Banyak pemilik usaha yang rajin berjualan tetapi tidak pernah menghitung biaya operasional bulanan. Hal ini akan berakibat pada hasil penjualan yang selalu ‘hilang’ padahal bisnis selalu berjalan lancar. Situasi ini sangat sering terjadi di bisnis UMKM terutama yang masih dikelola pribadi atau dengan tim yang jumlahnya kecil.
Menentukan budget operasional bulanan merupakan fondasi penting untuk menjaga bisnis tetap sehat. Pemilik bisnis dapat mengontrol pengeluaran, memperkirakan kebutuhan kas, dan memastikan tidak ada biaya yang membengkak dengan penentuan budget operasional bulanan.
Artikel ini akan membahas langkah-langkah untuk menentukan budget operasional bulanan yang realistis.
Apa Itu Budget Operasional?
Budget operasional merupakan perencanaan biaya yang dibutuhkan sebuah bisnis untuk menjalankan operasional sehari-hari. Biaya ini mencakup segala pengeluaran yang tidak bisa dihindari dan harus dikeluarkan secara rutin setiap bulan. Budget operasional meliputi sewa tempat, sewa listrik, gaji karyawan, biaya internet, bahan baku, dan lain sebagainya.
Penghitungan budget operasional dapat membantu bisnis mengetahui berapa biaya minimum yang diperlukan agar bisa tetap berjalan. Tanpa penghitungan budget ini, pemilik usaha sering kali mengambil keputusan berdasarkan perkiraan, bukan angka nyata.
Manfaat Penghitungan Budget Operasional
Penghitungan budget operasional memiliki manfaat bagi bisnis dan pemilik bisnis tersebut. Beberapa di antaranya adalah:
1. Mencegah Pembengkakan Biaya
Pengeluaran-pengeluaran dengan nominal kecil seperti biaya parkir mungkin terlihat sepele. Namun, jika tidak dicatat dengan benar, pengeluaran ini akan menyebabkan pembengkakan biaya tanpa disadari.
2. Memastikan Bisnis Memiliki Cadangan Kas
Sebuah bisnis harus memiliki cadangan kas untuk operasional sehari-hari. Dengan menghitung budget operasional, pemilik bisnis dapat mengetahui besaran kas yang aman untuk operasional.
3. Membantu Mengambil Keputusan
Pengambilan keputusan seperti penambahan karyawan atau ekspansi bisnis tidak dapat dilakukan dengan cara mengira-ngira. Dengan pencatatan budget, pemilik bisnis dapat mengambil keputusan yang berbasis data.
4. Menentukan Harga Jual yang Lebih Akurat
Bagi bisnis yang menjual produk atau jasa, harga jual merupakan hal penting untuk kelancaran bisnis. Salah satu komponen dalam penentuan harga jual adalah biaya operasional harian. Dengan menghitung budget operasional, penentuan harga jual akan menjadi lebih matang.
Langkah-langkah Menentukan Budget Operasional Bulanan
Berikut adalah langkah-langkah untuk menentukan budget operasional bulanan. Langkah-langkah ini sangat mudah dipahami meski Anda tidak memiliki latar belakang akuntansi.
1. Kumpulkan Semua Data Pengeluaran 3–6 Bulan Terakhir
Anda dapat mengumpulkan data pengeluaran dari sumber manapun. Catatan keuangan, mutasi bank, aplikasi kasir, dan lain sebagainya. Langkah ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pola pengeluaran bisnis yang sebenarnya.
2. Kelompokkan Biaya Berdasarkan Jenisnya
Setelah data terkumpul, bagi biaya-biaya tersebut ke dalam beberapa kategori. Tiga kategori yang paling umum adalah biaya tetap, biaya variabel, dan biaya tidak terduga.
-Biaya tetap: biaya yang nilainya stabil setiap bulan seperti gaji karyawan, sewa tempat, dan lain-lain. -Biaya variabel: biaya yang nilainya berubah tergantung aktivitas bisnis seperti biaya bahan baku dan ongkos kirim. -Biaya tidak terduga: biaya yang kemunculannya tidak pasti seperti biaya perbaikan mesin.
3. Hitung Rata-Rata Pengeluaran Tiap Kategori
Anda harus menghitung rata-rata pengeluaran dari tiap kategori tadi.
Contoh:
-Rata-rata pengeluaran biaya tetap/bulan: Rp8.000.000. -Rata-rata pengeluaran biaya variabel/bulan: Rp4.700.000. -Rata-rata pengeluaran biaya tidak terduga/bulan: Rp600.000. Total rata-rata pengeluaran = Rp13.300.000.
Angka tersebut akan menjadi dasar untuk penentuan budget operasional yang sebenarnya.
4. Tentukan Batas Maksimum untuk Tiap Kategori
Setiap kategori pengeluaran harus memiliki batas maksimal. Untuk kategori biaya tetap, batas maksimal mudah ditetapkan karena biaya yang dikeluarkan tidak akan berubah.
Contoh:
-Batas maksimal biaya tetap: Rp8.000.000. -Batas maksimal biaya variabel: Rp4.000.000. -Batas maksimal biaya tidak terduga: Rp400.000. Total budget operasional bulanan = Rp12.400.000
Dengan penentuan batas maksimal, pemilik usaha dapat mengetahui beberapa hal. Pertama, kapan biaya-biaya ini sudah terlalu besar jumlahnya. Kemudian, kapan waktu yang pas untuk mengurangi biaya-biaya ini. Terakhir, pemilik usaha dapat mengetahui kapan pengeluaran biaya ini masih tergolong aman.
5. Hitung Buffer atau Dana Cadangan
Buffer merupakan ruang aman, kelebihan kapasitas, atau penyangga. Dalam dunia bisnis, dana cadangan termasuk ke dalam buffer. Dana cadangan adalah dana yang sengaja disisihkan untuk keadaan darurat atau kebutuhan mendesak. Dana cadangan ini akan berguna ketika ada kenaikan harga bahan baku, kerusakan mesin, dan lain sebagainya. Besaran buffer umumnya 10-20% dari total biaya operasional. Rumus menghitungnya adalah total biaya operasional dikalikan 10-20%.
Contoh penghitungan:
Total biaya operasional = Rp13.300.000 Buffer = 15% Rp13.300.000 x 15% = Rp1.995.000 Dana cadangan = Rp13.300.000 + Rp1.995.000 = Rp15.295.000
6. Sesuaikan Budget dengan Target Penjualan
Budget operasional harus sejalan dengan target penjualan. Rumus sederhananya adalah total penjualan harus lebih besar atau sama dengan hasil penjumlahan biaya operasional, HPP, dan profit yang diinginkan. Jika target penjualan tidak mampu menutup biaya operasional, opsi yang tersedia adalah menaikkan harga jual atau mengurangi biaya operasional.
Contoh penghitungan:
Total HPP + biaya operasional = Rp20.000.000 Target profit = 30% Rp20.000.000 x 30% = Rp6.000.000 Rp20.000.000 + Rp6.000.000 = Rp26.000.000 Target penjualan minimal harus sama dengan Rp26.000.000 atau lebih.
Penutup: Budget Operasional adalah Fondasi Keuangan Bisnis
Menentukan budget operasional bukan sesuatu yang sulit. Anda dapat memulainya dengan menggunakan data yang valid. Dengan pengelompokan data, penghitungan rata-rata, dan penetapan batas maksimal, dan penghitungan dana cadangan, Anda dapat menentukan budget operasional dengan mudah.
Dengan budget operasional yang realistis, Anda akan mendapat beberapa manfaat berikut. Pertama, Anda lebih mudah memantau bisnis karena seluruhnya telah tercatat. Kedua, Anda dapat mengambil keputusan dengan lebih akurat. Ketiga, keuangan bisnis Anda akan lebih sehat karena dapat menekan risiko pembengkakan biaya. Adanya penentuan budget operasional ini membantu bisnis Anda supaya lebih stabil dan siap berkembang.
