Dear HRD, Tinggalkan Cara Lama dengan Cara Modern dan Efisien

0
1593
aplikasi perkantoran
Dear HRD, Tinggalkan Cara Lama dengan Cara Modern dan Efisien

Dear HRD, Tinggalkan Cara Lama dengan Cara Modern dan EfisienDi dunia perkantoran banyak terjadi perubahan, hal ini karena industri juga mulai berubah ke teknologi yang tidak lagi digital namun lebih dari itu, yaitu IoT (Internet of Things). Namun sayangnya masih banyak HRD yang menggunakan cara lama di perusahaannya. Hal ini didasari karena banyak hal, bisa jadi karena penghematan budget perusahaan atau juga karena kurang bisa mengikuti perubahan teknologi yang ada.

Padahal penggunaan teknologi yang tepat untuk perusahaan juga akan memberikan dampak yang baik untuk perusahaan. Beberapa cara lama yang patut di tinggalkan oleh HRD dan mengganti dengan cara baru adalah sebagai berikut

Cara Lama yang Patut Diganti Oleh HRD

Menggunakan cara lama di lingkungan kantor malah akan membuat hasil kurang maksimal. Beberapa diantaranya waktu yang kurang efisien, budget yang lebih besar atau tenaga yang dikeluarkan terlalu banyak.

Proses Recruitmen Pegawai

Pastinya HRD di zaman sekarang sudah pada tahu jika proses recruitement pegawai ini bisa dilakukan dengan cara online. Proses recruitmen dengan cara lawas sudah tidak sesuai dilakukan, selain dari proses yang membutuhkan waktu yang lebih panjang juga budget yang dikeluarkan lebih banyak.

Baca Artikel : Tips Mempekerjakan Generasi Millenial dalam Tempat Kerja

Sekarang sudah ada portal recruitmen online yang bisa digunakan untuk menarik banyak calon pelamar. Dimana portal ini juga banyak digunakan para pencari kerja untuk mendapatkan informasi lowker. Sehingga jika sudah ada media yang pas akan membantu proses recruitmen itu sendiri berjalan dengan baik.

Proses recruitmen sekarang juga tidak perlu mengirimkan hardfile CV maupun surat lamaran kerja sebab semua yang dicetak ini bisa dikirimkan menggunakan email HRD. Hmm.. jadi kertas maupun ancaman penyalahgunaan informasi dari peserta recruitmen tidak akan disalahgunakan oleh orang lain.

Beberapa perbandingan mengunakan sistem recruitmen online dan offline bisa dilihat di bawah ini.

No Perbandingan Recruitmen online Recruitmen offline
1 Pengiriman file Via email Via ekspedisi
2 Format file Softfile Hardfile
3 Biaya 0 Biaya pengiriman dan cetak file
4 Estimasi waktu pengiriman file Hitungan detik Jam- hari
5 Penyebaran info oprec Cepat menggunakan portal lowker Melalui media cetak maupun digital
6 Interview dan tes tulis Bisa online dari halaman dan aplikasi tertentu Peserta harus bertatap muka

Table 1 Perbandingan Sistem Recruitmen Online Dan Offline

 Itulah beberapa perbandingan proses recruitmen menggunakan cara online atau cara offline/cara konvensional yang sekarang sudah dianggap tidak maksimal digunakan.

Proses Absensi Pegawai

Proses absensi manual juga menjadi salah satu cara lama yang perlu diganti. Ada beberapa proses absensi yang masih manual ini. Misalnya masih menggunakan mesin absensi ceklok ataupun menggunakan kartu. Bahkan mesin absensi fingerprint juga perlu dipertimbangkan penggunaannya di era pandemic seperti ini.

Mesin absensi pegawai sekarang sudah menggunakan basis internet sehingga bisa digunakan secara online atau biasa dikenal dengan aplikasi absensi online. Dimana penggunaan mesin absensi online ini hanya membutuhkan perangkat smartphone masing-masing dan juga sudah terintegrasi dengan hasil laporan bulanan. Dengan begitu HRD tidak perlu membuat laporan secara manual atau mengecek laporan satu persatu dari masing-masing pegawai untuk mengurus penggajian.

Bahkan sekarang pun aplikasi absensi online juga sudah dilengkapi dengan payroll atau fitur untuk mengurus penggajian karyawan yang didasarkan dari jumlah waktu masuk dan juga potongan terlambat, izin maupun potongan lainya.

Absen dengan cara lama sudah banyak ditinggalkan karena tidak lagi memenuhi kebutuhan perusahaan, sudah ada cara baru yang bisa dikatakan lebih efektif, modern dan memenuhi kebutuhan HRD untuk mengelola pegawai.

Baca Artikel Aplikasi Absensi Terbaik

Urusan perizinan dan cuti juga masuk dalam urusan absensi, dimana hal ini juga akan lebih mudah menggunakan aplikasi absensi online. Karena pengajuan izin dan cuti bisa dilakukan secara online melalui aplikasi.

Beberapa alasan kenapa proses absensi dengan cara lama perlu digantikan dengan cara baru bisa kita lihat di tabel di bawah ini. Cara lama ini kita umpamakan sebagai absensi ceklok sedangkan cara baru kita umpamakan menggunakan aplikasi absensi online.

  Absensi dengan cara lama Absensi dengan cara baru
Media absensi Mesin ceklok  Aplikasi absensi
Proses kerja Memasukkan lembar absensi karyawan satu persatu Absensi online dari perangkat masing-masing
Efisiensi proses Kurang efisien karena harus mengantre satu mesin untuk banyak orang Cukup efisien, satu aplikasi untuk satu karyawan
Kemungkinan kecurangan Tinggi, karena ada potensi kasus titip absen dari karyawan yang lainya Minim, karena absen menggunakan pengidentifikasian wajah dan masuk dengan akun masing-masing
Absensi jarak jauh Tidak mendukung Mendukung
Laporan dan hasil absensi Manual Sudah terkumpul dalam satu database sehingga hasil absensi akan membentuk laporan digital untuk HRD.

Table 2 Perbandingan Absensi Cara Lama dan Cara Baru

Tidak ada salahnya untuk merubah proses kerja menggunakan teknologi untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal. Memang terkadang menggunakan teknologi membutuhkan proses adaptasi, namun seimbang dengan hasil yang diberikannya.

Penggajian Karyawan

Penggajian karyawan menggunakan cara lama juga dianggap kurang fleksibel untuk perusahaan  terutama tim keuangan. Bagaimana tidak, proses penggajian metode lama masih membagikan slip gaji dalam model potongan kertas dan pemberian gaji dalam bentuk fisik. Berbeda dengan cara sekarang yang lebih efisien dengan pemberian gaji dalam bentuk transfer dan slip gaji online.

Baca Artikel Tentang Pentingnya Aplikasi Kas untuk Perusahaan

Penggajian dengan cara lama memberikan resiko lebih besar terutama dalam proses penghitungan uang. Bisa jadi uang salah hitung, salah memberikan jumlah dan lain sebagainya. Apalagi untuk perusahaan yang memiliki karyawan banyak.

Seperti yang kita tahu, urusan penggajian karyawan ini cukup rumit karena harus memerhatikan banyak detail, seperti

  1. Absensi
  2. Potongan keterlambatan
  3. Lembur
  4. Tunjangan
  5. Bonus
  6. Gaji pokok

Jika tidak diurusi dengan baik pastinya tim keuangan yang akan kualahan dengan urusan penggajian. Sekarang ini ada beberapa aplikasi atau teknologi yang membantu HRD ataupun tim keuangan menghitung gaji karyawan sehingga urusan penghitungan gaji sampai pemberian slip gaji lebih mudah diberikan, misalnya sistem payroll.

Umumnya sistem payroll sudah banyak dikemas dalam software HRIS sehingga urusan administrasi HRD termasuk urusan penggajian bisa teratasi dengan baik. Salah satu software HRIS ini misalnya pada aplikasi Kantor Kita. Yang dilengkapi dengan laporan absensi untuk menghitung gaji dan juga distribusi slip gaji dalam satu aplikasi.

Dengan teknologi penggajian ini, HRD tidak perlu lagi mendistribusikan slip gaji dengan kertas yang rawan sekali untuk hilang dan rusak. Padahal kita tahu bahwa slip gaji sangat berperan untuk karyawan apalagi untuk pengajuan pinjaman maupun urusan administrasi.

Dengan sistem penggajian dengan cara modern juga tim keuangan tidak perlu mengirimkan uang dalam bentuk fisik melainkan sudah masuk ke rekening masing-masing pegawai.

Kesimpulan

Teknologi membawa banyak perubahan untuk berbagai bidang, termasuk dalam urusan perkantoran. Kemajuan teknologi ini jika diterapkan dalam perusahaan akan membawa banyak kemajuan dan efisiensi kerja. Apalagi di masa Internet of things saat ini, dimana perusahaan tidak hanya dituntut kerja keras namun juga kerja cerdas dengan teknologi.

Teknologi untuk perkantoran bisa Anda dapatkan salah satunya dari Kantor Kita. Aplikasi perkantoran yang memenuhi kebutuhan sistem HRIS Anda misalnya untuk absensi, payroll dan slip gaji dan juga banyak add on Kantor Kita yang bisa Anda gunakan. Mulai dari add on inventaris kantor, keuangan dan kasir sampai dengan procurement.

Sekian ulasan tentang cara baru yang patut dicoba perusahaan. Semoga bermanfaat!

Previous article5 Teknologi yang Harus Dimiliki Pelaku Usaha Di Era Digital
Next articleE-Surat, Teknologi Manajemen Surat Masa Kini

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here