Privacy Policy – Halaman ini dibuat untuk menginformasikan kepada pengguna maupun calon pengguna Kantor Kita tentang sistem keamanan dan penggunaan data/informasi pengguna dalam layanan Kantor Kita. Poin-poin di bawah ini akan menjelaskan tentang sistem keamanan di layanan Kantor Kita.
1. Pengumpulan Data Administratif Perusahaan
a. Pengumpulan data administratif
Kantor Kita mengumpulkan informasi perusahaan (termasuk data pribadi karyawan) dengan cara berikut ini.
- mengisi profil pengguna atau formulir pendaftaran
- memberikan informasi tentang absensi serta administratif kantor
- menggunakan fitur biometrik untuk mengidentifikasi diri Anda; dan
- mengisi informasi demografis dalam survey.
b. Waktu pengumpulan data
Data administratif kantor dapat dikumpulkan secara umum melalui pengoperasian Aplikasi, Situs Web, Layanan kami
c. Sumber pengumpulan data lainya
Ketika kami mengumpulkan Data Pribadi dari sumber lain, kami memastikan bahwa data tersebut ditransfer kepada kami sesuai dengan hukum yang berlaku. Sumber-sumber tersebut meliputi:
- program-program referal
- penyedia asuransi dan keuangan
- data yang tersedia untuk umum;
- sumber data pemerintah;
- ketika pengguna kami menambahkan Anda sebagai kontak darurat; dan
- penyedia atau mitra layanan pemasaran.
2. Data pribadi dan administratif kantor yang sensitif
Beberapa informasi yang kami kumpulkan bersifat sensitif. Ini termasuk informasi seperti nomor KTP, ras, status perkawinan, dan kesehatan atau kepercayaan agama Anda. Kami hanya mengumpulkan informasi ini ketika ini diperlukan untuk mematuhi persyaratan hukum atau peraturan.
3. Data individu lainya
Dalam beberapa situasi, Anda dapat memberikan Data Pribadi orang lain (seperti pasangan Anda, anggota keluarga atau teman) kepada kami. Misalnya, Anda dapat menambahkannya sebagai kontak darurat. Jika Anda memberikan kepada kami Data Pribadi mereka, Anda menyatakan dan menjamin bahwa Anda telah dan Anda telah memperoleh persetujuan mereka untuk Data Pribadi mereka untuk dikumpulkan, digunakan, dan diungkapkan sebagaimana diatur dalam Kebijakan ini.
4. Penggunaan Data Pribadi
KantorKita dapat menggunakan, menggabungkan, dan memproses Data Pribadi Anda untuk tujuan berikut (“Tujuan”).
a. Menyediakan layanan dan fitur
Data Pribadi Anda akan digunakan untuk menyediakan, mempersonalisasikan, memelihara, dan meningkatkan produk dan layanan kami. Termasuk menggunakan Data Pribadi Anda untuk:
- memberi Anda Layanan di berbagai vertikal bisnis kami;
- melibatkan Anda untuk menyediakan Layanan;
- membuat, mengelola, dan memperbarui akun Anda;
- memverifikasi identitas karyawan serta kantor anda;
- memvalidasi perjalanan dinas Anda dan memproses Reimbursement;
- mengaktifkan fitur GPS mempersonalisasi Aplikasi Anda
- melindungi keamanan atau integritas Layanan dan setiap fasilitas atau peralatan yang digunakan untuk membuat Layanan tersedia;
- memungkinkan komunikasi antara pengguna kami;
- memproses, mengelola, atau memverifikasi aplikasi Anda untuk berlangganan KantorKita dan memberi Anda manfaat pelanggan; dan
b. Keamanan
Kami menggunakan data Anda untuk memastikan keamanan layanan kami dan semua pengguna. Ini termasuk:
- mengidentifikasi GPS lokasi kantor tersebut.
- memverifikasi identitas kantor Anda saat Anda masuk ke KantorKita;
- menggunakan perangkat, lokasi, profil, penggunaan dan Data Pribadi lainnya untuk mencegah, mendeteksi dan memerangi penipuan atau kegiatan yang tidak aman;
- memantau kepatuhan terhadap syarat dan ketentuan kami, kebijakan dan Kode Etik karyawan; dan
- mendeteksi, mencegah dan menuntut kejahatan.
c. Penelitian, pengembangan dan keamanan
Kami dapat menggunakan Data Pribadi yang kami kumpulkan untuk pengujian, penelitian, analisis, dan pengembangan produk. Hal ini dapat memberikan kami untuk memahami dan menganalisa kebutuhan dan preferensi Anda, melindungi data pribadi Anda, memperbaiki dan meningkatkan keselamatan dan keamanan layanan kami, mengembangkan fitur-fitur baru, produk dan layanan, dan memfasilitasi solusi asuransi dan keuangan.
d. Tujuan hukum
Kami dapat menggunakan Data Pribadi yang kami kumpulkan untuk menyelidiki dan menyelesaikan klaim atau perselisihan, atau sebagaimana diizinkan atau disyaratkan oleh undang-undang yang berlaku.
Kami juga dapat menggunakan Data Pribadi Anda ketika kami diharuskan, disarankan, direkomendasikan, diharapkan atau diminta untuk melakukannya oleh penasihat hukum kami atau penasihat hukum setempat atau asing, peraturan, pemerintah atau otoritas lainnya.
Misalnya, kami dapat menggunakan Data Pribadi Anda untuk:
- mematuhi perintah pengadilan atau persyaratan hukum, pemerintah atau peraturan lainnya
- melaksanakan Ketentuan Layanan kami atau perjanjian lainnya; dan
- melindungi hak atau properti milik kami jika terjadi klaim atau perselisihan.
Kami juga dapat menggunakan Data Pribadi Anda sehubungan dengan adanya merger, akuisisi, usaha patungan, penjualan aset perusahaan, konsolidasi, restrukturisasi, pembiayaan, transaksi aset bisnis, atau akuisisi dari semua atau sebagian bisnis kami oleh perusahaan lain.
e. Kegiatan Pemasaran dan Promosi
- Kami dapat menggunakan Data Pribadi Anda untuk memasarkan produk, jasa, acara, atau promosi dari KantorKita, rekan, sponsor, dan pemasang iklan pada KantorKita. Sebagai contoh, kami dapat:
mengirimkan pengumuman, buletin, informasi baru, surat, materi promosi, hak khusus (privilege), ucapan hari raya kepada Anda; dan - memberitahukan, mengundang, dan mengelola partisipasi Anda dalam setiap acara atau aktivitas yang kami adakan
Kami dapat menginformasikan hal tersebut melalui surat-menyurat, telepon, pesan singkat (SMS), pesan singkat daring, push notification secara langsung bertatap muka ataupun melalui surat elektronik. Jika Anda bermaksud untuk tidak lagi memberikan hak pemrosesan Data Pribadi kepada kami untuk kepentingan pemasaran dan promosi, mohon untuk memilih tautan untuk tidak lagi memberikan akses pemrosesan Data Pribadi untuk kepentingan pemasaran dan promosi ini pada tautan yang terdapat pada surat elektronik atau pesan yang terkait pemberian hak untuk pemrosesan Data Pribadi ini. Atau, Anda juga dapat memperbaharui preferensi pemrosesan Data Pribadi Anda pada bagian pengaturan Aplikasi kami.
5. Pengungkapan Data Pribadi
Kami memerlukan Data Pribadi anda untuk diberikan kepada pihak-pihak sehubungan dengan Tujuan Penggunaan Data Pribadi. Pihak-pihak tersebut termasuk:
a. Rekan KantorKita sesuai dengan permintaan anda
Sebagai contoh, jika Anda memesan layanan melalui rekan KantorKita atau menggunakan promosi yang disediakan oleh rekan KantorKita, KantorKita dapat memberikan Data Pribadi anda kepada rekan KantorKita. Rekan kami termasuk rekan-rekan yang terintegrasi dengan Aplikasi kami atau sebaliknya, aplikasi kami terintegrasi dengan rekan penyedia layanan kendaraan atau rekan bisnis KantorKita yang bekerjasama untuk memberikan promosi, perlombaan, atau layanan khusus lainnya.
b. Pemilik akun KantorKita yang mungkin Anda gunakan
Sebagai contoh, pemberi kerja Anda mungkin menerima data perjalanan Anda ketika Anda menggunakan akun KantorKita for Business pemberi kerja Anda.
c. Penyedia jasa dan rekan bisnis KantorKita
Kami mungkin memberikan Data Pribadi Anda kepada penyedia jasa, konsultan, rekan pemasaran, Lembaga riset, dan penyedia jasa lainnya atau rekan bisnis kami. Hal tersebut termasuk:
● Lembaga pemroses dan fasilitator pembayaran;
● Penyedia jasa pemeriksa latar belakang dan kegiatan pencucian uang;
● Penyedia jasa penyimpanan cloud;
● Rekan pemasaran dan penyedia platform pemasaran;
● Penyedia jasa analisis data;
● Rekan penelitian, termasuk mereka yang mengadakan survei atau riset sehubungan dengan kemitraan dengan KantorKita atau atas nama KantorKita;
● Rekanan armada dan penjual;
● Rekanan asuransi dan pembiayaan; dan
● Rekanan penyedia solusi kendaraan, penyedia kendaraan pihak ketiga.
6. Pemeliharaan Data Pribadi
Kami akan memelihara Data Pribadi Anda selama Anda belum menghapus akun KantorKita Anda. Ketika Data Pribadi Anda tidak diperlukan untuk penyediaan Layanan atau Tujuan Penggunaan Data Pribadi, atau kami tidak lagi memiliki tujuan baik hukum maupun bisnis untuk memelihara Data Pribadi anda, kami mengambil tindakan untuk mencegah akses atau penggunaan Data Pribadi tersebut untuk tujuan apapun selain dari pemenuhan kewajiban kami terhadap kebijakan privasi ini, atau tujuan keamanan, pencegahan dan deteksi penipuan.
7. Cookies
KantorKita, dan pihak ketiga yang bekerjasama dengan kami, dapat menggunakan cookies, web beacons, tags, scripts, local shared objects, yaitu HTML5 dan Flash (yang terkadang dikenal sebagai “flash cookies”), pengidentifikasi pemasaran (termasuk pengidentifikasi perangkat bergerak, yaitu IDFA milik Apple atau identitas pemasaran Google) dan teknologi sejenis lainnya (“Cookies”) sehubungan dengan penggunaan Situs dan Aplikasi. Cookies dapat memiliki pengidentifikasi unik, dan tersimpan dalam, diantaranya, computer atau perangkat bergerak Anda, surat elektronik yang kami kirimkan kepada Anda, dan pada laman situs kami. Cookies dapat mengirimkan Data Pribadi Anda dan penggunaan Layanan oleh Anda, termasuk tipe aplikasi penjelajah (browser), preferensi pencarian Anda, alamat IP, data terkait pemasaran yang telah ditampilkan dan dipilih oleh Anda, dan tanggal serta waktu penggunaan Anda. Cookies dapat tersimpan hanya selama sesi penggunaan pribadi.
KantorKita memungkinkan pihak ketiga untuk menggunakan Cookies pada Situs dan Aplikasi untuk mengumpulkan tipe Data Pribadi yang serupa untuk tujuan yang sama sebagaimana KantorKita melakukannya untuk kepentingannya sendiri. Pihak ketiga tersebut dapat menghubungkan Data Pribadi yang dihimpunnya dengan Data Pribadi Anda yang mereka himpun dan miliki mengenai Anda dari sumber lainnya. Kami tidak senantiasa memiliki akses kepada atau mengontrol Cookies yang mereka gunakan.
Lebih lanjut, kami dapat memberikan Data Pribadi yang bersifat tidak dapat diidentifikasi secara individu kepada pihak ketiga, yaitu data lokasi, pengidentifikasi pemasaran, atau kompilasi kriptografis dari pengidentifikasi akun biasa (yaitu alamat surat elektronik), untuk memfasilitasi tampilan pemasaran yang memiliki target khusus.
Jika Anda tidak berkenan sehubungan dengan pengumpulan Data Pribadi Anda melalui Cookies dalam Situs, Anda dapat mematikan Cookies dengan mengatur ulang pengaturan penjelajah (browser) internet Anda untuk mematikan, memblokir, atau me-nonaktif-kan Cookies, dengan menghapus riwayat penjelajahan (browsing history) dan cache dari penjelajah internet Anda. Anda juga dapat membatasi pemberian sebagian Data Pribadi ini melalui pengaturan perangkat bergerak Anda, atau dengan menyerahkan rincian data Anda di sini.
8. Perubahan dan Pemutakhiran
KantorKita memiliki hak untuk memodifikasi, memutakhirkan, atau menyesuaikan ketentuan Kebijakan ini dari waktu ke waktu dengan mengunggah Kebijakan yang telah dimutakhirkan ke dalam Situs. Dengan terus menggunakan Aplikasi, Situs, atau Layanan, pembelian produk dari KantorKita, atau berkomunikasi, atau mengikutsertakan KantorKita setelah adanya modifikasi, pembaruan, atau perubahan terhadap Kebijakan ini, Anda dengan ini memberikan persetujuan Anda secara tegas atas modifikasi, pembaruan, atau perubahan Kebijakan ini.
Jika Anda memiliki pertanyaan mengenai data pribadi Anda, mohon untuk menghubungi pihak yang bertanggung jawab atas perlindungan data pribadi kami
