Software AbsensiKehadiran software absensi karyawan merupakan satu kemajuan yang cukup berpengaruh di dunia industri dalam hal pengelolaan karyawan dan administrasi. Sebab, dengan adanya software ini perusahaan banyak mendapatkan kemudahan. Apalagi pada kondisi kerja remote seperti sekarang ini, karyawan tidak perlu melakukan absen manual yang hanya bisa diakses secara manual dan offline.

Software absensi yang saat ini kita gunakan, ternyata memiliki cerita khusus yang ada di dalamnya lho, atau bisa dibilang sejarah dari software absensi karyawan. Jadi mesin absensi mengalami perkembangan dari zaman ke zaman. Tidak langsung datang dengan keadaan canggih seperti yang dikenal sekarang.

Ulasan mengenai sejarah mesin absensi dan ulasan tentang software absensi yang menarik lainya akan kita bahas di artikel hari ini, simak dengan baik.

Sejarah Awal Mesin Absensi

Mesin absensi sudah rancang oleh Bundy bersaudara yang berada di New York pada tahun 1888. Hal ini diawali dengan pembuatan mesin pengukur waktu oleh Williard E. Bundy. Tujuan dari pembuatan mesin pencatat waktu ini adalah untuk mengukur waktu kerja karyawan.

Untuk selanjutnya, proses perkembangan mesin pencatat waktu ini diteruskan oleh adik Williard, yang bernama Harlow E. Bundy. Pada masa ini, sebenarnya Williard dan Harlow telah mendirikan sebuah perusahaan pencatat waktu dengan nama Bundy Manufacturing Company.

Dimana dalam prosesnya, Perusahaan Bundy bisa memproduksi banyak mesin mencatat waktu dan diproduksi secara umum.

Selanjutnya, perjalanan mesin pencatat waktu tidak berhenti disini saja. Bundy Manufacturing Company bergabung dengan perusahaan software dari Amerika yang bernama International Time Recording (ITR) Company dimana ini adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi alat pengukur waktu kerja. Untuk kemudian perusaahan produksi mesin absen ini beralih nama menjadi International Business Machine (IBM). Di masa ini, mesin absen dari Bundy Manufacturing Company juga diproduksi.

Gambaran dari mesin pencatat waktu pada masa ini adalah seperti mesin absen manual ceklok dimana karyawan bisa mencatat waktu absen masuk dan keluar dengan memasukkan kertas absen untuk kemudian waktunya absen akan tercetak. Hanya saja, mesin absennya berbahan kayu yang belum se-bagus sekarang.

Ketika produksi mesin pencatat waktu  absensi ini banyak digunakan, metode absen manual dengan pencatatan tulisan tangan sudah mulai banyak teralihkan dengan mesin ceklok yang diproduksi oleh IBM.

Dari mesin pencatat waktu yang dibuat oleh Bundy bersaudara ini kemudian berkembang dan banyak dikenal sebagai mesin Checkclock.

Berasal dari penemuan mesin manual ini, sekarang industri bisa mengembangkan metode absen yang lebih baik dan efisien untuk penggunaanya.

Perkembangan Mesin Absensi

Berawal dari kehadiran mesin absensi checkclock (ceklok), kemudian banyak dibuat mesin-mesin absensi dengan penggunaan yang lebih sederhana. Sampai di tahun 2021 sekarang ini, mesin absensi mengalami banyak perkembangan yang tentunya dibuat lebih baik dari sebelumnya.

Beberapa perkembangan penggunaan mesin absensi khususnya di Indonesia, bisa disimak dalam penjelasan berikut:

1. Mesin Absensi Checkclock (Ceklok)

Mesin ceklok merupakan mesin yang kita bahas pada sejarah awal mesin absensi. Ini adalah metode absen yang banyak dikenal secara umum oleh pegawai pada zaman dahulu. Cara absensi karyawan ini masih manual dimana pegawai yang bekerja bisa berabsen jika memasukkan kertas absen dalam mesin pencatat waktu di setiap kedatangan dan pulang kerja.

Di zaman sekarang, penggunaan mesin absensi model ini sudah jarang digunakan bahkan dinilai sudah cukup lawas untuk metode absen jaman sekarang. Proses absennya memang mudah namun potensi kecurangan di dalamnya juga cukup besar sehingga kurang akurat untuk penilaian kinerja karyawan.

2. Mesin Absen Digital

Ini adalah metode absen peralihan dari metode manual yang masih menggunakan kertas untuk  pencatatan waktu absen ke teknologi yang lebih modern.

Mesin absensi digital, merupakan cara absen menggunakan mesin yang berisi nomor dan huruf dimana karyawan berabsen dengan memasukkan password dan data diri untuk memulai absen.

Hasil absen setiap waktunya sudah tersimpan dalam mesin absen tersebut sehingga karyawan tidak perlu mencatat manual.

3. Mesin Absensi Magnetic Card

Di Indonesia, penggunaan metode absen selanjutnya adalah dengan memakai mesin absen magnetic card. Dimana metode absen ini adalah pengembangan dari metode absen digital, hanya saja karyawan tidak perlu memasukkan menuliskan data diri dan password lagi.

Berikan Fasilitas Terbaik Untuk Karyawanmu dengan Menggunakan Aplikasi Absensi Terbaik dari Kantor Kita

Absen dilakukan menggunakan kartu magnetic yang sudah diisi dengan identitas karyawan, untuk kemudian data diri karyawan dan waktu absensi bisa terbaca oleh mesin absen magnetic.

Mesin Absensi Magnetic Card

Ada beberapa jenis kartu dalam metode absen jenis ini, diantaranya adalah

  1. Barcode card
    Kartu berisi barcode identitas, jika ditempelkan dalam mesin absensi digital, identitas karyawan akan terbaca dengan mudah.
  2. Magnetic stripe
    Kartu magnetic, penggunaanya kartu ini harus digesek di mesin absensi digital untuk membaca identitas yang ada di dalam kartu ini.
  3. RFID card
    Agak berbeda dengan sebelumnya, kartu ini tidak perlu digesek atau ditempelkan namun bisa terbaca hanya dengan mendekatkan kartu sampai jarak 10cm ke mesin absensi digital untuk kemudian absen bisa terbaca dengan baik.

4. Mesin Absen Biometrik

Mesin absensi biometric, cara absen yang dirasa cukup canggih pada masanya. Berbeda dengan cara sebelumnya yang masih menggunakan kertas, absensi ini menggunakan sistem pendeteksi wajah sehingga untuk berabsen, karyawan cukup mendekatkan wajahnya di mesin pemindai agar terbaca.

Metode absen jenis ini cukup efektif untuk mencegah kecurangan, hanya saja kurang diminati perusahaan karena memiliki harga mesin dan perawatan yang cukup mahal.

5. Mesin Absensi Fingerprint

Absensi menggunakan mesin fingerprint sudah banyak dikenal dan digunakan pada zaman sekarang. Metode absen ini menggunakan pemindaian sidik jari tangan karyawan untuk  berabsen.

Tujuan utama dari penggunaan metode absen ini untuk menghindari kecurangan pegawai, karena absen hanya bisa diakses oleh karyawan yang bersangkutan. Sampai sekarang absen fingerprint masih banyak digunakan untuk metode absensi.

Hanya saja dimasa pandemi seperti sekarang ini, metode ini dinilai kurang efektif karena meningkatkan peluang penyebaran virus menggunakan satu mesin dan juga kurang fleksibel untuk kerja remote.

6. Mesin Absensi Mobile

Setelah semua perkembangan mesin absensi, yang popule sekarang ini dan dinilai cukup efektif adalah mesin absensi mobile. Metode absensi ini adalalah ber absen online yang bisa diakses menggunakan perangkat masing-masing menggunakan smartphone. Jadi metode ini, penggunaan mesin-mesin absen maupun kartu sudah dihilangkan. Namun berganti dengan perangkat mandiri dan juga aplikasi.

Absensi mobile atau banyak dikenal sebagai absensi online ini, diakses dengan cara selfie atau pendeteksian wajah karyawan. Hasil data absen akan langsung terinput dalam laporan absen yang nantinya akan diolah oleh HRD.

Baca Artikel : Keuntungan Menggunakan Laporan Absensi Online untuk Mempermudah Kerja HRD

Mesin absen mobile ini memiliki hasil yang akurat dan penggunaan yang sederhana. Untuk proses absen karyawan yang bekerja secara remote, urusan absen menjadi lebih mudah dan cepat.

Kesimpulan  

Kesimpulan secara singkat mengenai perkembangan metode absensi yang ada di Indonesia beserta kelebihan dan kekurangannya akan kami sajikan dalam bentuk tabel secara ringkas.

Jenis metode absen Cara penggunaan Kelebihan Kekurangan
Absen ceklok Memasukkan kertas absensi untuk pencatatan waktu absen masuk dan keluar. Prosesnya mudah Harga mesin murah Rawan kecurangan, cara masih sangat manual.
Boros kertas dan Kurang efisien untuk absen di zaman sekarang.
Absen digital Memasukkan kartu berisi identitas untuk absensi. Proses lebih cepat dan sudah lebih canggih. Resiko kecurangan masih tinggi.
Resiko kelilangan/lupa kartu.
Absen biometric Menggunakan pemindaian wajah untuk berabsen. Tidak perlu membawa perangkat apapun untuk berabsen.
Resiko kecurangan kecil.
Harga mesin cukup mahal.
Proses pemindaian sering terjadi kesalahan/error.
Absen fingerprint Menggunakan sidik jari karyawan untuk berabsen. Ringkas.
Tidak perlu membawa perangkat absen.Resiko kecurangan kecil.
Sering terjadi error untuk deteksi sidik jari sehingga prosesnya bisa lambat.
Mesin perlu perawatan berkala.
Absen online / Absen Android Menggunakan aplikasi di perangkat smartphone. Proses absen mudah dan mandiri.
Ringkas.Bisa absen dari mana saja.

Akurat.Mendukung proses kerja remote.
Harus ada koneksi intenet.

 

Setiap metode absen pasti memiliki plus dan minusnya masing-masing, pun perkembangan yang dilakukan pastinya disesuaikan dengan kebutuhan manusia sehingga semakin berkembangnya waktu metode absen juga dicari yang lebih sederhana dan mudah.

Pilih metode absen yang sesuai untuk Anda, pastikan proses absen bisa dilakukan dengan mudah cepat dan tentunya efisien.

Salah satu metode absensi paling modern dan efisien saat ini adalah penggunaan absensi online sehingga absen bisa dilakukan dimana saja baik WFO, WFH maupun perjalanan dinas. Hasil lebih akurat dan proses lebih mudah.

Salah satu metode absensi online yang banyak digunakan adalah Kantor Kita, memiliki banyak fitur absen dan hasil laporan otomatis yang bisa diakses secara digital melalui dektop. Penggunaan waktu lebih efisien dengan Kantor Kita.

Sekian ulasan perkembangan software absensi hari ini, semoga bermanfaat untuk Anda!