UU 27/2026 mengatur istirahat panjang 30 hari kalender setelah masa kerja berturut-turut lima tahun atau kelipatannya. Panduan ini membantu HR memeriksa masa kerja, perjanjian, cakupan layanan, dan pencatatan tanpa mencampuradukkannya dengan cuti tahunan.
Pisahkan istirahat panjang dari cuti tahunan
UU Nomor 27 Tahun 2026 tentang Pelindungan Ketenagakerjaan memuat aturan istirahat panjang dalam Pasal 118. Teks pasal menyebut pekerja memperoleh istirahat panjang selama 30 hari kalender setelah bekerja berturut-turut selama lima tahun atau kelipatannya. Ketentuan itu berbeda dari cuti tahunan minimum setelah masa kerja 12 bulan. Karena penyebutan, satuan, dan kondisi haknya berbeda, sistem administrasi tidak sebaiknya menaruh seluruh ketidakhadiran pada satu saldo “cuti” tanpa penjelasan.
HR perlu membaca pasal lengkap serta ketentuan pelaksanaan yang relevan sebelum menyusun prosedur. Pasal 118 juga menyebut pekerja yang menggunakan waktu istirahat tersebut tidak mengurangi hak atas upah dan manfaat lainnya, serta menyebut bahwa pekerja yang mengambil istirahat panjang tidak berhak atas cuti tahunan pada tahun berjalan. Penerapan pada situasi masa kerja atau kebijakan tertentu perlu ditinjau secara hukum, terutama jika ada perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama yang harus diselaraskan.
Buat daftar masa kerja yang dapat diverifikasi
Mulailah dari data tanggal mulai bekerja, perubahan hubungan kerja, perpindahan antarunit, dan riwayat masa kerja yang dapat dibuktikan. Jangan menyimpulkan masa kerja hanya dari tanggal yang tampil pada satu sistem jika ada dokumen pembaruan, penggabungan usaha, atau perubahan status yang belum diselaraskan. Buat daftar pekerja yang mendekati ambang lima tahun, lalu minta pemeriksaan HR sebelum mengirim pemberitahuan hak. Satu kesalahan tanggal dapat menggeser waktu perencanaan istirahat dan cakupan pekerjaan.
Catat sumber yang dipakai untuk mengonfirmasi masa kerja, siapa yang melakukan pengecekan, dan kapan status disahkan. Jika data bertentangan, tahan perubahan saldo sampai dokumen diperiksa dan komunikasikan bahwa sedang dilakukan verifikasi. Hindari meminta salinan dokumen sensitif kepada semua orang secara rutin bila perusahaan telah memiliki catatan yang sah dan akurat. Berikan pekerja kesempatan meninjau ringkasan tanggal masa kerja mereka dan melaporkan perbedaan melalui kanal privat, sehingga koreksi terjadi sebelum jadwal istirahat disetujui.
Selaraskan kalender hak dengan perjanjian dan kebijakan
Buat matriks yang memisahkan dasar hukum, syarat masa kerja, satuan durasi, perlakuan upah, kaitan dengan cuti tahunan, dan aturan pengajuan. Kolom tersebut membantu HR membandingkan ketentuan undang-undang dengan dokumen internal tanpa mengasumsikan bahwa semua detail pelaksanaan sudah terjawab di satu pasal. Tandai pertanyaan yang belum pasti untuk dikonsultasikan kepada penasihat ketenagakerjaan atau dinas berwenang. Jangan mengisi celah dengan praktik informal dari perusahaan lain.
Tinjau masa berlaku peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Jika prosedur lama menyebut istirahat panjang dengan syarat yang berbeda, jangan hanya mengubah nama kolom di aplikasi. Perlu ada pemeriksaan teks, pembahasan dengan pihak yang relevan, tanggal efektif, dan komunikasi kepada pekerja. Simpan versi kebijakan sebelumnya sebagai arsip sesuai aturan retensi, tetapi tandai secara jelas agar tidak dipakai sebagai prosedur berjalan. Dengan tata kelola versi, supervisor tidak membuat keputusan dari file lama yang tertinggal di komputer.
Rencanakan layanan sebelum pekerja mengambil waktu istirahat
Setelah perkiraan waktu hak diketahui, petakan tugas dan pelanggan yang perlu ditangani selama pekerja tidak bertugas. Tentukan pemilik sementara, pelatihan yang diperlukan, tenggat serah terima, serta keputusan yang tetap harus disetujui oleh pemilik peran. Jangan meminta pekerja membuat pengganti permanen tanpa dukungan manajer. Rencana yang baik menjelaskan batas tanggung jawab dan durasi penugasan sementara agar rekan kerja tidak menerima tambahan tugas tanpa mengetahui kapan atau bagaimana tugas itu berakhir.
Susun jadwal istirahat bersama pekerja dengan mempertimbangkan layanan dan hak yang berlaku. Jika beberapa orang diperkirakan mengambilnya pada periode yang berdekatan, buat rencana kapasitas lebih awal. Gunakan data beban kerja untuk melihat bagian mana yang membutuhkan pelatihan silang atau perubahan urutan kerja. Hindari menolak secara otomatis hanya karena tim ingin mempertahankan kebiasaan lama. Setiap kendala harus dijelaskan, dicatat, dan ditinjau sesuai kerangka hukum serta dokumen perusahaan yang berlaku.
Jelaskan permohonan, pencatatan, dan komunikasi
Tentukan bagaimana pekerja mengajukan waktu, berapa lama sebelum tanggal yang diinginkan pemberitahuan diberikan, siapa yang memberi jawaban, dan bagaimana tanggal disepakati. Jelaskan pula cara mengajukan perubahan bila terjadi keadaan yang tidak terduga. Pengajuan yang tersimpan membantu memastikan jadwal, payroll, dan serah terima menggunakan tanggal yang sama. Jangan membuat proses begitu rumit sehingga pekerja tidak tahu apakah permohonannya diterima atau harus mengirim informasi ke beberapa atasan.
Setelah keputusan dibuat, berikan ringkasan tertulis yang mencantumkan periode, tanggal mulai dan kembali, perlakuan administrasi sesuai kebijakan, kontak selama serah terima bila perlu, dan orang yang dapat menjawab pertanyaan. Hindari menyebarkan alasan pribadi atau dokumen pendukung ke daftar email luas. Tim yang membutuhkan informasi operasional cukup mengetahui siapa yang tidak bertugas dan siapa pengganti yang ditunjuk. Pembatasan informasi juga mengurangi risiko salah paham dan menjaga martabat pekerja.
Jaga data, evaluasi, dan dokumentasi
Simpan dokumen masa kerja dan keputusan pada sistem yang aksesnya dibatasi. Pisahkan data yang dibutuhkan untuk menghitung kelayakan dari dokumen yang hanya perlu dilihat fungsi hukum. Tentukan jadwal retensi, cara koreksi, dan siapa yang dapat menyetujui perubahan. Jangan mengirimkan laporan lengkap masa kerja dan cuti melalui grup umum. Ringkasan agregat dapat dipakai untuk perencanaan kapasitas, sementara rincian individu hanya tersedia kepada pihak yang memiliki kebutuhan kerja yang jelas.
Evaluasi proses melalui ukuran seperti ketepatan identifikasi, waktu respons permohonan, kelengkapan serah terima, dan gangguan layanan selama periode. Periksa apakah pekerja memahami perbedaan hak ini dengan cuti tahunan dan apakah saldo yang tampil sesuai dengan keputusan HR. Kantor Kita menjelaskan fitur pengajuan izin dan cuti pada halaman produknya; tim dapat mengecek apakah kebutuhan administrasi istirahat panjang sesuai dengan fungsi yang tersedia. Sistem membantu menyimpan transaksi kerja, tetapi tafsir hukum, kebijakan, dan keputusan hak tetap perlu ditetapkan perusahaan.
Buat kalender pengingat masa kerja pada tingkat administrasi, bukan pengumuman publik tentang tanggal pribadi setiap karyawan. HR dapat mengirim pemberitahuan privat beberapa bulan sebelum seseorang memenuhi ambang, menjelaskan apa yang tercatat, dan meminta konfirmasi data. Informasi yang diberikan lebih awal memberi pekerja waktu mempertimbangkan tanggal serta memberi manajer waktu menata cakupan. Hindari menjadikan kalender itu sebagai alat menilai pekerja yang memilih waktu berbeda; keputusan harus ditangani dalam prosedur yang jelas dan konsisten.
Jika beberapa lokasi memiliki sistem atau arsip berbeda, lakukan pencocokan antara daftar pusat dan dokumen sumber sebelum periode istirahat dimulai. Catat hasil rekonsiliasi, siapa yang memeriksa, dan tindakan pada data yang belum lengkap. Setelah aturan internal diperbarui, latih supervisor dengan contoh situasi agar mereka tidak menggabungkan saldo hak yang berlainan. Materi singkat yang menjawab pertanyaan lazim membantu mencegah pekerja bergantung pada kabar dari rekan atau tafsiran manajer yang tidak memiliki kewenangan hukum.
Sebelum mengubah saldo atau kode absensi, lakukan uji kasus dengan tanggal masa kerja berbeda dan pekerja yang jadwalnya berubah. Bandingkan hasil sistem dengan keputusan HR yang telah ditinjau agar kesalahan konfigurasi tidak menyebar ke seluruh daftar pekerja.
Bacaan terkait
Pelajari informasi terkait untuk menyesuaikan langkah di atas dengan kebutuhan tim Anda:
