Kelola SDM sekaligus Inventaris dengan Software HRIS – HRD adalah salah satu department yang memiliki jobdesk padat, mulai mengurus SDM dar masa perecrutan sampai dengan manajemennya, belum lagi urusan dokumen, pajak, urusan penggajian dan juga mengurus inventaris kantor.
Di masa akhir tahun seperti ini, banyak perusahaan yang mengupdate data inventarisnya secara total. Melakukan pengecekan barang di seluruh kantor/perusahaan dan juga pendataan. Apalagi jika bekerja di pabrik maka inventaris tahunan ini pasti cukup membuat banyak tim lebih sibuk.
Untung saja urusan inventaris sekarang ini bisa terbantu dengan menggunakan aplikasi inventaris yang sudah dapat dengan mudah ditemukan.
Fitur Pengelolaan Inventaris Di Dalam Software HRIS
HR sekarang ini pastinya sudah banyak yang menggunakan software HRIS untuk membantu menyelesaikan urusan manajemen di perusahaan. Namun taukah Anda software HRIS sekarang tidak hanya terbatas pada fitur-fitur manajemen SDM saja, namun juga lengkap dengan fitur manajemen data dan amdministrasi umum, seperti inventaris perusahaan.
Salah satunya adalah di software HRIS miliki Kantor Kita yang memiliki banyak add-on tambahan yang bisa dimanfaatkan sesuai dengan kebutuhan kantor. Beberapa jenis add on yang bisa ditambahkan adalah
- Inventaris barang
- Procurement
- ID card pegawai
- Kas dan keuangan
- Rekap surat
- Management sales (CRM)
Fitur-fitur ini bersifat add-on atau bisa digunakan atau ditambahkan secara kondisional sesuai dengan kebutuhan Anda.
Namun kali ini kita akan lebih terpusat membahas mengenai add on inventaris saja. Mari kita bahas dengan lengkap.
Apa Sih Isi Software HRIS, Kantor Kita?
Untuk Anda yang belum tahu, software HRIS kantor kita memiliki fitur-fitur utama untuk membantu HRD mengelola SDM dengan mudah. Beberapa fitur software HRIS ini adalah
- Absensi online
- Pengelolaan absen lembur dan perjalanan dinas
- Pengelolaan cuti dan izin
- Slip gaji online
- Reimbursemen
- Pencatatan pinjaman
- Laporan dan grafik absensi
Dengan fitur utama yang lengkap ini membuat Kantor Kita banyak dipilih perusahaan dalam pengelolaan SDMnya. Memberikan visual yang menarik, mudah digunakan dan efektif untuk membantu meringankan kerja HR.
Baca Artikel Tentang Software Solusi Perkantoran Terbaik Tahun 2022
Add-on Inventaris
Anda bisa menemukan add on inventaris pada software HRIS Kantor Kita, cara penggunaannya pun cukup mudah. Lakukan pendaftaran di software HRIS Kantor Kita dan bisa menambahkan fitur inventarisnya.
Add on inventaris Kantor Kita ini memang didesain untuk mengelola inventaris kantor. Menggunakan sistem cloud sehingga semua data akan aman. Hal ini juga membuat data inventaris digunakan oleh multiple admin dan update data inventaris akan otomatis tersimpan.
Jadi semua data akan terpusat, membuat data inventaris lebih real time, jadi tidak perlu update-update secara manual.
Hal ini membuat proses inventaris lebih efisien dan cepat untuk banyak tim, karena setiap tim bisa membuat daftar inventaris dan akan terkumpul menjadi satu data terpusat.
Kenapa Perusahaan Perlu Melakukan Inventaris Barang?
Ada beberapa alasan penting kenapa inventaris barang diperlukan dalam perusahaan. Tentunya selain untuk mencatat dan pendataan seluruh barang, juga digunakan untuk keperluan yang lainya. Beberapa alasan kenapa inventaris itu penting dilakukan adalah
1. Mengecek Kondisi Asset Perusahaan
Pencatatan atau pendataan barang perusahaan sangat penting untuk melihat kondisi asset perusahaan. Sebab kita tahu setiap barang memiliki resiko penurunan harga karena penurunan kualitas atau kerusakan.
Inventaris digunakan sebagai media untuk mengecek kondisi barang dan sebagai dasar jika dilakukan rencana lebih lanjut seperti perbaikan, penyimpanan atau pemindahan barang ke tempat yang lebih tepat.
Tanpa dilakukannya hal seperti ini kita tidak pernah tahu bagaimana sebuah asset tersimpan, dan kondisisnya. Semakin baik penyimpanan juga membuat kondisi asset yang lebih aman.
2. Pendataan Asset dan Barang Perusahaan Secara Menyeluruh
Inventaris barang digunakan sebagai media untuk pendataan seluruh barang perusahaan. Mulai dari jumlah, kondisi, lokasi, dan pengkodean barang untuk memudahkan barang diidentifikasi dan ditemukan saat dibutuhkan.
Baca Artikel Cara Mudah Kelola Inventaris Barang
Dengan mengetahui kondisi barang yang ada, membuat kita tahu tentang barang, terutama kondisinya sehingga bagian pengadaan juga mengetahui apakah barang tersebut masih layak pakai atau sudah perlu diganti dan masuk dalam list pengadaaan barang.
3. Sebagai Data Dasar Untuk Menghitung Asset Perusahaan
Selanjutnya inventaris digunakan untuk perhitungan asset perusahaan. Penghitungan ini berlaku untuk baik untuk asset bergerak ataupun tidak bergerak, sehingga didapatkan hasil kekayaan perusahaan.
4. Kontrol Barang
Inventaris juga digunakan sebagai media untuk pengontrolan dan pengawasan barang. Misalnya barang dalam perusahaan ada yang hilang atau jumlahnya berkurang dan lain sebagainya, maka perusahaan akan mengetahuinya karena ada data dasar sebelumnya.
Jadi cara paling mudah untuk mengontrol barang yang digunakan adalah dengan melakukan pencatatan dan inventaris barang seperti ini dengan waktu yang berkala.
Itulah pentingnya inventaris untuk perusahaan. Selain digunakan untuk pencatatan dasar yang menyeluruh juga digunakan sebagai media pengawasan barang.
Bagaimana Mengelola Inventaris Barang Perusahaan?
Urusan inventaris di seluruh bagian perusahaan, pastinya bukan hanya menjadi tugas HR saja. Namun perlu sinergi dari semua tim atau divisi untuk melakukan pencatatan ini. Nah sebenarnya gimana sih cara mengelola inventaris perusahaan yang efektif, mudah dan akurat untuk perusahaan?
1. Memiliki Penanggung Jawab Inventaris Barang
Menetapkan penanggung jawab inventaris barang sangat diperlukan untuk menjaga pengelolaan inventaris, sehingga urusan inventaris lebih mudah. Seseorang yang bertanggung jawab atas dalam hal pengelolaan inventaris barang inilah yang akan membantu mengurus laporan inventaris, stock, audit inventaris dan lain sebagainya.
2. Menerapkan Sistem Pengkodean Barang
Sistem pengkodean barang adalah salah satu cara untuk membantu pengecekan barang dengan mudah dan cepat. Saat dibutuhkan atau saat dicek, barang bisa dengan mudah ditemukan informasinya. Pengkodean barang juga akan menampilkan prioritas barang, dan lain sebagainya.
3. Penetapan Kategori/Kelas Barang
Pengkategorian barang digunakan untuk mengkategorikan barang. Ada barang yang memiliki kelas 1, dimana kelas ini adalah barang berharga yang perlu pengawasan ketat atau kelas 2 yang berada di kelas menengah dan kelas tiga.
Pembedaan kelas ini membantu tim inventaris untuk membedakan kepentingan barang dan lain sebagainya.
Contoh dari pengkategorian barang ini misalnya
| Barang | Kondisi | Lokasi | Jumlah | Nilai | Klasifikasi |
| Handphone kantor | Baik | Ruang admin | 2 | Rp. 3000.000 Rp. 2500.000 | A |
| Kursi | Baik | 10 | Rp 2.500.000 | B
| |
| Alat kebersihan a. Sapu b. Alat pel | a. Baik b. Kurang baik | Tempat penyimpanan alat kebersihan | a. 3 b. 2 | Rp 65.000 Rp 40.000 | C |
Table 1 Contoh Pengkategorian Barang
4. Penerapan Metode JIT
Metode JIT adalah metode Just in Time atau menyetok barang sesuai dengan kebutuhan saat itu saja. Cara ini sangat penting untuk menjaga perusahaan mengeluarkan biaya yang berlebih dan juga untuk menghindari resiko penyimpanan.
Jadi dalam pengelolaan inventaris barang, perusahaan memiliki strategi atau caranya sendiri sehingga inventaris bisa dikelola dengan baik.
Kesimpulan
Untuk mengelola inventaris perusahaan memerlukan cara khusus sehingga perusahaan bisa mengetahui asset dan barang yang dimiliki dengan mudah. Apalagi untuk perusahaan seperti pabrik memerlukan proses inventaris yang cukup detail.
Untuk mengelola inventaris, Anda perlu menggunakan software inventaris atau aplikasi inventaris sehingga pengelolaan lebih baik dan tersistem dengan baik pula. Salah satunya dari Kantor Kita, mengelola semua urusan HR dalam satu software!
Sekian ulasan tentang Kelola SDM sekaligus Inventaris dengan Software HRIS, semoga bermanfaat!
