Tinjau masa PKWT, dasar pekerjaan, jadwal perpanjangan, dan komunikasi tertulis HR sesuai UU Pelindungan Ketenagakerjaan Nomor 27 Tahun 2026.
Pastikan jenis pekerjaan memang sesuai PKWT
UU Nomor 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan berlaku sejak 28 Oktober 2026. Perubahan hukum menjadi alasan untuk mengaudit kalender kontrak dan templat HR, bukan sekadar mengganti angka. Langkah pertama adalah memastikan pekerjaan memang dapat menggunakan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu. PKWT dibuat berdasarkan jangka waktu atau selesainya pekerjaan tertentu; ia bukan pilihan otomatis setiap kali perusahaan ingin kontrak berjangka. Pasal 87 menyebut kategori pekerjaan tertentu, misalnya pekerjaan sekali selesai atau sementara, pekerjaan yang diperkirakan selesai dalam waktu tertentu, pekerjaan musiman, serta produk atau kegiatan baru yang masih dalam percobaan. HR harus menjelaskan hasil serta alasan kebutuhan sementara, bukan hanya menyalin nama jabatan dari kontrak lama.
Tulis hubungan antara proyek atau kebutuhan terbatas dan tugas nyata. Kontrak untuk implementasi sistem dapat menjelaskan keluaran, batas penerimaan, dan kapan pekerjaan selesai, sedangkan fungsi operasional yang terus berlangsung mungkin memerlukan klasifikasi berbeda. Hindari memberi label “sementara” tanpa menjelaskan dasarnya. Manajer unit menerangkan pekerjaan; HR memeriksa kategorinya; legal meninjau kasus yang tidak jelas. Deskripsi pekerjaan yang akurat membantu menentukan kalender dan menjelaskan harapan kepada pekerja. Simpan bukti kebutuhan dan hasil yang diharapkan supaya keputusan bisa ditinjau lagi ketika ruang lingkup berubah.
Sebelum memproses kontrak, HR dapat memakai lembar keputusan ringkas: hasil kerja, alasan sifatnya terbatas, kategori aturan yang sesuai, sumber keterangan manajer, serta peninjau kedua. Jika tugas berubah dari proyek menjadi pekerjaan rutin, buka kembali analisis dasar hubungan kerja dan jangan hanya memperpanjang naskah lama. Simpan versi deskripsi pekerjaan saat kontrak dibuat karena tugas enam bulan kemudian tidak selalu menggambarkan alasan awal. Catatan ini membantu konsistensi bila beberapa unit mengajukan jabatan serupa dengan sifat kerja berbeda.
Catat masa awal dan batas perpanjangan
Pasal 82 ayat (2) UU 27/2026 menyebut jangka waktu atau penyelesaian pekerjaan tertentu paling lama dua tahun dan hanya dapat diperpanjang dua kali, masing-masing perpanjangan paling lama satu tahun. Bedakan masa awal dari tiap perpanjangan dan catat batas setiap periode. Jangan menulis satu tanggal akhir yang terus berubah tanpa riwayat. Sistem sebaiknya tidak memperpanjang otomatis saat tanggal terlewat. Perpanjangan adalah keputusan yang disengaja, didasarkan pada pekerjaan yang masih memenuhi syarat, kebutuhan yang terdokumentasi, serta pemeriksaan ketentuan kontrak dan hukum saat keputusan dibuat.
Buat register dengan nomor kontrak, pekerja, dasar pekerjaan, tanggal mulai dan akhir, perpanjangan yang telah digunakan, pemilik keputusan, status pembahasan, serta bukti pemberitahuan. Pisahkan “akhir masa berjalan” dari “tanggal peninjauan” agar alarm internal tidak dibaca sebagai perpanjangan. Buat pengingat 30, 14, dan 7 hari sebelum akhir sebagai kontrol organisasi. Tenggat hukum yang disebut undang-undang untuk pemberitahuan rencana perpanjangan tertulis adalah paling lambat tujuh hari sebelum PKWT berakhir. Pengingat lebih awal memberi waktu menguji kebutuhan, berdiskusi dengan pekerja, atau menyiapkan penutupan administrasi.
Kirim pemberitahuan tertulis yang dapat dipahami
UU 27/2026 mengharuskan pemberi kerja yang bermaksud memperpanjang PKWT memberitahukan rencana secara tertulis kepada pekerja paling lambat tujuh hari sebelum kontrak berakhir. Surat sebaiknya menyebut kontrak yang dirujuk, periode yang diusulkan, pekerjaan yang masih harus diselesaikan, dan kontak pertanyaan. Simpan bukti pengiriman dan penerimaan bertanggal. Hindari kalimat samar “otomatis diperpanjang” bila keputusan belum disepakati atau detail belum disampaikan. Jika pekerja meminta klarifikasi atau tidak menerima tawaran, catat tanggapan profesional dan telaah langkah selanjutnya sesuai kontrak dan hukum.
Pemberitahuan tertulis tidak menggantikan percakapan langsung. Atasan perlu menjelaskan alasan kebutuhan, sasaran berikutnya, perubahan yang ditawarkan, dan siapa yang menjawab pertanyaan soal kondisi kerja. Berikan waktu membaca dokumen. Simpan versi yang diterima kedua pihak; undang-undang menyatakan bahwa bila PKWT dibuat dalam Bahasa Indonesia dan bahasa asing lalu terdapat perbedaan tafsir, versi Bahasa Indonesia berlaku. Pastikan tanggal, lampiran, dan nama pihak konsisten. Jangan meminta pekerja menandatangani dokumen kosong atau tanggal mundur hanya karena kalender terlewat.
Buat daftar kontak dan jadwal keputusan agar pemberitahuan tidak berhenti saat atasan cuti atau pindah tugas. HR perlu melihat antrean kontrak yang berakhir dalam satu periode dan mengadakan pemeriksaan bersama manajer sebelum tenggat. Jika pekerja menolak perpanjangan, pastikan staf tidak mengirim formulir yang mengasumsikan persetujuan. Berikan salinan dokumen lengkap dan catat penerimaannya. Untuk perpanjangan, simpan nomor dan tanggal kontrak awal agar riwayat tidak terputus menjadi beberapa berkas yang sulit dicari. Ukur mutu proses dengan persentase kontrak yang ditinjau tepat waktu, bukan dengan mendorong jumlah perpanjangan.
Tinjau kontrak lama tanpa mengubahnya serampangan
Daftarkan kontrak berjalan menurut jenis pekerjaan, periode, akhir masa, jumlah perpanjangan, dan dokumen pendukung. Prioritaskan yang akan berakhir, ruang lingkupnya berubah, atau riwayat perpanjangannya tidak lengkap. Jangan mengasumsikan aturan baru otomatis membatalkan setiap kontrak lama, atau setiap ketentuan sebelumnya pasti dapat dipakai tanpa penyesuaian. Baca ketentuan peralihan bersama pasal kontrak dan peraturan terkait. Untuk efek pada kontrak berjalan, perubahan syarat, atau hak pekerja, minta pendapat hukum spesifik dan jangan mengubah kontrak sepihak.
Gunakan tiga status audit: lengkap, perlu klarifikasi, dan perlu tindakan sebelum tanggal tertentu. Setiap temuan memiliki pemilik dan langkah berikutnya. Pada cabang dengan administrasi tersebar, sentralisasikan kalender tetapi batasi akses terhadap isi kontrak. Simpan hanya data yang diperlukan, atur siapa boleh membaca, dan lindungi informasi identitas atau upah. Jika banyak kontrak memakai templat yang sama, kendalikan revisi bernomor agar tim tidak memilih formulir lama. Uji sampel kontrak dari unit berbeda untuk menemukan perbedaan praktik, lalu rapatkan keputusan bersama legal dan manajer pemilik kebutuhan.
Untuk pekerjaan berbasis penyelesaian, tentukan indikator yang dapat dinilai seperti serah hasil, pengujian, penerimaan, atau penutupan fase proyek. Tetapkan siapa menyatakan pekerjaan selesai dan bukti yang dipakai. Jangan menggunakan ukuran yang sepenuhnya bergantung pada keputusan sepihak tanpa definisi. Ketika target berubah, simpan perubahan ruang lingkup dan tinjau dampaknya pada durasi serta isi kontrak. Perubahan kebutuhan bukan alasan mengabaikan batas aturan. Bila penyelesaian bergantung pada pihak ketiga, catat risiko jadwal dan siapkan komunikasi kepada pekerja sebelum periode kontrak berakhir.
Bangun siklus administrasi kontrak yang terkontrol
Alur yang jelas mengurangi kontrak terlewat: manajer mengajukan alasan pekerjaan dan hasil; HR menilai kategori, periode, serta jumlah perpanjangan; legal memeriksa pengecualian; pejabat berwenang menyetujui; HR mengirim dan mengarsipkan dokumen. Pisahkan pembuat, pemeriksa, dan penyetuju bila kapasitas memungkinkan. Pada tim kecil, orang dapat memegang beberapa peran, tetapi pemeriksaan kedua tetap membantu mencegah salah tanggal atau klausul hasil salin-tempel. Jangan bergantung pada ingatan satu administrator. Catat kapan pemberitahuan diterima dan siapa yang dapat mengakses versi final.
Kantor Kita memuat informasi tentang data pegawai, kehadiran, dan administrasi HR di https://www.kantorkita.co.id/ serta https://www.kantorkita.co.id/fitur.html. Informasi publik tersebut tidak menyatakan sistem otomatis mengaudit kepatuhan PKWT atau memberi nasihat hukum. Perusahaan tetap membutuhkan register dan sumber hukum terpelihara. Periksa saat rekrutmen, sebelum perpanjangan, dan ketika pekerjaan berubah. Dengan catatan yang rapi, HR dapat menjawab dasar kontrak, tanggal peninjauan, serta perpanjangan yang telah dipakai tanpa menebak atau menunda komunikasi. Pantau peraturan pelaksana baru dan revisi templat setelah pemeriksaan hukum, bukan berdasarkan pesan berantai.
Bacaan terkait
Pelajari informasi terkait untuk menyesuaikan langkah di atas dengan kebutuhan tim Anda:
