Aplikasi Penomoran Surat – Nomor surat adalah salah satu komponen surat yang tidak boleh terlewat dalam penerbitan surat resmi, baik surat keluar maupun surat untuk internal instansi. Dalam instansi kedinasan maupun perusahaan, penomoran surat ini menjadi satu kode yang bisa digunakan untuk mengetahui isi surat, tujuan surat sampai dengan pembuat surat.
Dari segi pengarsipan nomor surat ini juga sangat berguna untuk memilah surat sesuai dengan jenisnya. Untuk itu nomor surat tidak dibuat secara acak, namun memiliki urutan dan arti.
Di masa perkembangan digital ini, penomoran surat bisa dibuat secara otomatis, menggunakan aplikasi penomoran surat sehingga untuk mengerti urutan surat, jenis surat, bisa dilakukan secara cepat dengan bantuan system.
Sebelum lebih dalam membahas aplikasi penomoran surat akan lebih baik jika kita kupas cara penulisan nomor surat beserta dengan symbol dan artinya di ulasan berikut.
Nomor Surat
Merupakan identitas surat yang berisi susunan kode surat. Dimana setiap kode ini memiliki arti masing-masing. Nomor surat terdiri dari nomor urut penerbitan surat, jenis surat, waktu pembuatan surat dan instansi yang mengeluarkan surat tersebut.
Nomor surat wajib dibuat untuk mengidentifikasi surat, baik dari waktu maupun jenisnya sehingga untuk masalah pengarsipan surat, memudahkan untuk masalah pencarian maupun penyimpanan.
Umumnya setiap instansi atau perusahaan memiliki kode surat tersendiri untuk penomoran surat, untuk pihak yang berkecimpun dalam penerbitan dan penyimpanan surat memang seharusnya paham dengan kode surat tersebut.
Apa yang Harus Ada dalam Nomor Surat
Nomor surat dibuat untuk mengidentifikasi surat tersebut, maka nomor surat memiliki komponen tertentu yang harus ada. Beberapa diantaranya adalah
- Jenis surat yang dikeluarkan
- Nomor urutan surat keluar
- Pihak yang mengeluarkan surat
- Bulan surat dikeluarkan
- Tahun surat dikeluarkan
Lima komponen ini harus ada sehingga surat bisa di identifikasi sesuai dengan jenis surat maupun waktu dan si pembuat surat. Untuk memudahkan dalam pembacaan, kode nomor ini dipisahkan menggunakan slash atau garis miring.
Makna Kode Nomor Surat
05.101/DS/V/2019
Contoh kode surat di atas memiliki beberapa arti yang bisa mengidentifikasi jenis dan waktu penerbitan surat. Namun untuk bisa mengidentifikasi kode tersebut kita harus tahu dulu, arti komponen kode yang digunakan.
Keterangan :
05 = kode jenis surat. Misalnya Surat Keputusan (SK) diberi kode 05
101 = urutan surat keluar
DS = Instansi yang mengeluarkan surat. Misanya DS sebagai kode dari Desa
V = bulan surat dikerluarkan, ditulis dalam angka romawi. V artinya bulan Lima (Mei )
2019 = tahun surat dikeluarkan
Ini adalah salah satu contoh dalam penulisan surat resmi, namun yang perlu diperhatikan adalah setiap instansi atau daerah memungkinkan memiliki peraturan kode masing-masing untuk penomoran surat sehingga tidak heran jika satu instansi atau daerah memiliki kode surat yang berbeda.
Jenis Kode Surat
Seperti yang kita ketahui, ada banyak jenis surat yang diterbitkan, dan masing-masing jenis surat memiliki kode tersendiri. Berikut jenis-jenis surat keluar
Jenis-Jenis Kode Surat
Contoh penomoran surat menggunakan singkata ini, misalnya
65/SK/HRD/III/2018
Dimana memiliki detail seperti berikut :
65 = nomor urut surat
SK = jenis surat adalah Surat Keputusan
HRD = pihak yang mengerluarkan surat
III = simbol bulan yang ditulis dalam angka romawi
2018 = tahun pengeluaran surat.
Sehingga jenis surat bisa diketahui sesuai dengan singkatan atau simbol yang digunakan. Hal ini sesuai dengan peraturan penomoran masing-masing instansi maupun daerah.
Penomoran surat ini masuk dalam salah satu fitur aplikasi kantor dimana menawarkan kemudahan untuk memanage urusan nomor surat menyurat.
Cara kerja dari aplikasi penomoran surat ini juga memasukkan beberapa kode jenis surat seperti SK, SU, SPn dan lain sebagainya. Untuk kemudian bisa mendapatkan nomor surat secara otomatis.
Penulisan Penomoran Surat Dinas Menurut Kemenpan
Penomoran surat untuk urusan kedinasan, diatur juga dalam Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah oleh Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia tahun 2012.
Dimana Pedoman ini berisi tata cara penulisan surat dinas termasuk juga masalah penomoran yang benar. Beberapa diantaranya adalah penulisan nomor surat tugas dan surat dinas.
Dalam Pedoman tata naskah ini, penomoran untuk Surat Perintah/Surat Tugas harus meliputi
- Nomor naskah
- Kode jabatan
- Bulan
- Tahun terbit
Contoh :
Contoh Penomoran Surat Tugas/Perintah oleh Kepenpan RB
Sedangkan untuk penomoran Surat Dinas juga telah diatur, dimana terdapat pembagian yaitu
a. surat dinas yang ditandatangani menteri/pimpinan instansi dan
b. surat dinas yang ditanda tangani oleh pejabat di bawah menteri/kepala instansi
Untuk surat dinas yang di tanda tangani menteri/pimpinan instansi, penomoran surat harus terdiri dari :
- Kode derajad pengamanan surat dinas
- Nomor naskah (nomor urut)
- Singkatan nama jabatan
- Kode klasifikasi arsip
- Bulan
- Tahun terbit
Dimana contohnya sebagai berikut :
Contoh Penomoran Surat Dinas oleh Kepenpan RB
Sedangkan untuk Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat di bawah menteri/kepala instansi, penomoran surat harus berisi:
- Kode derajad pengamanan surat dinas
- Nomor naskah
- Singkatan/akronim instansi
- Kode klasifikasi arsip
- Bulan
- Tahun terbit
Dengan contoh forma penomoran surat sebagai berikut:
Contoh Penomoran Surat Dinas oleh Kepenpan RB
Kenapa Penomoran Surat itu Wajib Dicantumkan?
Menyertakan nomor dalam setiap surat yang keluar, memiliki beberapa tujuan. Sehingga pembuatan nomor surat ini bukan hal yang remeh atau asal buat saja, namun untuk kepentingan tertentu. Beberapa tujuan dari pembuatan nomor surat adalah sebagai berikut:
- Menandai setiap surat yang keluar
- Memudahkan pengarsipan surat
- Memudahkan pencarian surat
- Pengontrolan untuk surat yang telah keluar
Jika setiap surat sudah memiliki identitas, maka pengawasan atas surat yang keluar juga lebih mudah. Untuk masalah pengarsipan atau penyimpanan, nomor surat sangat membantu dalam pengelompokan jenis surat sehingga ketika dibutuhkan maupun dicari kembali, surat mudah ditemukan. Apalagi surat yang dikeluarkan untuk peraturan resmi maupun surat keputusan yang aturannya digunakan sebagai pedoman.
Baca Artikel : Aplikasi Absensi Terbaik
Aplikasi Penomoran Surat
Managemen surat untuk kantor/instansi/perusahaan sekarang bisa lebih mudah, karena sudah ada aplikasi penomoran surat. Aplikasi ini bekerja secara digital dan online dimana penomoran surat bisa dilakukan secara otomatis.
Jika sebelumnya indexing penomoran surat dilakukan secara manual di atas kertas dan pembuatan yang manual pula, menggunakan aplikasi ini hanya menginput beberapa variabel saja untuk kemudian nomor surat bisa diketahui.
Menggunakan media digital untuk penomoran surat lebih mudah karena tidak ada resiko untuk kehilangan data dan juga meminimalkan kesalahan penulisan penomoran surat.
Kantor Kita, aplikasi managemen karyawan dalam hal absensi ini, sekarang sedang mengembangkan fitur penomoran surat. Sehingga tidak hanya bisa menikmati fitur absensi online saja namun Anda juga bisa memanfaatkan fitur penomoran surat untuk mengurus masalah nomor surat dengan mudah dan cepat.
Daftar Kantor Kita segera untuk bisa menikmati layanan baru Penomoran Surat dari Kantor Kita. Hubungi Customer Service Kantor Kita untuk informasi lebih lanjut.
Kesimpulan
Nomor surat adalah komponen surat yang harus ada untuk mengindentifikasi jenis surat pun untuk masalah penyimpanan dan pengarsipan, hal ini juga sangat membantu sehingga proses pencarian, penyimpanan bisa terkelompokkan dengan jelas.
Sekarang juga sudah ada aplikasi penomoran surat yang bisa membantu Anda menyelesaikan urusan nomor surat secara otomatis dan cepat.
Sekian ulasan mengenai tata cara dan aplikasi penomoran surat semoga berguna untuk Anda!
