Pembukuan merupakan dasar utama dalam mengelola keuangan bisnis. Namun dalam praktiknya, banyak pemilik UMKM yang masih menganggap pembukuan sebagai pekerjaan tambahan yang bisa dikerjakan nanti ketika ada waktu luang. Dampaknya, pencatatan keuangan menjadi tidak rapi, kurang akurat, bahkan berujung pada pengambilan keputusan yang salah.
Walaupun terlihat sederhana, kesalahan kecil dalam pembukuan bisa berdampak besar terhadap operasional, keuntungan, hingga perkembangan usaha. Supaya Anda dapat menghindarinya, berikut berbagai kesalahan pembukuan yang paling sering terjadi pada UMKM beserta cara mengatasinya.
1. Menganggap Pembukuan Bisa Ditunda
Dalam banyak situasi, pemilik UMKM menempatkan pembukuan bukan sebagai prioritas utama. Akibatnya:
- Data transaksi menumpuk dan tidak tersusun rapi
- Salah dalam menghitung laba
- Keliru menghitung kewajiban pajak
- Bisnis sulit berkembang karena keputusan tidak berdasarkan data
Padahal, pembukuan adalah fondasi keberlangsungan usaha.
Solusi:
Jadikan pembukuan sebagai rutinitas wajib yang sama pentingnya dengan proses produksi dan pemasaran.
2. Tidak Menggunakan Alat Pembukuan yang Tepat
Masih banyak UMKM yang mencatat transaksi secara manual di buku tulis, yang rentan hilang dan sulit dianalisis. Ketika jumlah transaksi meningkat, metode manual berisiko menimbulkan banyak kesalahan.
Solusi:
Gunakan setidaknya Excel atau Google Sheets. Jika ingin pencatatan lebih praktis dan laporan terbentuk otomatis, pertimbangkan untuk memakai software akuntansi.
3. Tidak Membuat Laporan Keuangan Secara Berkala
Banyak UMKM hanya melakukan pencatatan harian tanpa menyusun laporan bulanan seperti:
- Laporan laba rugi
- Laporan arus kas
- Neraca
Tanpa laporan tersebut, pemilik usaha tidak dapat mengetahui apakah bisnis benar-benar berkembang atau justru mengalami kerugian.
Solusi:
Sisihkan waktu di akhir setiap bulan untuk menyusun laporan sederhana. Jika menggunakan software akuntansi, laporan biasanya dapat dibuat secara otomatis.
4. Tidak Menyimpan Bukti Transaksi
Struk pembelian, invoice, dan nota sering kali tidak disimpan dengan baik atau bahkan hilang. Tanpa bukti transaksi:
- Proses rekonsiliasi menjadi sulit
- Pengeluaran tidak dapat diverifikasi
- Laporan pajak berpotensi bermasalah
- Risiko manipulasi data meningkat
Solusi:
Sediakan satu map khusus untuk menyimpan bukti fisik, atau foto setiap bukti transaksi dan simpan dalam folder digital yang diberi tanggal.
5. Tidak Menghitung dan Mengelola Piutang
Banyak UMKM membiarkan piutang terus bertambah tanpa pengawasan yang jelas. Dampaknya:
- Arus kas terganggu
- Modal kerja terhambat
- Pelanggan cenderung menunda pembayaran lebih lama
- Bisnis terlihat untung di laporan, padahal uang belum diterima
Solusi:
Buat daftar piutang lengkap dengan tanggal jatuh tempo dan lakukan penagihan secara rutin. Semakin cepat ditagih, semakin sehat kondisi kas bisnis.
6. Pencatatan Stok Tidak Akurat
Bagi UMKM yang menjual produk fisik, pencatatan stok sangat penting. Kesalahan yang sering terjadi antara lain:
- Tidak mencatat barang masuk dan keluar
- Mengandalkan perkiraan jumlah stok
- Tidak melakukan stok opname
Kesalahan stok bisa menyebabkan kerugian tanpa disadari karena barang hilang atau tidak tercatat.
Solusi:
Gunakan template pencatatan stok sederhana atau software yang memungkinkan stok tercatat secara otomatis.
7. Salah Mengelompokkan Kategori Pengeluaran
Kesalahan dalam mengategorikan pengeluaran membuat laporan keuangan menjadi tidak akurat. Contohnya:
- Biaya marketing dicatat sebagai biaya operasional
- Pembelian aset dicatat sebagai pengeluaran biasa
- Pengeluaran rutin dimasukkan ke kategori stok
Jika terjadi terus-menerus, analisis biaya menjadi keliru dan dapat memengaruhi keputusan besar seperti penentuan harga jual atau penyusunan anggaran.
Solusi:
Gunakan daftar kategori yang sudah ditetapkan dan pastikan seluruh pencatatan mengikuti standar tersebut.
8. Tidak Menyusun Anggaran Operasional
Kesalahan lainnya adalah tidak menetapkan anggaran. Akibatnya:
- Pengeluaran cenderung berlebihan
- Tidak ada kontrol biaya
- Sulit menilai apakah efisiensi berjalan dengan baik
Tanpa anggaran yang jelas, pengeluaran mudah membengkak dan menggerus keuntungan.
Solusi:
Tentukan anggaran bulanan untuk operasional, marketing, stok, dan kebutuhan lainnya, lalu bandingkan dengan realisasi setiap bulan.
9. Tidak Melakukan Rekonsiliasi Bank
Rekonsiliasi berarti mencocokkan catatan pembukuan dengan mutasi rekening bank. Banyak UMKM melewatkan proses ini, padahal sangat penting untuk:
- Menemukan selisih transaksi
- Menghindari pencatatan ganda
- Mengetahui transaksi yang belum tercatat
- Mendeteksi kesalahan atau kecurangan
Tanpa rekonsiliasi, laporan keuangan bisa menjadi sangat tidak akurat.
Solusi:
Lakukan rekonsiliasi minimal satu kali dalam sebulan, atau setiap minggu jika transaksi cukup banyak.
10. Mencampur Keuangan Pribadi dan Bisnis
Ini merupakan kesalahan yang paling sering terjadi sekaligus paling berisiko. Banyak pemilik UMKM menggunakan satu rekening untuk seluruh kebutuhan, termasuk keperluan pribadi. Dampaknya:
- Sulit membedakan pengeluaran bisnis dan pribadi
- Laporan keuangan menjadi tidak akurat
- Laba usaha terlihat terlalu besar atau terlalu kecil
- Sulit mengevaluasi kondisi keuangan sebenarnya
Solusi:
Buat rekening khusus untuk bisnis dan biasakan mencatat setiap penarikan pribadi sebagai pengambilan modal, bukan sebagai biaya usaha.
11. Tidak Mencatat Transaksi Secara Konsisten
Kesibukan operasional membuat banyak pemilik UMKM menunda pencatatan transaksi. Akibatnya:
- Banyak transaksi terlewat
- Kesalahan input karena mengandalkan ingatan
- Laporan bulanan tidak sesuai kondisi sebenarnya
Kebiasaan menunda pencatatan membuat data keuangan tidak lengkap dan sulit dianalisis.
Solusi:
Luangkan waktu sekitar 5–10 menit setiap hari untuk mencatat transaksi. Konsistensi jauh lebih penting dibanding metode yang terlalu rumit.
Penutup
Kesalahan pembukuan biasanya terjadi bukan karena pemilik UMKM tidak mampu mengelola keuangan, melainkan karena belum memiliki kebiasaan dan sistem yang tepat. Dengan memahami berbagai kesalahan umum ini, Anda dapat memperbaiki cara mencatat keuangan sehingga bisnis menjadi lebih tertata dan terkendali.
Pembukuan bukan sekadar mencatat angka, tetapi menjadi dasar dalam menentukan arah usaha, menghitung keuntungan, mengendalikan biaya, serta merencanakan pertumbuhan bisnis ke depan.
