CRM (Customer Relationship Management) selama ini terkenal sebagai sebuah sistem untuk mendukung kegiatan bisnis. Hal ini wajar terjadi karena CRM memang berguna untuk mencatat data pelanggan serta melakukan follow-up terhadap prospek bisnis. Namun, seiring perkembangan zaman, kegunaan CRM ikut berevolusi dan tidak lagi terbatas pada dunia bisnis. Sistem CRM mulai digunakan oleh banyak lembaga pendidikan karena butuh mengelola data yang semakin kompleks.
Di zaman sekarang, sekolah seperti mengalami penambahan fungsi. Selain sebagai tempat belajar, sekolah kini memegang tanggung jawab untuk mengelola hubungan baik dengan berbagai pihak seperti siswa, orang tua, alumni, hingga calon siswa baru. Hal ini dapat terjadi karena adanya perubahan pola pikir. Beberapa sekolah mulai menyadari bahwa selain kualitas kurikulum, kualitas layanan dan komunikasi juga harus rutin dievaluasi dan diperbaiki. Suatu sekolah yang mampu memberikan layanan yang baik akan lebih dipercaya oleh calon siswa serta dapat bersaing dengan sekolah lain.
Calon orang tua murid kini juga memasukkan aspek pelayanan ke dalam pertimbangan sebelum memilih sekolah. Bagaimana sekolah merespon pertanyaan, menyampaikan informasi, hingga menangani masalah, seluruhnya dipertimbangkan dengan matang oleh para calon orang tua murid. Oleh karena itu, sekolah membutuhkan sistem yang dapat membantu mengelola data sekaligus hubungan dengan orang tua murid. Dengan CRM, sekolah dapat menunjukkan profesionalitas dan menjaga reputasi sekolah itu sendiri.
Beberapa manfaat CRM untuk dunia pendidikan antara lain:
1. Data Siswa Terpusat
Sekolah mungkin menyimpan data siswa di berbagai tempat secara terpisah. Dengan CRM, data-data tersebut dapat dipusatkan ke satu dashboard yang terpadu. Data yang disimpan tidak terbatas pada data pribadi siswa, namun juga catatan akademik, riwayat kehadiran, catatan prestasi, dan lain sebagainya. Dengan data terpusat seperti ini, guru atau wali kelas dapat menemukan informasi dengan mudah karena hanya perlu mengakses satu tempat.
CRM juga dapat membantu adanya human error. Data yang disimpan secara terpisah di Whatsapp, Email, bahkan dokumen fisik berisiko tinggi untuk hilang atau salah input. Penggunaan CRM dapat meminimalisasi kesalahan tersebut. Dashboard yang terpadu memungkinkan sekolah menyimpan data dengan rapi dan menghemat waktu karena mudah diakses.
Selain itu, CRM juga dapat membantu untuk membuat keputusan yang berbasis data. Dengan modal data yang tersimpan, CRM membantu guru untuk menilai perkembangan siswa, mengidentifikasi masalah belajar, bahkan memberikan rekomendasi berdasarkan peminatan siswa. Cara seperti ini membuat proses pembinaan siswa menjadi lebih efektif dan responsif.
2. Analisis dan Laporan Akurat
Beberapa CRM memiliki fitur analisis data yang canggih. Oleh karena itu, penggunaan CRM dapat membantu sekolah dalam menganalisis data dan menyusun laporan. Sebagai contoh, CRM dapat menyajikan jumlah pendaftar baru per tahun, tingkat kehadiran siswa, hingga efektivitas kegiatan promosi. Dengan demikian, sekolah dapat mengambil keputusan strategis yang berbasis data.
Fitur yang terdapat dalam CRM memungkinkan staf sekolah untuk membuat laporan dengan mudah. Laporan untuk yayasan, pemerintah, atau keperluan akreditasi dapat disusun berdasarkan data yang telah tersimpan di CRM. Dengan demikian, staf sekolah tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk membuat laporan. Proses pembuatan laporan yang biasanya memakan waktu berhari-hari kini dapat diringkas menjadi beberapa jam.
Selain itu, CRM membantu sekolah untuk memprediksi kebutuhan di masa depan. Sebagai contoh, proyeksi jumlah kelas yang perlu dibuka, kebutuhan tenaga pengajar, dan tren minat siswa terhadap jurusan tertentu. Informasi ini membuat sekolah dapat membuat perencanaan yang matang dan efisien.
3. Komunikasi dengan Orang Tua Lebih Terarah
Komunikasi merupakan salah satu kunci kepercayaan orang tua terhadap sebuah sekolah. Untuk mengelola komunikasi tersebut, sekolah dapat menggunakan aplikasi CRM. CRM dapat membantu mencatat seluruh interaksi dengan orang tua, mulai dari pertanyaan via Whatsapp hingga penanganan keluhan. Dengan demikian, guru dan staf dapat menindaklanjuti dengan cepat jika ada kebutuhan atau masalah tertentu.
Selain itu, CRM dapat membantu sekolah mengirimkan informasi secara massal namun tetap terstruktur. Sebagai contoh, informasi mengenai kegiatan, perubahan jadwal, agenda sekolah, hingga laporan harian. Orang tua murid akan merasa aman dan tenang dengan adanya komunikasi yang konsisten seperti ini. Mereka akan selalu mendapatkan update secara tepat waktu dan tidak ada informasi yang terlewat.
4. Menjalin Hubungan dengan Alumni
Banyak sekolah yang langsung kehilangan kontak dengan siswa setelah mereka lulus. Sebenarnya, alumni memiliki peran penting bagi reputasi dan perkembangan sekolah. Namun, hal itu berlaku jika sekolah tetap menjaga hubungan baik dengan alumni. Dengan CRM, sekolah dapat menyimpan data alumni serta mengirimkan berbagai informasi terbaru terkait kegiatan sekolah.
Sekolah dapat melibatkan alumni dengan menggunakan pendekatan yang lebih terstruktur. Sebagai contoh, sekolah dapat meminta kontribusi alumni sebagai pembicara, mentor, atau bahkan donatur untuk mengembangkan fasilitas sekolah. Dengan adanya database yang rapi, proses ini akan lebih mudah dikelola dan dijalankan secara profesional.
Manfaat lain jika sekolah mengelola hubungan baik dengan alumni adalah adanya peluang kolaborasi baru. Alumni dapat berbagi informasi mengenai program magang, proyek pengembangan, dan kesempatan karir bagi siswa yang masih aktif. Hal ini menunjukkan bahwa sekolah tetap peduli dengan siswanya meski mereka telah lulus beberapa tahun lalu.Â
5. Pendaftaran Siswa Baru Lebih Efisien
Banyak sekolah sering kewalahan saat musim PPDB (penerimaan peserta didik baru). Salah satu alasan utamanya adalah data calon siswa yang masuk jumlahnya ratusan bahkan ribuan. Dengan menggunakan CRM, data-data tersebut dapat disimpan secara otomatis dan terstruktur. Panitia PPDB dapat memantau status calon siswa. Siapa saja yang baru mendaftar, siapa saja yang sudah mengikuti tes, dan status-status lainnya dapat dipantau dengan mudah melalui satu dashboard.
Selain itu, CRM juga dapat mengirim notifikasi otomatis. Sebagai contoh, pengingat pembayaran, jadwal wawancara, dan daftar berkas yang masih kurang. Fitur ini mengurangi pekerjaan administratif dan membuat proses pendaftaran lebih lancar baik bagi pihak sekolah maupun orang tua.
Kesimpulan
Di zaman sekarang, CRM tidak hanya berguna bagi dunia bisnis. Dunia pendidikan juga membutuhkan CRM untuk membantu sekolah bekerja lebih efisien dan memberikan pelayanan yang terstruktur. Sekolah dengan sistem data yang rapi akan terlihat lebih profesional. Dengan demikian, rasa percaya dari calon murid dan orang tua akan tumbuh dengan sendirinya.
