E-Surat, Teknologi Manajemen Surat Masa Kini – Di masa pandemi seperti sekarang ini ada banyak sekali perubahan sistem kerja yang dilakukan di kantor atau perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai bentuk adaptasi perusahaan dengan kondisi yang perlu serba online dan digital. Jika tidak bisa beradaptasi dengan kondisi tentunya akan membuat kemunduran perusahaan. Salah satu bentuk perubahan sistem kerja di perusahaan, misalnya penggunaan teknologi dan media online di berbagai bidang kerja, misalnya penggunaan e-procurement untuk memudahkan proses pengadaan barang. Penggunaan software HRIS untuk memudahkan kerja HRD dalam manajemen karyawan atau penggunaan e-surat sebagai teknologi untuk mengelola surat dengan mudah.
e-surat adalah satu teknologi baru yang mulai banyak digunakan untuk mengelola surat, berupa pencatatan sampai dengan pengarsipan. E-surat ini bisa digunakan dalam bentuk software maupun aplikasi surat. Bagaimana sih e-surat digunakan untuk membantu perusahaan mengelola surat dengan mudah dan cepat di era digital ini?
E-Surat
e-surat adalah manajemen persuratan elektronik yang menggunakan software maupun aplikasi. Sistem persuratan elektronik ini sudah banyak digunakan diberbagai instansi kedinasan maupun swasta untuk memudahkan proses manajemen persuratan berupa penyampaian surat masuk, pencatatan surat masuk dan keluar sampai dengan pengarsipan surat dalam bentuk digital.
Baca Artikel : Manajemen Surat di Perusahaan
e-surat ini sangat memudahkan dalam melakukan penyampaian surat baik kepada instansi maupun kepada staff instansi karena menggunakan sistem online. Selanjutnya dalam hal penyimpanan, e-surat ini juga sangat membantu mengurangi penggunaan kertas karena sudah paperless.
Apa Tujuan Diterapkannya E-surat?
Penerapan e-surat untuk perkantoran bukan hanya digunakan untuk mempermudah kerja dan pengarsipan saja. Namun juga memiliki fungsi penting lainya. Beberapa diantarnya adalah
1. Mengkondisikan Surat Masuk dan Keluar
e-surat memiliki beberapa fitur utama berupa pencatatan surat masuk dan keluar dengan baik sehingga seluruh catatan ini bisa digunakan sebagai dasar ketika ingin melakukan tracking surat yang masuk dan keluar. Jika surat masuk dan keluar tidak bisa dikendalikan maka akan menyulitkan melakukan tracking dan juga urusan pendokumentasian dan pengarsiapan akan berantakan.
2. Memastikan Pendistribusian Surat Secara Akurat
Surat bisa sampai dengan tepat kepada penerimanya juga termasuk salah satu fungsi dari e-surat. Terkadang aliran pendistribusian surat terjadi kendala sehingga membuat surat hilang atau bahkan rusak sebelum sampai kepada penerimanya. Dengan sistem e-surat ini membantu proses pendistribusian surat berjalan dengan baik dan sampai dengan tepat kepada penerimanya.
3. Mencegah Informasi Surat Tersebar
Salah satu yang menjadi masalah pengelolaan surat secara manual adalah tersebarnya informasi sebelum sampai kepada penerimanya atau tersebarnya informasi penting yang memiliki sifta rahasia. Hal ini tentu saja menjadi masalah yang tidak diinginkan karena menimbulkan isu atau bahkan pemberitaan di luar kendali.
Baca : Dear HRD, Tinggalkan Cara Lama dengan Cara Modern dan Efisien
Untuk menghindari hal seperti ini, sistem e-surat membantu penyampaian informasi surat berjalan dengan aman dan akurat. Kerahasiaan surat terjaga dengan baik.
4. Memudahkan Pegawai Melakukan Tracking Surat
Jika ada masalah berupa pendistribusian surat atau masalah lainya, menggunakan e-surat, masalah ini bisa ditracking dengan baik. E-surat membantu pengguna melakukan tracking surat sehingga jika ada masalah bisa di telusuri.
5. Memudahkan Proses Pengarsipan
Jika menggunakan proses manual, maka pada proses pengarsipan masih menggunakan cara lama yang menghabiskan banyak ruang. Dengan e-surat, seluruh arsip surat bisa dikonver dalam bentuk digital dan memungkinkan surat disimpan dalam penyimpanan cloud sehingga meminimalkan penggunaan ruang fisik dan meminimalkan kerusakan surat dalam proses penyimpanan. Selain itu proses pengarsipan digital ini sangat memudahkan proses pencarian atau tracking surat yang dibutuhkan, hanya dengan pencarian di software saja, data bisa ditemukan dengan mudah.
6. Paperless
Selain penyimpanan digital, e-surat juga membantu proses pengiriman surat digital. Surat dibuat softfile yang sudah ditanda tangani dengan tanda tangan digital selanjutnya bisa langsung dikirim atau di distribusikan dengan mudah. Cara ini mengurangi penggunaan kertas dan alat tulis sehingga basis paperless ini cukup menyederhanakan surat menyurat dan menghemat penggunaan kertas di perusahaan.
Itulah beberapa tujuan diterapkannya e-surat dalam perkantoran, selain memberikan proses yang lebih cepat juga membantu proses aliran pendistribusian surat berjalan dengan baik dan aman.
Media Apa yang Digunakan dalam E-surat?
Banyak yang bertanya dalam penerapan e-surat, media apa yang digunakan? saat ini e-surat memiliki beberapa bentuk media yang bisa digunakan. diantaranya adalah
Aplikasi Surat
Aplikasi surat adalah perangkat lunak manajemen surat yang bisa digunakan dalam perangkat tertentu. Aplikasi untuk e-surat ini biasa disebut dengan aplikasi surat atau aplikasi penomoran surat. Aplikasi surat ini bisa digunakan dalam perangkat mobile seperti smartphone maupun tablet atau juga bisa digunakan dalam bentuk desktop yang menggunakan perangkat di komputer maupun laptop.
Portal Web App Surat
e-surat selanjutnya juga bisa diakses menggunakan website app atau web app sehingga pengguna mengakses e-surat dengan masuk dalam website tertentu melalui browser. Umumnya penggunaan web app ini sudah di desain secara khusus sehingga hanya pengguna tertentu yang bisa menggunakan.
Penerapan e-surat dalam banyak perusahaan menggunakan media yang berbeda-beda, ada yang menggunakan website app khusus ada juga yang menggunakan aplikasi yang bisa dibuka melalui perangkat mobile perangkat desktop dan lain sebagainya.
Alur Penerimaan Surat dan Surat Keluar
Alur Surat Masuk
Untuk menerima surat masuk, ada beberapa proses atau alur yang dilakukan sehingga surat diterima, pencatatan sampai diterima di tangan yang tepat bisa berjalan dengan baik. Berikut adalah gambaran sederhana alur penerimaan surat.
Alur Surat Keluar
Sedangkan untuk proses surat keluar, memiliki proses yang lebih panjang karena membutuhkan proses pembuatan, persetujuan sampai dengan permintaan nomor surat dan lain sebagainya.
Itulah garis besar alur penerimaan dan pengeluaran surat. Secara detail alur proses di perusahaan mungkin akan ada perbedaan tergantung dengan kebijakan masing-masing perusahaan tersebut.
Aplikasi Rekap Surat Dari Kantor Kita
Cari aplikasi surat untuk kantor? Aplikasi rekap surat dan Kantor Kita jawabannya. Aplikasi rekap surat dengan visual menarik dan fitur lengkap membantu tenaga administrasi melakukan pencatatan surat dengan mudah dan cepat. Menjaga distribusi surat berjalan dengan baik dan juga aman. Beberapa fitur dari aplikasi rekap surat dari Kantor Kita adalah
- Penomoran surat keluar
- Pencatatan surat masuk
- Pengarsipan digital
- Laporan
Manfaatkan teknologi digital untuk memudahkan pekerjaan kantor Anda. Menggunakan Kantor Kita bisa lebih mudah, cepat dan menyenangkan.
Baca Artikel Tentang Software Solusi Perkantoran Terbaik Tahun 2022
Kesimpulan
Ada banyak sekali sistem yang berubah seiring berjalannya waktu, sistem kerja ini pastinya juga memengaruhi kehidupan kantor. Pengunaan teknologi merupakan bentuk penerapan sistem perkantoran modern. Dengan hadir banyak teknologi yang bisa dimanfaatkan, termasuk aplikasi surat atau e-surat yang membantu proses manajemen surat jadi lebih baik.
Sekian ulasan tentang e-surat dari Kantor Kita hari ini!
