Susun struktur dan skala upah dengan analisis jabatan, kriteria transparan, pemeriksaan kepatuhan, dan dokumentasi yang ditinjau setelah perubahan PP Pengupahan.
Fungsi struktur dan skala upah
Struktur dan skala upah menghubungkan nilai pekerjaan dengan rentang remunerasi. Kerangka ini membantu perusahaan menjelaskan mengapa posisi berbeda memiliki kisaran berbeda, bagaimana tanggung jawab memengaruhi rentang, serta faktor apa yang dapat mendorong perkembangan seseorang di dalam rentang tersebut. Tanpa struktur, keputusan mudah bergantung pada negosiasi perorangan atau ingatan manajer. Akibatnya, dua pekerjaan yang sebanding dapat diperlakukan berbeda tanpa alasan terdokumentasi. Struktur bukan daftar gaji seragam dan bukan cara mengganti kewajiban membayar sesuai hukum.
PP Nomor 36 Tahun 2021 menjadi kerangka umum pengupahan dan telah mengalami perubahan melalui PP Nomor 51 Tahun 2023 serta PP Nomor 49 Tahun 2025. JDIH BPK mencatat PP 49/2025 sebagai perubahan kedua dan berlaku sejak 17 Desember 2025. Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 memberi ketentuan lebih khusus tentang penyusunan struktur dan skala upah. Karena aturan pengupahan saling berhubungan dan dapat diperbarui, HR perlu memeriksa naskah yang berlaku, membedakan struktur internal dari upah minimum, dan tidak menjadikan artikel lama atau ringkasan sebagai satu-satunya dasar keputusan.
Mulai dari pekerjaan, bukan dari nama orang
Rapikan gambaran pekerjaan: tujuan posisi, hasil utama, tanggung jawab, tingkat keputusan, kompleksitas, keterampilan, pengalaman relevan, dan lingkup risiko. Gunakan uraian jabatan, struktur organisasi, dan alur persetujuan yang benar-benar berlaku. Hindari skor berdasarkan reputasi pribadi, kedekatan dengan atasan, atau gaji sebelumnya. Fokus pada tuntutan posisi sambil meminta pemegang jabatan dan manajer memeriksa apakah uraian masih sesuai. Proses ini bukan penilaian produktivitas individu dan tidak seharusnya disalahartikan sebagai rencana pengurangan tenaga kerja.
Perusahaan kecil dapat mulai dengan satu formulir ringkas untuk tiap jabatan, selama pertanyaan dan standar konsisten. Organisasi lebih besar dapat mengelompokkan pekerjaan menurut keluarga jabatan supaya perbandingan masuk akal. Jabatan bernama sama belum tentu berlingkup sama, sedangkan nama berbeda bisa memiliki tanggung jawab serupa. Periksa variasi antar cabang. Simpan alasan jika jabatan memerlukan persyaratan khusus. Semakin jelas pekerjaan dipetakan, semakin kecil risiko rentang didasarkan pada stereotip tentang siapa yang biasanya memegang posisi itu.
Tentukan faktor dan metode evaluasi
Pilih faktor relevan seperti kompetensi, dampak keputusan, tanggung jawab, masa kerja yang relevan, kompleksitas, dan kemampuan perusahaan. Permenaker Nomor 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah mencantumkan faktor jabatan dan metode penyusunan; JDIH Kemnaker menyatakan peraturan itu berlaku. PP 49/2025 mengubah beberapa ketentuan PP 36/2021 dan menjadi rujukan terbaru untuk perubahan. Baca naskah utuh sebelum menyusun kebijakan. Bila interpretasi atau dampak hukum tidak jelas, minta penelaahan pihak yang kompeten.
Pilih metode yang dapat dipelihara. Perusahaan dapat membuat level dengan deskripsi pembeda, memeringkat kelompok jabatan, atau memakai poin dengan faktor dan bobot yang ditentukan sebelum melihat nama pemegang jabatan. Uji apakah rentang tiap level terlalu lebar atau tumpang tindih tanpa alasan. Dokumentasikan pengecualian, misalnya pasar kerja bagi kompetensi langka, dan tentukan siapa yang menyetujui. Catat sumber data, definisi faktor, tanggal penilaian, dan keputusan yang menjelaskan mengapa pekerjaan ditempatkan pada level tertentu.
Gunakan data pembanding eksternal dengan hati-hati. Survei gaji bisa memiliki tahun pengumpulan, wilayah, definisi jabatan, ukuran perusahaan, dan komponen remunerasi yang berbeda. Sebelum membandingkan, pastikan pekerjaan memang setara dalam tugas dan tingkat tanggung jawab. Jangan mengangkat angka dari satu iklan lowongan atau cerita informal sebagai standar pasar. Catat sumber dan keterbatasan data agar manajer memahami rentang bukan kebenaran matematis yang mutlak. Jika data pasar tidak tersedia untuk posisi khusus, dokumentasikan metode internal dan rencanakan peninjauan ketika sumber yang lebih relevan didapatkan.
Hubungkan rentang dengan komponen dan lokasi
Simulasikan hasil sebelum rentang disahkan. Cocokkan penempatan upah dengan lokasi kerja dan upah minimum yang relevan; periksa komponen upah, satuan waktu atau hasil, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, dan perjanjian kerja bersama. Jangan beranggapan bonus atau tunjangan tidak tetap selalu menutup kekurangan upah pokok. Pastikan perpindahan ke level lebih tinggi memiliki logika internal, seperti tanggung jawab atau kompetensi tambahan, bukan hanya perubahan nama dalam bagan.
JDIH BPK mencatat PP 49/2025 berlaku mulai 17 Desember 2025 dan mengubah PP 36/2021. Perubahan itu memengaruhi sejumlah ketentuan pengupahan, namun tidak memberi satu rumus universal untuk semua rentang perusahaan. Baca peraturan terbaru saat menilai kebijakan. Perusahaan dengan cabang di beberapa daerah perlu memiliki daftar lokasi, aturan yang berlaku, tanggal efektif, dan petugas peninjau. Periksa dampak kepada pekerja yang sudah bekerja, bukan hanya kandidat baru.
Atur tata kelola dan komunikasi
Tentukan siapa mengusulkan, mengevaluasi, memeriksa, dan mengesahkan struktur. Pisahkan penyusun kebijakan dari peninjau bila skala organisasi memungkinkan. Simpan versi dokumen, tanggal berlaku, sumber data, keputusan persetujuan, dan jabatan terdampak. Jika memakai spreadsheet, batasi akses edit dan gunakan riwayat versi; file yang beredar tanpa kendali bisa menciptakan beberapa dokumen yang sama-sama dianggap final. Sebelum pengumuman, pastikan manajer memahami rentang dan tidak menjanjikan kenaikan otomatis yang tak tertulis.
Komunikasikan informasi yang perlu disampaikan sesuai aturan dan kebijakan. Percakapan individual dapat menjelaskan golongan jabatan dan faktor yang relevan bagi pekerja tanpa membuka upah rekan kerja. Beri jalur meminta klarifikasi dan mengoreksi data jabatan yang salah. Jangan menyatakan setiap pekerja akan naik tiap tahun; perubahan dapat dipengaruhi aturan, kinerja, anggaran, tanggung jawab, dan keputusan yang sah. Transparansi berarti pekerja memahami bagaimana keputusan dibuat, bukan harus melihat seluruh data personal organisasi.
Berikan pelatihan kepada manajer sebelum diskusi individual. Mereka perlu menjelaskan rentang secara konsisten, menjawab pertanyaan tentang kriteria, dan meneruskan keberatan ke pihak yang memegang kebijakan. Hindari membandingkan satu pekerja dengan nama rekan lain. Gunakan contoh hipotetis tentang perubahan lingkup jabatan, bukan angka gaji personal. Jika pekerja meminta rincian komponen yang memengaruhi upahnya sendiri, jelaskan data yang dapat diakses melalui prosedur perusahaan. Simpan daftar isu yang perlu jawaban lanjutan, lalu kirim respons tertulis agar tidak terjadi janji berbeda antar unit.
Tinjau berkala dan kendalikan revisi
Jadwalkan evaluasi saat tanggung jawab jabatan berubah besar, organisasi membuka fungsi baru, aturan diperbarui, atau muncul bukti ketidakkonsistenan. Tentukan tanggal tinjau tahunan atau pemicu yang realistis. Gunakan data secukupnya dan batasi akses informasi upah. Uji selisih berdasarkan keluarga jabatan dan lokasi, tetapi jangan menyimpulkan ketidakadilan hanya dari angka agregat sebelum memeriksa jenis pekerjaan, masa kerja, komponen, dan riwayat keputusan.
Sebelum revisi, buat daftar pekerja terdampak, biaya, dokumen yang perlu diperbarui, kebutuhan komunikasi, dan tanggal efektif. Jika ditemukan ketidaksesuaian, tangani sesuai aturan dan prosedur; jangan menyamarkannya dengan mengganti nama komponen atau menunda pencatatan. Simpan dasar analisis dan persetujuan agar keputusan dapat ditinjau. Perusahaan tanpa tim kompensasi khusus dapat meminta bantuan ahli, sambil memastikan manajemen memahami konsekuensi keputusan dan bertanggung jawab atas kebijakan final.
Gunakan sistem administrasi sesuai fitur yang diverifikasi
Struktur jabatan perlu cocok dengan data organisasi: posisi, unit, status, atasan, lokasi, tanggal efektif, dan komponen upah yang disetujui. Perubahan master karyawan harus memiliki otorisasi dan tanggal berlaku agar laporan tidak memuat posisi usang. Cocokkan daftar karyawan aktif, keputusan jabatan, serta proses penggajian. Jangan menganggap aplikasi absensi otomatis menyusun atau memvalidasi struktur skala upah; kemampuan itu harus diperiksa khusus.
Halaman Aplikasi Absensi dan Gaji Kantor Kita menyebut absensi, payroll, potongan dan tunjangan, BPJS, serta PPh 21. Halaman tersebut tidak menyatakan bahwa aplikasi merancang struktur upah atau menentukan kepatuhan kebijakan perusahaan. Verifikasi skenario spesifik kepada penyedia. Baca situs Kantor Kita untuk layanan lain. Gunakan catatan payroll menjalankan kebijakan yang telah ditinjau, bukan menggantikan analisis jabatan dan keputusan manajemen.
Saat memetakan proses digital, gambarkan sumber data sampai dokumen pembayaran: keputusan perubahan jabatan, tanggal efektif, variabel payroll, persetujuan, dan slip yang diterima karyawan. Jalankan uji dengan data nonproduksi atau contoh terbatas sebelum perubahan diterapkan ke semua orang. Cocokkan hasil aplikasi dengan perhitungan pembanding yang disetujui akuntan atau HR. Jika ada selisih, tahan proses terkait sesuai kebijakan, telusuri sumbernya, dan catat koreksi beserta persetujuan. Uji ini bukan klaim bahwa aplikasi otomatis mengelola seluruh alur struktur upah; ia memastikan organisasi mengetahui bagian mana yang masih memerlukan pemeriksaan manual.
Bacaan terkait
Pelajari informasi terkait untuk menyesuaikan langkah di atas dengan kebutuhan tim Anda:
