sangat membantu HRD untuk mengelola urusan surat menyurat dengan mudah.

Kesimpulan

Sekarang sudah ada aplikasi penomoran surat yang membantu mengelola urusan surat menyurat di perusahaan jauh lebih mudah. Tidak perlu pencatatan manual atau pengarsipan yang menyita banyak tempat. Di aplikasi penomoran surat data surat tersimpan dengan baik sehingga akan lebih tersistem dengan baik.

Salah satu aplikasi penomoran surat yang bisa dipilih dari Kantor Kita. Aplikasi kantor yang Mudah dan simpel digunakan juga terjangkau untuk membantu HRD mengurus urusan surat masuk dan keluar.

Sekian ulasan tentang aplikasi penomoran surat dari Kantor Kita hari ini, semoga bermanfaat!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here