Virtual Assistant : Tugas dan Skill Wajibnya

Virtual Assistant : Tugas dan Skill Wajibnya – Di masa pandemi sangat populer sebuah pekerjaan yaitu virtual assistant, namun di akhir tahun 2022 dimana pandemi sudah berlalu profesi virtual assistant masih begitu banyak dicari. Tidak heran sebab pola kerja remote atau kerja online masih terus diterapkan. Banyak perusahaan yang terus menerapkan pola kerja WFA.

Nah untuk kamu yang menyukai kerja remote, mungkin saja virtual assistant bisa menjadi salah satu pekerjaan yang bisa dicari dan dipilih. Seperti apa sih pekerjaan ini? Apakah saja tugas dan tanggung jawab virtual assistant? Mari kita bahas dengan lengkap.

Virtual Assistant

Sebenarnya dari kata virtual assistant sudah bisa menggambarkan pekerjaan ini. Assistant atau asisten adalah orang yang memiliki tugas membantu tugas profesional dalam pekerjaan. Dalam virtual assistant pekerjaan ini dilakukan secara online atau virtual. Sehingga asisten virtual adalah seseorang yang memiliki tugas membantu pekerjaan profesional secara online atau virtual.

Untuk kamu yang ingin menjadi virtual assistant, maka diperlukan penguasaan skill yang dibutuhkan. Misalnya selain hard skill sesuai bidang juga skill manajemen dan administrasi yang baik.

Secara umum asisten virtual ini bisa mengurusi masalah administrasi umum namun ada juga yang sebagai asisten pada bidang khusus  misalnya asisten desain grafis, asisten teknis website atau juga asisten penelitian.

Jika menjadi asisten dalam bidang umum maka akan berhubungan dengan mengurus banyak tugas administrasi seperti pencatatan, pengelolaan data sampai dengan pengelolaan email dan telepon. Juga manajemen dibutuhkan karena kamu diminta mengurus banyak pekerjaan yang berhubungan dengan manajemen, seperti penjadwalan dan lainya.

Virtual assistant menjadi salah satu pekerjaan yang populer dan siapa saja memiliki peluang di bidang ini selama memenuhi kriteria yang dibutuhkan. Memiliki waktu kerja yang lebih fleksibel dan kerja remote dari mana saja.

Baca : 5 Strategi Mengelola Karyawan Kerja Remote

Jenis Pekerjaan dan Tugas Virtual Assistant

Berbeda dengan asisten kantor biasa yang mengurus pekerjaan pribadi untuk kebutuhan administratif dan manajemen, asisten virtual memiliki lingkup yang luas. Beberapa bidang kerja asisten virtual adalah

a. Asisten Umum

Asisten virtual umum memiliki tugas yang cukup luas yang umumnya membantu dalam bidang administrasi dan manajemen secara virtual. Mulai dari penjadwalan meeting online, menjadi notulensi, pengecekan dan pengiriman email, penjadwalan telepon dan lain sebagainya.

b. Asisten Sosial Media

Lebih spesifik daripada asisten umum, yaitu asisten sosial media yang memiliki tugas pada sosial media. Tugas asisten virtual dalam pengelolaan sosial media ini seperti membuat konsep konten, jadwal upload konten, membalas pesan dan komentar sampai dengan pengoptimalan sosial media dengan strategi yang dimiliki.

Asisten sosial media ini banyak dicari karena dianggap cukup simpel pun banyak digunakan oleh perusahaan maupun influencer yang belum memiliki tim sosial media.

c. Asisten Pengelolaan Website

Pengelolaan website juga banyak dicari karena agar website terus aktif terkelola dan menghasilkan traffic. Asisten yang bekerja untuk mengelola website ini umumnya memiliki tugas mulai dari pembuatan konten artikel blog, pengoptimalan SEO website juga perawatan website yang lainya.

Asisten virtual website banyak dicari karena tidak mudah mengelola website seorang diri sehingga pekerjaan mengelola website yang bisa dilakukan secara virtual ini bisa dibantu dengan asisten virtual.

d. Asisten Penelitian

Asisten penelitian merupakan asisten yang dibutuhkan ketika perusahaan/seseorang membutuhkan tenaga profesional untuk membantu proses penelitian. Mulai dari proses awal penelitian sampai dengan pengumpulan data dan pengolahannya.

Umumnya yang dibutuhkan dari asisten penelitian ini adalah laporan pengumpulan dan pengolahan datanya. Untuk kemudian dikirimkan secara online.

e. Asisten Meeting Online

Asisten meeting online merupakan satu asisten virtual yang banyak dibutuhkan. Banyak orang yang memiliki jadwal meeting online sekarang ini, untuk membantu meeting berjalan lancar maka bisa menggunakan virtual asisten. Dimana asisten ini akan membantu menyiapkan room meeting, menjadi host, dan juga pencatatan hasil meeting secara profesional.

Baca : Persiapan Sebelum Meeting Kantor

Acara penting seperti webinar maupun acara formal lainya akan sangat membutuhkan asisten seperti ini.

Jadi ada banyak jenis asisten virtual yang dibutuhkan dalam dunia kerja. Tidak hanya asisten untuk mengelola administrasi saja melainkan juga asisten meeting dan lainya yang dibutuhkan kapan saja.

Skill yang Dibutuhkan Virtual Assistant

Walau banyak jenis bidang pekerjaan virtual assistant, namun ada beberapa skill utama yang wajib dikuasai oleh virtual assistant. Diantaranya adalah

1. Komunikasi

Komunikasi dalam dunia kerja adalah satu kunci keberhasilan bekerja dimana saja, termasuk dalam pekerjaan virtual seperti ini. Bekerja remote memiliki tantangan tersendiri dalam hal komunikasi, karena antara klien dan asisten hanya berkomunikasi online saja.

Selain itu komunikasi juga sangat berguna untuk mendukung pekerjaan remote, sebab sebagai asisten yang memiliki banyak klien pastinya akan bertemu banyak karakter dan situasi, dengan komunikasi yang bagus maka seorang asisten bisa menguasai diri dan kondisi dengan baik. Selain itu juga tetap profesional.

Untuk menjalankan proyek kerja juga membutuhkan komunikasi yang bagus, terutama dibutuhkan ketika pemecahan masalah, menentukan pilihan dan lainya.

2. Manajemen Waktu

Manajemen waktu kerja juga menjadi skill yang dibutuhkan jika menjadi virtual assistant maupun pekerjaan yang lainya. Seorang pekerja pasti akan dihadapkan dengan waktu deadline waktu pengerjaan dan juga jadwal kerja lainya. Tanpa manajemen waktu yang baik pekerjaan virtual akan berantakan juga mencerminkan ketidakprofesionalan.

3. Penguasaan Software

Penguasaan software yang mendukung pekerjaan juga menjadi salah satu hal yang wajib dikuasai oleh asisten virtual. Sebab asisten virtual banyak bekerja dengan software online untuk menyelesaikan tugasnya. Dengan menguasai software yang mendukung maka proses kerja bisa lebih mudah dan profesional.

Beberapa software yang dibutuhkan dalam kerja remote adalah

Penguasaan Software | Virtual Assistant

4. Teknis

Penguasaan teknis sesuai bidang masing-masing adalah skill yang wajib dikuasai oleh virtual assistant. Skill teknis akan sangat membantu dan menjadi dasar dalam mengerjakan pekerjaan asisten virtual.

Itulah beberapa skill yang dibutuhkan untuk menjadi asisten virtual. Skill wajib dikuasai untuk mendukung pekerjaan kamu.

Kesimpulan

Virtual assistant adalah pekerjaan membantu dan mendampingi klien mengerjakan kebutuhannya secara profesional. Asisten virtual ini banyak dipilih sekarang ini karena menjadi pekerjaan yang fleksibel dan memungkinkan untuk kerja remote. Jika ingin kerja virtual kamu bisa memilih virtual assistant sebagai pilihannya.

Nah jika HR membutuhkan asisten untuk pengelolaan data karyawan dan payroll bisa banget menggunakan asisten HR yaitu aplikasi HR Kantor Kita. sebuah sistem HRIS  yang membantu menyelesaikan tugas HR dengan baik seperti pencatatan absensi karyawan, rekap absensi juga pengelolaan gaji atau payroll.

Sekian informasi hari ini tentang definisi, tugas virtual assistant dan skill yang wajib dikuasai, semoga bermanfaat!