Software HRIS Enterprise – Dalam dunia kerja, beberapa orang tertentu pasti familiar dengan istilah HRIS. Istilah ini sangat awam untuk seseorang yang menjabat bagian HR atau human resource di perusahaan. Walaupun begitu HRIS dengan HR itu dua hal yang berbeda ya, namun saling berkaitan.

HRIS memiliki kepanjangan dari Human Resource Information System, merupakan alat yang digunakan oleh HRD untuk kemudahan dalam pengelolaan manajemen operasional perusahaan. Alat  ini juga sering disebut dengan software HRIS enterprise yang sekarang mulai banyak dikembangkan apalagi industri di Indonesia sudah mulai memasuki periode industri 4.0 sehingga teknologi dan internet menjadi komponen utama untuk membantu pengelolaan perusahaan.

Bagaimana lengkapnya soal HRIS dan bagaimana cara kerjanya di perusahaan? Kantor Kita akan mengulasnya di artikel berikut.

HRIS

HRIS merupakan kependekan dari Human Resource Information System yang merupakan sistem kerja pengolahan data terpusat yang bisa digunakan untuk mengelola beberapa hal namun masing-masingnya saling berhubungan. Sehingga pengelolaan dan manajemen bisa dilakukan dengan mudah.

Sistem ini bisa bekerja menggunakan software maupun aplikasi tertentu sehingga prosesnya lebih mudah. HRIS banyak diterapkan untuk HRD perusahaan dalam melakukan pengelolaan operasional perusahaan walaupun sistem ini juga bisa diterapkan dalam divisi lain yang memerlukan pengelolaan data terpusat seperti keuangan dan data administrasi lainya.

HRIS dibutuhkan HRD dalam pengelolaannya untuk menghandle bidang:

  1. Pengelolaan SDM
  2. Absensi karyawan
  3. Payroll
  4. Laporan kinerja karyawan.

Untuk pengertian yang lebih sederhana, HRIS ini merupakan sistem pengelolaan data yang menggunakan teknologi untuk mengelola beberapa hal sekaligus dalam satu sistem.

Sebelum ada HRIS seperti ini, pengelolaan data hanya bisa dilakukan secara manual dan satu persatu. Terbayang kan betapa sulitnya pengelolaan data yang masih manual seperti ini.

Jenis-jenis HRIS

Software HRIS yang banyak digunakan HR dalam pengelolaan perusahaan, terbagi menjadi beberapa jenis. Hal ini berdasarkan fungsi masing-masingnya.  Beberapa jenis HRIS berdasarkan kegunaannya adalah

  1. HRIS Operasional

HRIS operasional merupakan sistem yang dirancang untuk hal yang berhubungan dengan urusan operasional SDM. Misalnya sistem ini membantu pengelolaan seluruh identitas karyawan, jabatan karyawan, informasi mengenai bidang kerja, minat, keahlian. Pendataan posisi jabatan sampai dengan urusan penilaian kinerja karyawan dan juga payroll atau penggajian.

  1. HRIS Tactical

Ini merupakan sistem yang bekerja dalam hal alokasi sumber daya, data data yang ada, perusahaan bisa mengatur kapan harus merekrut pegawai lagi, promosi jabatan sampai dengan melakukan phk.

  1. HRIS Strategic

Merupakan sistem yang bekerja dengan perkembangan perusahaan, misalnya pada pengembangan SDM, pengembangan pemasaran dan pembangunan sampai dengan pelaksanaan kerja sama dengan mitra yang lainya.

Dari jenis-jenis HRIS ini, perusahaan bisa menentukan sistem mana yang paling dibutuhkan untuk perusahaanya. Diantara jenis HRIS di atas, HRIS operasional merupakan jenis HRIS yang paling banyak dibutuhkan karena pengelolaan data terpusat dalam beberapa bidang ini akan terasa lebih mudah dilakukan jika menggunakan teknologi untuk prosesnya.

Baca Artikel : Keuntungan Menggunakan Laporan Absensi Online untuk Mempermudah Kerja HRD

Employee Self Service dalam HRIS

Employee self service (ESS) merupakan salah satu efek dari penggunaan sistem HRIS di perusahaan. ESS ini memungkinankan seorang karyawan mengakses dan mengelola secara mandiri data yang ia miliki.

Mudahnya adalah ketika data administrasi umumnya diurus oleh HRD untuk pengelolaanya, sekarang dengan ESS ini, karyawan bisa mengelola data secara pribadi seperti mengubah, menambahkan dan menghapusnya dengan mudah. Nantinya data ini juga akan sampai kepada HRD dengan baik.

Jadi dengan pengelolaan mandiri seperti ini, HRD tidak perlu menginput satu persatu data karyawan dalam administrasinya.

Beberapa contoh Employee Self Service dalam sistem HRIS adalah:

  1. Pengisian data administrasi karyawan
  2. Absensi kerja karyawan
  3. Slip gaji
  4. Perizinan dan cuti
  5. Reimbursement

Pada poin di atas menunjukkan bahwa karyawan bisa melakukan pengisian data secara mandiri. Misalnya pada reimbursement, karyawan memiliki akses untuk menuliskan berapa saja anggaran yang keluar dalam urusan pekerjaan untuk kemudian diberikan kepada kantor agar diberikan pengganti.

Hal ini juga berlaku untuk dengan pengisian data, pegawai bisa melakukan pengisian data secara mandiri selanjutnya data bisa diakses oleh HRD.

Gimana? Ada kemudahan tersendiri ya dari penggunaan sistem HRIS dalam perusahaan, seperti ESS ini. Karyawan memiliki akses sendiri sedangkan perusahaan juga lebih dimudahkan dalam input data karena tidak perlu menginput satu persatu.

Software HRIS

Untuk menjalankan sistem HRIS pastinya memerlukan satu media khusus yang bisa bekerja sesuai dengan prinsip kerja HRIS.

Untungnya sekarang sudah ada software HRIS untuk memenuhi kebutuhan HRD dalam penerapan sistem ini di perusahaan.

Penggunaan software HRIS ini di dalamnya terdapat beberapa bidang tertentu yang saling berkesinambungan namun bisa di handle hanya dengan satu software.

Misalnya urusan absensi dan penggajian, ini adalah dua hal yang berbeda namun saling berkesinambungan. Nah dua hal ini bisa dengan mudah diselesaikan menggunakan software HRIS.

Masalah absen ini, dilakukan menggunakan metode absensi online dimana proses absen dilakukan sendiri oleh karyawan kemudian datanya otomatis masuk kedalam laporan absen karyawan yang hanya bisa diakses oleh HRD dan tim.

Hasil absensi perbulannya ini akan memengaruhi penggajian atau payroll karyawan. Jika ia melakukan izin maka otomatis uang kerja akan terpotong, ia yang absen terlambat juga akan otomatis terpotong, maupun absen lembur akan otomatis tertambahkan.

Dengan begini, HRD tidak perlu bekerja satu persatu bahkan dua kali untuk mengkorelasikan absen masuk dengan gaji. Sebab dengan software HRIS ini, kedua urusan akan selesai dengan baik.

Kantor Kita sebagai Software HRIS

Salah satu software HRIS yang bisa Anda gunakan untuk menyelesaikan pengelolaan perusahaan adalah Kantor Kita.

Software HRIS Enterprise yang membantu mengelola HRIS Operasional seperti pendataan administrasi, absensi online, reimbursement, sampai dengan payroll.

Semua hal ini akan masuk jadi satu dalam sistem Kantor Kita, sehingga perusahaan dan karyawan bisa menggunakannya dengan mudah.

Urusan proses absensi karyawan – laporan absensi – payroll/penggajian karyawan bekerja secara otomatis dan berkesinambungan membantu HRD dalam pengelolaan karyawan dengan mudah dan cepat.

Selain mengurus absensi, pengelolaan administrasi dan keuangan lainya juga bisa Anda temukan dalam Kantor Kita. Misalnya untuk administrasi surat, procurement dan inventaris barang sedangkan keuangan ada kas & keuangan, klien & sales managemen.

Gunakan Kantor Kita untuk kemudahan pengelolaan karyawan dan operasional dengan mudah. Hadir untuk membantu perusahaan bekerja secara efisien dengan sentuhan teknologi yang mudah dan flesibel.

Coba gratis selama 15hari untuk dapatkan semua fiturnya!

Kelebihan sistem HRIS

Beberapa kelebihan dari penerapan HRIS ini untuk perusahaan seperti :

  1. Efisiensi waktu dan tenaga
  2. Kemudahan pengelolaan data dan administrasi
  3. Meminimalkan kesalahan
  4. Kerja lebih ringkas dengan teknologi

Dari kelebihan ini, produktivitas perusahaan bisa maksimal. Pun di masa industri 4.0 ini, pengelolaan konvensional yang membutuhkan waktu dan tenaga yang berlebih perlu dirampingkan dengan teknologi agar lebih maju dan efektif.

Baca Juga Mengenai Software HRD Perusahaan 

Kesimpulan

HRIS memiliki banyak kelebihan dan manfaat dalam efisiensi sistem kerja perusahaan. Hal ini akan memberikan banyak keuntungan yang lebih maksimal sehingga tidak ada lagi waktu dan energy yang terbuang percuma.

Jika ingin mulai menerapkan sistem ini untuk perusahaan Anda, bisa langsung menggunakan software HRIS Kantor Kita. Hubungi kantor kita official untuk konsultasi dan pertanyaan.

Sekian ulasan mengenai software HRIS enterprise kali ini, semoga memberikan manfaat untuk Anda dalam pemahaman sistem ini.