Payroll : Proses, Komponen dan Software Payroll – Payroll adalah salah satu sistem yang digunakan sebuah perusahaan untuk proses penggajian karyawan. Proses ini menjadi proses yang perlu perhatian cukup tinggi karena berhubungan dengan gaji karyawan. Pengitungannyapun melibatkan banyak komponen, mulai dari komponen potongan gaji sampai dengan komponen penambahan gaji.
Untuk itu di perusahaan, divisi HRD terdapat staff payroll atau juga mereka bisa mengandalkan aplikasi penghitungan gaji otomatis atau payroll yang sekarang sudah banyak digunakan. Mari kita bahas Bersama tentang payroll, prosesnya, sampai dengan aplikasi payroll yang banyak digunakan.
Payroll
Payroll adalah sistem penggajian karyawan, dari proses penghitungan gaji berdasarkan absensi, penghitungan lembur, tunjangan dan potongan sampai proses pendistribusian gaji. Jadi satu rangkaian untuk memproses gaji karyawan.
Payroll ini sekarang bisa dilakukan dengan beberapa cara, baik cara yang paling mudah, menyewa jasa akuntan atau juga menggunakan cara manual.
BACA ARTIKEL : Tips Mudah Mengelola Pembayaran Gaji Karyawan Secara Tepat dan Cepat
Dengan banyaknya komponen yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan ini, tidak heran prosesnya memerlukan waktu yang tidak sebentar. Apalagi untuk perusahaan yang memiliki banyak pegawai dan penghitungan masih secara manual.
Komponen yang Harus Dicek dalam Payroll Perusahaan
Gaji karyawan, tidak hanya berasal dari gaji pokok saja, melainkan ada komponen tambahan yang memengaruhi nominal gaji. Tentu saja komponen ini harus dicek dan dihitung dengan benar agar tidak terjadi kesalahan dalam penggajian karyawan. Beberapa komponen yang harus dicek dalam payroll adalah
- Gaji pokok
- Tunjangan
- Bpjs Ketenagakerjaan
- Bpjs Kesehatan
- Tunjangan makan
- Tunjangan transport
- Tunjangan lainya
- Potongan gaji
- Alpha
- Keterlambatan
- Hutang
- Upah lembur
- Tambahan tidak tetap (reimbursement, THR, bonus, insentif)
- Pajak
Ada banyak sekali, bukan komponen untuk penggajian karyawan perbulannya. Jika ini dilakukan secara manual untuk banyak karyawan tentu saja cukup menjadi PR sendiri untuk tim HRD.
Proses Payroll Karyawan
Proses penghitungan gaji karyawan atau payroll ini, dilakukan dengan beberapa proses yang harus dilakukan.
1. Rekap Daftar Hadir Karyawan, Cuti, Alpha, Telat
Sebelum memulai proses penghitungan gaji, hal yang pertama dilakukan adalah merekap data daftar hadir karyawan bulan itu. Dengan merekap daftar hadir ini kondisi kehadiran karyawan akan diketahui dengan baik.
Jumlah kehadiran di bulan tersebut, jumlah izin, cuti dan alpha. Juga merekap ketepatan waktu karyawan dalam bekerja. Dari absensi karyawan ini waktu kehadiran dan kepulangan akan otomatis terekap sehingga akan langsung diketahui bagaimana performa karyawan yang berkaitan dengan ketertiban dan ketepatan waktu.
2. Penghtungan Gaji, Insentif dan Potongan
Selanjutnya adalah proses penghitungan gaji dan komponen di dalamnya. Gaji pokok, tambahan intensif jika ada dan juga potongan dalam gaji tersebut. Walau terlihat cukup sederhana, namun proses penghitungan gaji ini cukup rumit dan harus teliti.
Terutama untuk pekerja yang melakukan lembur atau juga penambahan tugas sehingga upah tambahan juga harus diperhatikan dengan baik.
Untuk penghitungan gaji yang masih menggunakan software pengolah angka seperti Ms. Excell harus sangat perlu hati-hati dan teliti agar hasil dari penghitungan tidak ada masalah di dalamnya.
Komponen gaji bisa dipahami sesuai dengan penjelasan di atas.
3. Pembayaran Gaji
Jika sudah mendapatkan perhitungan yang jelas dari gaji karyawan maka tugas selanjutnya adalah melakukan pembayaran gaji karyawan. Pembayaran gaji ini dari perlu dicek dari proses pendistribusian sampai dengan proses penerimaan gaji masing-masing pegawai.
4. Mengeluarkan Slip Gaji
Slip gaji adalah hal penting yang perlu diberikan bersamaan dengan pembagian gaji karyawan. Walau terlihat cukup sepele, namun slip gaji ini memberikan fungsi yang besar untuk karyawan. Misalnya untuk kebutuhan administrasi ketika karyawan meminjam uang atau mengajukan kredit dan lain sebagainya.
Sekarang ini slip gaji bisa di distribusikan secara otomatis dan digital menggunakan berbagai perangkat online yang ada. Sehingga memudahkan kerja HRD karena tidak perlu melakukan percetakan slip gaji seperti biasanya.
BACA ARTIKEL : Slip Gaji Karyawan, Apa Komponen yang Harus Dimuat?
Itulah beberapa proses yang dilakukan untuk menghitung payroll karyawan di perusahaan. Prosesnya mulai dari rekap absensi sampai dengan pendistribusian gaji dan mengeluarkan slip gaji. Jadi proses tidak langsung penghitungan begitu saja melainkan ada hal lain yang perlu diperhatikan terlebih dahulu.
Metode Payroll Perusahaan
Ada banyak metode yang digunakan perusahaan untuk menghitung gaji karyawan. Payroll ini bisa dihitung dengan beberapa metode berupa
1. Penghitungan Manual
Hal pertama yang bisa digunakan perusahaan sebagai metode penghitungan gaji adalah menggunakan penghitungan manual. Misalnya menghitung gaji masing-masing karyawan dengan rumus tertentu di software penghitung angka.
Metode penghitungan manual ini hanya cocok digunakan untuk perusahaan yang memiliki jumlah karyawan yang masih kecil sehingga HR/owner tidak disulitkan dengan penghitungan gaji karyawan manual seperti ini.
Untuk karyawan dengan jumlah puluhan atau ratusan, sangat tidak disarankan menggunakan cara seperti ini. Selain repot tentunya membuat kerja tidak efisien.
2. Menggunakan Aplikasi
Selanjutnya penghitungan gaji karyawan bisa dengan mudah dilakukan dengan menggunakan aplikasi atau software payroll yang saat ini sudah banyak digunakan.
Software ini akan membantu proses penghitungan cukup mudah dan efektif,karena sudah menggunakan penghitungan otomatisasasi dan langsung terintegrasi dengan kehadiran karyawan. Untuk HRD yang menggunakan ini bisa bekerja lebih mudah dan efisien. Tidak perlu hitung manual melainkan hanya perlu melakukan pengecekan.
Pun slip gaji online juga sudah ada dan siap untuk digunakan dan di distribusikan kepada semua karyawan. Jadi tidak perlu mengurus mencetak dan membuat slip gaji secara manual lagi.
Jadi metode penghitungan gaji karyawan yang manakah yang sudah digunakan di perusahaan tempat Anda bekerja?
Rekomendasi Aplikasi Absensi dan Payroll untuk HRD
Sekarang mencari aplikasi atau software yang digunakan untuk mengurus absensi karyawan sekaligus dengan payrollnya tidak sulit.
Ada banyak aplikasi yang bisa digunakan, salah satunya adalah aplikasi HR dari Kantor Kita. aplikasi dengan fitur utama absensi karyawan online yang didukung dengan banyak fitur, mulai dari pengajuan cuti online, payroll penghitungan gaji otomatis sampai dengan slip gaji online.
Menghadirkan banyak fitur yang membantu HRD dalam proses pengelolaan karyawan sehingga kerja tim HRD menjadi lebih efisien dan efektif. Tidak lagi diribetkan dengan masalah administrasi karyawan, sudah menggunakan teknologi otomatisasi sehingga semuanya bisa diolah secara otomatis.
Segera gunakan Kantor Kita untuk kemudahan pengelolaan karyawan. Daftar sekarang dapatkan free trial selama 15 hari untuk mencoba semua fitur di aplikasi Kantor Kita secara bebas!
Jadi Kelola Payroll dengan Metode Apa?
Sudah paham ya jika payroll adalah hal yang cukup penting di perusahaan, jika ini tidak dikelola dengan baik maka akan membuat perusahaan maupun karyawan mengalami banyak masalah.
Sekarang ini mengelola payroll ini juga bisa didapatkan dengan mudah menggunakan aplikasi/software payroll, salah satunya dari Kantor Kita, aplikasi absensi karyawan online yang tersambung dengan urusan payroll karyawan. Cukup menarik, bukan? Daftar Kantor Kita untuk dapatkan kemudahannya.
