Tips Mengelola Database Karyawan Perusahaan – Mengelola database karyawan merupakan satu hal penting untuk perusahaan. Dimana database ini berisi semua informasi semua karyawan di perusahaan. Bukan hanya datadiri melainkan semua data semenjak karyawan masuk dan selama waktu kerjanya di perusahaan.
Database karyawan berguna untuk berbagai hal, mulai dari tracking performa karyawan, mengertahui informasi lengkap karyawan secara pribadi dan tentang pekerjaan.
Baca Artikel : Kenapa Database Karyawan Perlu Dikelola Dengan Baik?
Sayangnya sekarang ini masih banyak perusahaan yang menggunakan cara mengelola database karyawan secara konvensional, padahal ada banyak kekurangan di dalamnya yang menyebabkan manajemen database kurang efisien.
Bagaimana sih mengelola database karyawan yang benar? Mari kita bahas bersama tips mengelola database karyawan perusahaan.
Tips Mengelola Database Karyawan
Berikut adalah beberapa tips untuk mengelola database karyawan perusahaan. Anda bisa menambahkan tips berikut ini jika ada yang kurang. Pun tips ini tentunya bisa digunakan sebagai pertimbangan dalam pengelolaan database di perusahaan Anda.
1. Tidak Semua Informasi Karyawan Masuk Di Database
Banyak orang mengira bahwa database karyawan hanya menuliskan tentang data pribadi karyawan. Padahal database dibuat untuk merekap data kerja karyawan di masa kerjanya. Tidak semua data pribadi perlu masuk.
Untuk memudahkan mengolah data karyawan, buat cakupan data apa saja yang diperlukan perusahaan atas data karyawan sehingga lebih efisien. Tidak banyak informasi yang masuk dan tidak banyak data yang perlu diolah.
Ada beberapa jenis data karyawan yang perlu dimiliki perusahan, Anda bisa melihat dalam tabel berikut
| Informasi Pribadi Karyawan | Fungsi | Informasi Kerja Karyawan | Fungsi |
| Informasi data diri karyawan lengkap | Mengetahui background karyawan | Informasi jabatan dan jobdesk | Untuk tracking posisi kerja karyawan dari waktu ke waktu |
| Informasi keuangan | Untuk urusan gaji dan pinjaman | Informasi absensi (masuk, cuti, izin, lembur) | Untuk melihat kehadiran karyawan mulai dari lembur, cuti, izin, alpha dan waktu masuk |
| Informasi keluarga (Jumlah keluarga, Pendidikan) | Untuk keperluan tunjangan | Informasi kinerja | Untuk penilaian kinerja karyawan, berhubungan dengan target dan performa |
| Â | Informasi gaji | Mengetahu data gaji karyawan dari waktu ke waktu |
Table 1 Informasi Database Karyawan
Dengan menenentukan informasi apa saja yang bisa masuk di database karyawan, membantu perusahaan lebih mudah dalam mengelola database seluruh karyawan.
Masing-masing perusahaan pastinya memiliki informasi apa saja yang perlu di masukkan dalam database karyawan. Bisa jadi perusahaan satu dengan perusahaan lainya memiliki kriteria yang berbeda. Sehingga untuk perusahaan Anda pastikan lebih baik memiliki penentuan informasi yang perlu ada dan tidak terlebih dahulu.
2. Gunakan Software HR
Tips mudah dalam pengelolaan database karyawan adalah dengan menggunakan software HR. Software ini adalah sistem yang membantu perusahaan Anda mengelola semua database karyawan dengan mudah pun saling terintegrasi dengan sistem lainya.
Sekarang sudah ada banyak software HRÂ yang bisa digunakan untuk membantu perusahaan. Salah satunya software HR dari Kantor Kita. Memiliki fitur yang lengkap dalam mengelola data karyawan sampai dengan laporan di dalamnya.
Menggunakan software HR adalah cara yang paling mudah dan paling instan untuk manajemen database. Sebab di dalamnya sudah ada sistem sehingga Anda hanya tinggal menginput data saja. Bahkan software HR juga memiliki fitur laporan dan menyajikan data grafik analisis, tentunya dengan ini Anda bisa bekerja dengan efisien dan instan. Namun hasilnya juga lebih maksimal.
Penggunaan software HR memberikan efisiensi dan kemudahan dalam bekerja.
Baca : Sistem HRIS Perusahaan : Arti, Jenis, Harga dan Software HRIS Indonesia
3. Tentukan Akses Manajemen Database
Tidak semua orang bisa mengakses manajemen database, hanya pihak tertentu yang berkepentingan mengurus database saja yang bisa membuka seluruh informasi ini.
Jadi pastikan Anda menentukan siapa saja yang memiliki akses untuk melakukan manajemen database karyawan untuk perusahaan. Apakah hanya HRD, personalia, manager atau yang lainya?
Menjaga keamanan akses database ini berguna untuk menjaga kerahasiaan informasi di dalamnya. Sebab informasi karyawan merupakan privasi yang wajib di jaga perusahaan agar menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
4. Kelola Database dengan Mode ESS
Berkat kehadiran software HR, mengelola database juga bisa dilakukan tidak hanya 1 arah melainkan 2 arah. Dimana HR bisa menginput data karyawan, namun karyawan juga bisa menginput data dirinya mandiri.
Hal ini dinamakan dengan ESS (employee self service)Â dimana sekarang mode kerja seperti ini sudah banyak di adaptasi oleh software HR untuk memudahkan kerja HRD. ESS sendiri adalah hal yang memungkinkan karyawan untuk mengakses informasi maupun pekerjaan secara mandiri.
Begitu juga dalam mode manajemen database karyawan perusahaan.
Bagaimana sih penerapan ESS ini?
Ada beberapa contoh praktik penggunaan ESS dalam perusahaan misalnya absensi menggunakan aplikasi absensi online yang bisa diiputkan secara mandiri oleh karyawan, mengisi identitas dan data diri karyawan secara mandiri di sistem HR juga mengajukan izin dan lembur mandiri melalui aplikasi HR, dan lain sebagainya.
Dalam konteks manajemen database, maka karyawan bisa menuliskan data karyawan secara mandiri. Jadi HRD tidak perlu berlama-lama dan bekerja keras dengan menuliskanya secara manual.
5. Tinggalkan Cara Lama
Sekarang sudah ada banyak teknologi yang bisa digunakan untuk mengelola database karyawan. Anda bisa menggunakanya untuk membantu perusahaan dalam mengelola database karyawan dengan mudah dan efisien.
Sekarang ini menginputan informasi sudah menggunakan sistem online sehingga penggunaan dengan cara lama perlu ditinggalkan diganti dengan cara yang lebih modern.
Nah Itulah beberapa tips mengelola database karyawan. Semoga dengan tips ini Anda bisa merasa lebih mudah dan efisien dalam pengelolaan database karyawan.
Baca Artikel Tentang Cara Memudahkan Pekerjaan Dengan Software Canggih Dan Murah
Kelola database karyawan dengan Kantor Kita
Lebih mudah Kelola database karyawan menggunakan software HR dari KantorKita, berisi banyak fitur lengkap untuk membantu HR dalam mengelola karyawan.
Aplikasi HR yang ada untuk memudahkan perusahaan dalam mengelola SDM. Ada beberapa fitur yang hadir dalam aplikasi Kantor Kita untuk Anda, yaitu
- Absensi karyawan online (absensi hadian, absensi shift malam, absen lembur)
- Pengajuan izin dan cuti
- Reimbursement
- Pengelolaan tugas
- Slip gaji online
- Pengajuan pinjaman uang secara online
- Payroll
- Laporan absensi
Dengan menggunakan fitur-fitur di atas pengelolaan pastinya lebih efisien dan mudah. Jadi bagaimana apa sudah berminat menggunakan aplikasi Kantor Kita untuk pengelolaan database karyawan di perusahaan Anda?
Jika ingin daftar aplikasi atau menggunakan layanan Kantor Kita bisa dengan mudah dengan langsung Daftar Kantor Kita. Jika ingin konsultasi maka bisa menghubungi Kontak Kantor Kita.
Baiklah di atas adalah penjelasan mengenai tips mengelola database karyawan untuk Anda, semoga Anda terbantu dengan tips ini. Nantikan juga tips menarik, ulasan tentang dunia kerja dan teknologi bersama Kantor Kita!
Semoga pembahasan hari ini bermanfaat untuk Anda.
