Cara Mudah Kelola Inventaris Barang – Pengelolaan inventaris barang adalah salah satu agenda rutin yang harus dilakukan di perusahaan ataupun kantor. Inventaris atau pendataan seluruh barang ini umumnya dilakukan setahun sekali atau dalam beberapa bulan sekali.
Apasih sebenarnya fungsi dari pengelolaan inventaris barang? Pendataan barang atau inventaris barang dan asset perusahaan ini dilakukan untuk mengecek dan mencatat kondisi barang. Tentunya memudahkan dalam pencarian dan rekapan data. Pastinya perusahaan Anda sudah melakukan inventaris, kan? Jadi sudah familiar dengan kegiatan ini.
Baca Artikel Tentang Aplikasi Inventaris untuk Perusahaan
Nah sekarang kita bahas pengelolaan inventaris tersebut. Apalagi sekarang sudah ada aplikasi inventaris sehingga pengelolaan akan lebih mudah dan cepat. Seperti apa sih pengelolaan inventaris dan apa yang harus diperhatikan?
Metode Pencatatan Inventaris Barang
Dalam melakukan inventaris barang ada beberapa cara yang bisa digunakan, Anda bisa memilih beberapa cara ini untuk perusahaan Anda. Pastinya pemilihan cara kelola inventaris barang disesuaikan dengan kebutuhan, waktu dan juga efektifitas kerja. Beberapa cara untuk melakukan inventaris barang adalah sebagai berikut
Manual
Cara manual dalam pendataan inventaris barang dilakukan menggunakan pencatatan dilakukan menggunakan kertas/buku dan dituliskan secara manual. Cara seperti ini sudah banyak digunakan dari masa dahulu dimana media digital belum se massif sekarang.
Sayangnya media manual ini dinilai tidak lagi efektif jika digunakan sekarang ini, sebab pencatatan manual membutuhkan waktu yang lebih panjang, energy yang dikeluarkan lebih besar dan juga media yang tidak begitu aman. Media kertas yang digunakan memiliki resiko kerusakan cukup besar, seperti hilang, rusak maupun ancaman kerusakan lainya. Dari akses catatan ini juga hanya bisa dilakukan oleh seseorang tertentu saja. Di zaman sekarang teknik pendataan inventaris ini sudah banyak ditinggalkan karena sudah ada teknologi yang dianggap memudahkan.
Worksheet
Teknologi digital membawa perubahan pada cara kerja di kantor. Termasuk dalam pendataan inventaris barang. Dimana banyak orang yang sudah beralih ke media digital yang paperless. Beberapa media digital yang digunakan untuk mencatat data inventaris kantor ini misalnya
- Software pengolah kata (Ms. Word)
- Software pengolah angka (Ms. Excell)
Walaupun sudah menggunakan media digital, namun proses ini masih membuat rancangan secara manual. Misalnya merancang pembuatan tabel sendiri. dalam hal penyimpanan file offline), juga masih menggunakan penyimpanan lokal sehingga tidak bisa dilakukan sharing dokumen dengan orang lain.
Sedangkan jika pengelolaan inventaris dilakukan oleh satu tim dengan beberapa orang, maka proses sharing dokumen tidak bisa dilakukan selain melakukan transfer data manual, itupun jika ada perubahan harus mengeditnya lagi secara manual. Jika penyimpanan masih menggunakan penyimpanan lokal maka data juga terancam hilang dan rusak karena berbagai hal termasuk perangkat rusak, virus dan lain sebgaianya. Untuk mengaksesnya pun harus membuka file penyimpanan di perangkat tersebut.
Aplikasi Inventaris/Software Inventaris
Opsi lain dari proses pencatatan inventaris barang adalah menggunakan software atau aplikasi inventaris barang. Aplikasi ini adalah cara baru mengelola inventaris yang menawarkan kemudahan dan efektifitas kerja tinggi. Dari pengerjaan dan juga penyimpanan.
Baca Artikel Software Manajemen Kantor
Aplikasi inventaris barang sudah menggunakan sistem cloud sehingga memungkinkan user untuk sharing document atau memiliki penyimpananan terpusat. Jika ada pengubahan dari user 1 maka semua user akan mengetahui perubahan tersebut, tidak perlu mengubah manual. Kelebihan sistem cloud ini adalah ia juga bisa diakses menggunakan perangkat apa saja dan dimana saja.
Dari segi pengerjaan, aplikasi ini sudah menyediakan template atau kerangka kerja sehingga pengguna tidak perlu membuat kerangka baru. Tampilan visual aplikasi juga lebih maksimal dan bagus. Sehingga tidak monoton.
Aplikasi inventaris ini juga memberikan beberapa fitur, misalnya notifikasi, riwayat perubahan data atau juga kolom gambar dan bukti barang yang diinventaris. Umumnya aplikasi inventaris ini bisa digunakan dalam mode berbayar yang sesuai dengan banyak fitur yang diberikannya.
Sekarang banyak kemudahan dalam mencatat inventaris barang, tidak perlu menggunakan cara lama yang membutuhkan banyak tenaga dan waktu. Sudah ada teknologi yang membantu memudahkan kerja pengguna.
Perbandingan Penggunaan Metode Inventaris Barang
Cara-cara yang sudah disampaikan di atas, pastinya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Anda perlu mengetahui sisi plus minus metode di atas, untuk memilah mana metode yang paling efektif untuk digunakan.
| No | Â Metode Inventaris Barang | Kelebihan | Kekurangan |
| 1 | Metode konvensional | Murah | a.  Membutuhkan banyak energi
b.  Membutuhkan banyak waktu pembuatan c.   Pembuatan masih manual d.  Resiko kerusakan/kehilangan data lebih besar |
| 2 | Metode digital (Worksheet) | a. Murah
b. Proses pembuatan membutuhkan waktu lebih singkat daripada metode manual |
a.  Membuat kerangka kerja sendiri
b.  Tidak bisa sharing dokumen saat keadaan offline c.   Pengubahan/editing data manual dan tidak terintegrasi dengan data lainya |
| 3 | Aplikasi inventaris barang | a.     Proses pengerjaan lebih singkat
b.     Sudah ada kerangka kerja c.      Visual menarik d.     Memiliki banyak fitur pendukung e.     Sudah berbasis cloud untuk kegiatan sharing dokumen |
Berbayar |
Table 1 Kelebihan dan Kekurangan Metode Inventaris Barang
Itulah beberapa kelebihan dan kekurangan metode inventaris barang. Pilih metode inventaris yang cukup efektif dan menyesuaikan kebutuhan Anda.
Contoh Pembuatan Inventaris Barang
Dalam pembuatan inventaris barang ada beberapa komponen yang perlu dicantumkan. Semakin lengkap pencatatan dan komponen maka informasi mengenai barang tersebut akan semakin lengkap.
Komponen yang Harus ada Dalam Pencatatan Inventaris Barang
Sebelum mencatat informasi mengenai barang, Anda harus tahu dulu komponen apa saja yang perlu dituliskan. Beberapa komponen yang harus ada dalam pencatatan inventaris adalah
- Nama alat
- Spesifikasi (ukuran, merk)
- Jumlah
- Tahun pembelian
- Lokasi
- Keadaan
Contoh Pencatatan Inventaris Barang
Berikut adalah contoh pencatatan inventaris barang yang bisa Anda pahami di tabel  berikut ini:
| No | Nama Barang | Spesifikasi | Kondisi Barang | Jumlah | Tahun Perolehan | Lokasi | |||||
| Ukuran | Merk | Bahan | Baik | RR | RS | RB | |||||
|
|
|||||||||||
|
|
|||||||||||
|
|
|||||||||||
Tabel 2 Contoh Pencatatan Inventaris Barang
*rr : rusak ringan, rs : rusak sedang, rb : rusak berat
Pencatatan inventaris barang ini perlu dilengkapi dengan tahun perolehan untuk mengetahui umur barang yang kemudian bisa dimanfaatkan untuk menghitung harga penyusutan barang atau melihat layak pakai barang berdasarkan umurnya.
Selain itu pencatatan komponen seperti lokasi dan kondisi barang untuk mengidentifikasi bagaimana kondisi barang dan dimana lokasi penyimpnannnya. Semua informasi yang masuk dan di catat dalam inventaris barang memiliki tujuan untuk memudahkan pemilik untuk mengetahui semua informasi barang dan asetnya.
Kelola Inventaris Barang dengan Aplikasi Inventaris Kantor Kita
Mencatat inventaris barang memang bukan hal yang mudah karena banyak sekali komponen yang harus dicatat dan diperhatikan. Kantor Kita melihat hal ini dan ingin memberikan solusi atas masalah inventaris kantor Anda.
Baca Artikel Monitoring Penjualan
Kantor Kita berfokus pada aplikasi perkantoran dan salah satu produk yang bisa Anda gunakan adalah aplikasi inventaris barang. Memberikan visual yang menarik dan aplikasi yang mudah digunakan dengan tujuan membantu pekerja menyelesaikan urusan inventaris dengan mudah dan menyenangkan.
Anda bisa menggunakan aplikasi inventaris barang dari Kantor Kita dengan harga murah dan fitur yang lengkap. Informasi selengkapnya tentang aplikasi inventaris barang bisa Anda dapatkan dengan menghubungi Kontak Kantor Kita.
Kesimpulan
Inventaris tidak hanya cukup dilakukan dengan pencatatan informasi saja, melainkan juga perlu terus di update agar informasi tetap terbaru. Untuk memudahkan pencatatan inventaris barang Anda bisa menggunakan aplikasi inventaris yang memberikan kemudahan dan fleksibilitas dengan baik.
Sekian ulasan tentang cara mudah kelola inventaris barang hari ini, semoga bermanfaat!
