Dunia perkantoran modern telah mengalami transformasi yang cukup signifikan dalam dua dekade terakhir. Kantor dengan meja bersekat dan kubikel mulai ditinggalkan. Kini, banyak kantor yang mengusung konsep Open Office atau kantor terbuka. Kursi dan meja karyawan menggunakan meja panjang yang diletakkan di tengah ruangan kemudian kursi disusun di kanan kirinya seperti penataan ruang meeting. Bentuk lain, karyawan memiliki meja dan kursi masing-masing namun tanpa ada kubikel di kanan kirinya.
Konsep Open Office ini dipopulerkan oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Google, Meta, Microsoft, dan lain sebagainya. Pada awalnya, konsep ini dijanjikan sebagai solusi untuk meruntuhkan hierarki dan menciptakan inovasi melalui kolaborasi. Seiring berjalannya waktu, perdebatan mengenai Open Office ini semakin memanas. Salah satu hal yang masih menjadi perdebatan adalah apakah konsep Open Office dapat meningkatkan produktivitas, atau justru menjadi sarang distraksi?
Apa Itu Open Office?
Open Office merupakan desain tata ruang kantor yang sangat meminimalkan ruang tertutup dan dinding pemisah. Dulunya, sebuah kantor terdiri dari ruang-ruang tertutup dan meja dengan kubikel. Staf dengan level tinggi seperti manajer bekerja dari ruang tertutup yang hanya berisi manajer itu sendiri. Konsep Open Office menghapus ruang-ruang tersebut sehingga staf dari berbagai level duduk berdampingan di meja yang sama. Konsep ini fokus pada transparansi, aksesibilitas, dan fleksibilitas antar staf.
Kelebihan Open Office
Banyak perusahaan yang akhirnya mengadopsi konsep ini karena Open Office memiliki manfaat praktis. Beberapa di antaranya adalah:
1. Meningkatkan Kolaborasi dan Komunikasi
Hambatan komunikasi antar karyawan dapat berkurang karena dinding fisik telah dihapus. Karyawan bisa langsung berdiskusi tanpa harus ‘mengunjungi’ ruang-ruang tertentu. Hal ini akan mempercepat aliran informasi dan pemecahan masalah.
2. Efisiensi Biaya dan Ruang
Open Office jauh lebih ekonomis jika dilihat dari sisi operasional. Tanpa adanya ruangan tertutup, perusahaan dapat menampung karyawan lebih banyak. Biaya konstruksi untuk membangun ruangan pun dapat ditekan secara signifikan. Biaya listrik untuk AC juga dapat berkurang karena ruang terbuka mungkin hanya membutuhkan 1-2 AC.
3. Membangun Budaya Egaliter
Konsep Open Office berusaha membangun budaya egaliter di kantor. Dengan menghilangkan ruangan pribadi untuk atasan, kesan hierarki yang kaku akan memudar. Karyawan dapat merasa lebih dekat dengan pimpinan karena bekerja di ruang bahkan meja yang sama.
4. Fleksibilitas Layout
Ruang terbuka memudahkan perusahaan untuk melakukan reorganisasi tim. Jika ada proyek baru yang membutuhkan kerjasama lintas divisi, meja dapat digeser atau dikelompokkan ulang dengan mudah tanpa perlu renovasi besar.
Kekurangan Open Office
Meski terdengar ideal, Open Office juga memiliki kekurangan. Beberapa di antaranya adalah:
1. Polusi Suara
Sebuah kantor terdiri dari karyawan dengan kepribadian yang berbeda-beda. Beberapa karyawan tidak masalah dengan suara ketikan keyboard atau percakapan rekan kerja. Namun, banyak juga karyawan yang butuh ketenangan agar dapat bekerja dengan fokus. Tanpa adanya ruang pribadi atau meja kubikel, suara-suara dari sekitar dapat mengganggu ketenangan kerja.
2. Kurangnya Privasi
Open Office menjadikan karyawan dan atasan bekerja di ruang atau bahkan meja yang sama. Bagi beberapa karyawan, bekerja dekat atasan dapat terasa seperti pengawasan terus-menerus. Hal ini dapat memicu tingkat stres lebih tinggi.
3. Penurunan Produktivitas
Konsep Open Office awalnya bertujuan untuk meningkatkan kolaborasi secara langsung. Namun, di beberapa kondisi, interaksi tatap muka justru menurun karena karyawan tidak bertegur sapa. Beberapa karyawan justru menciptakan ruang privasi sendiri seperti menggunakan earphone dengan fitur cancelling noise sepanjang hari agar tidak terdistraksi dengan suara di sekitar.
4. Penularan Penyakit
Open Office menunjukkan kelemahannya ketika ada salah satu karyawan yang sedang sakit atau sedang terjadi wabah. Berada di ruangan dan sirkulasi udara yang sama dengan virus atau bakteri membuat penyebarannya jauh lebih cepat.
Bagaimana Agar Open Office Tetap Efektif?
Perusahaan perlu menerapkan strategi tertentu sebelum mengadopsi konsep Open Office. Strategi ini bertujuan agar implementasi konsep ini dapat berjalan lancar. Beberapa strategi yang dapat dicoba yakni:
1. Terapkan Konsep Activity-Based Working
Sebaiknya, jangan buat seluruh kantor menjadi ruang terbuka total. Perusahaan perlu menyediakan zona khusus berdasarkan jenis aktivitas. Sebagai contoh:
- Quiet Zones: Area dilarang berbicara untuk tugas yang butuh konsentrasi tinggi.
- Collaboration Hubs: Sofa atau meja tinggi untuk diskusi santai.
- Phone Booth: Bilik kecil kedap suara untuk menerima telepon pribadi atau client call.
2. Investasi pada Akustik
Gunakan material penyerap suara seperti karpet tebal, panel dinding akustik, atau tanaman dalam ruangan yang banyak. Tanaman bukan hanya mempercantik ruangan, tapi juga efektif memecah gelombang suara.
3. Buat Etika di Kantor
Perusahaan harus menetapkan norma kesopanan di ruang terbuka. Sebagai contoh, jika ingin mengobrol lebih dari 5 menit, karyawan sebaiknya pindah ke area pantry atau ruang rapat kecil.
4. Berikan Otonomi pada Karyawan
Izinkan karyawan untuk sesekali bekerja dari rumah (remote) atau berpindah tempat di dalam kantor. Kebebasan untuk memilih lingkungan kerja sesuai suasana hati dapat meningkatkan kepuasan kerja.
Kesimpulan
Konsep Open Office bukanlah solusi yang akan cocok bagi seluruh perusahaan. Keberhasilannya sangat bergantung pada jenis industri, budaya perusahaan, dan desain interior yang diterapkan. Kantor terbuka yang sukses adalah kantor yang mampu menyeimbangkan kebutuhan manusia akan interaksi sosial dengan kebutuhan psikologis akan privasi dan ketenangan.
