Pengelolaan bisnis tanpa pencatatan keuangan terasa seperti berlayar namun tanpa kompas. Kapal yang ditumpangi tetap bergerak namun tidak diketahui arah mana yang dituju. Mungkin kapal tersebut berlayar ke arah yang benar, tersesat, atau justru perlahan akan karam. Sama halnya dengan bisnis. Tanpa adanya pencatatan keuangan, pemilik bisnis tidak mengetahui ke mana arah tumbuhnya bisnis tersebut.
Sayangnya, masih banyak pemilik bisnis terutama skala kecil atau UMKM yang masih memandang bahwa pencatatan keuangan merupakan hal yang rumit. Faktanya, pencatatan keuangan justru akan mempermudah bisnis itu sendiri. Adanya data yang jelas akan membantu pemilik bisnis memantau pergerakan bisnisnya. Pengeluaran membengkak, jumlah stok, untung rugi, keefektifan strategi, dan lain sebagainya dapat dipantau dengan pencatatan keuangan.
Berikut ini adalah beberapa tips praktis yang bisa diterapkan untuk menjaga keuangan bisnis agar tetap terkendali.
1. Catat Semua Transaksi meski Nominal Kecil
Banyak pemilik bisnis yang masih mengabaikan transaksi nominal kecil. Sebagai contoh, pembelian plastik seharga Rp5.000, uang parkir seharga Rp2.000, dan lain sebagainya. Transaksi yang seperti demikian mungkin memang terlihat sepele karena besaran nominalnya tidak terlalu besar. Namun, jika transaksi tersebut dikumpulkan selama satu bulan, total biayanya dapat mencapai ratusan hingga jutaan rupiah. Jumlah tersebut cukup besar untuk memengaruhi profit bisnis.
Mencatat semua transaksi yang terjadi memiliki beberapa manfaat. Pertama, pencatatan transaksi dapat mendeteksi ke mana larinya uang bisnis dan pengeluaran yang tidak diperlukan. Transaksi dengan nominal kecil yang mungkin tidak perlu biasanya menjadi faktor pengeluaran yang membengkak. Maka dari itu, bisnis perlu mencatat keuangan setiap harinya.
Manfaat lainnya adalah bisnis dapat terhindar dari selisih kas di akhir bulan. Beberapa bisnis umumnya melakukan pengecekan keseluruhan setiap sebulan sekali. Selisih kas rawan terjadi di bisnis yang tidak melakukan pencatatan keuangan. Sebagai contoh, catatan kasir menulis uang masuk sejumlah Rp100.000 tapi saat dihitung ulang ternyata jumlahnya hanya Rp90.000. Dengan melakukan pencatatan keuangan, bisnis dapat terhindar dari selisih kas.
2. Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis
Menyatukan keuangan pribadi dan bisnis merupakan masalah yang sering terjadi pada UMKM. Pemilik bisnis sering memakai uang bisnis untuk kebutuhan pribadi dan sebaliknya. Meski sudah menggunakan alasan uang tersebut akan diganti, namun kenyataannya banyak pemilik bisnis yang sering melupakannya. Akhirnya, keuangan bercampur dan laporan menjadi tidak akurat. Selain itu, cashflow juga mengalami kekacauan sehingga sulit untuk menghitung profit.
Pemisahan keuangan dapat membantu pemilik bisnis mengetahui beberapa hal. Pertama, jumlah profit yang sebenarnya. Nominal profit dapat diketahui secara pasti dan tidak tercampur dengan saldo pribadi. Kedua, jumlah saldo kas yang aman. Saldo kas untuk kebutuhan operasional harian harus tersedia dengan jumlah yang pas. Saldo kas yang terlalu banyak rawan disalahgunakan dan saldo kas terlalu sedikit akan menyulitkan kegiatan operasional.
Selanjutnya, pemilik bisnis dapat memutuskan besaran gaji pribadi yang wajar. Jika keuangan pribadi dan harian dipisah, pemilik bisnis akan lebih mudah melihat profit bisnis itu sendiri. Dengan demikian, penentuan gaji pribadi akan lebih mudah. Besaran gaji pribadi sebaiknya menyesuaikan dari profit dan kebutuhan operasional harian bisnis tersebut.
Cara paling praktis untuk memisahkan keuangan pribadi dan bisnis adalah membuat rekening terpisah. Apabila keuangan pribadi sudah memiliki rekening, maka buat rekening khusus untuk keuangan bisnis. Rekening khusus penting untuk dimiliki meski bisnis masih dalam skala kecil. Selain terlihat profesional di mata pelanggan, rekening khusus ini dapat memudahkan pemilik bisnis untuk mengelola keuangan.
3. Kategorikan Pengeluaran dan Pendapatan dengan Jelas
Sebuah bisnis pasti memiliki transaksi untuk kebutuhan yang berbeda-beda. Maka dari itu, perlu dibuat kategori yang rapi. Transaksi harus dikelompokkan ke dalam dua kategori besar di awal yakni kategori pengeluaran dan pendapatan. Kategori pengeluaran dapat dibagi lagi menjadi kategori-kategori kecil seperti gaji karyawan, biaya operasional toko, biaya iklan, biaya transportasi, dan lain-lain. Kategori pendapatan juga dapat dibagi lagi menjadi kategori-kategori kecil seperti penjualan produk, pendapatan tambahan, refund, dan lain-lain.
Dengan kategori yang tepat, pemilik bisnis dapat menganalisis hal-hal penting. Sebagai contoh, dengan adanya kategori biaya iklan, pemilik bisnis dapat melihat apakah biayanya membengkak. Contoh lain, di kategori gaji karyawan, dapat terlihat apakah gaji yang diberikan sudah sesuai dengan beban kerja. Dengan data yang lengkap seperti ini, pemilik bisnis dapat mengelola bisnisnya dengan lebih mudah.
4. Simpan Semua Bukti Transaksi
Setiap transaksi umumnya memiliki bukti. Nota saat berbelanja bahan baku, slip setoran bank, kwitansi, seluruhnya merupakan bukti transaksi. Bukti transaksi ini wajib disimpan untuk pembuatan laporan bulanan. Bukti transaksi juga dapat menjadi penolong utama untuk memverifikasi pengeluaran atau pendapatan tertentu.
Bukti transaksi umumnya tersedia dalam bentuk fisik dan digital. Untuk bukti fisik, pemilik bisnis dapat menggunakan map untuk menyimpan nota/kuitansi. Map tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan kategori tertentu. Untuk bukti digital, pemilik bisnis dapat memanfaatkan aplikasi Google Drive. Pisahkan bukti transaksi ke folder-folder khusus agar mudah dicari.
5. Lakukan Rekonsiliasi Kas secara Rutin
Rekonsiliasi merupakan proses pencocokan catatan transaksi dengan uang yang ada. Rekonsiliasi kas adalah langkah penting untuk memastikan pencatatan tidak melenceng dan sesuai dengan jumlah uang. Pencatatan keuangan tanpa rekonsiliasi rutin rawan mengalami selisih kas dan data yang tidak akurat. Maka dari itu, rekonsiliasi kas sebaiknya dilakukan minimal sekali dalam satu minggu.
Rekonsiliasi kas dapat dilakukan dengan cara sederhana. Pertama, pemilik bisnis dapat mengecek saldo yang tercatat di aplikasi atau catatan keuangan. Kedua, hitung saldo yang terdapat di kas fisik. Kemudian, bandingkan kedua jumlah saldo tersebut. Jika hasilnya sama, itu berarti pencatatan keuangan telah berhasil. Jika terdapat selisih, pemilik bisnis harus segera mencari penyebabnya.
6. Gunakan Alat atau Aplikasi Pencatat Keuangan
Pencatat keuangan manual sudah tidak efisien di era digital seperti sekarang. Pencatatan manual umumnya membutuhkan waktu yang lebih lama serta rawan hilang. Seiring berkembangnya zaman, teknologi pendukung akuntansi juga ikut berkembang. Kini banyak aplikasi atau software yang dapat digunakan untuk membantu pencatatan keuangan.
Aplikasi pencatat keuangan memiliki banyak keuntungan. Beberapa aplikasi menyediakan fitur laporan otomatis sehingga pengguna tidak perlu membuat laporan secara manual. Ada pula dashboard yang menyajikan grafik arus kas sehingga mudah memantau arus kas bisnis. Penggunaan aplikasi pencatat keuangan memudahkan pemilik bisnis untuk memantau bisnis secara real-time.
Kesimpulan
Pencatatan keuangan harian bukan pekerjaan yang berat. Jika dilakukan secara konsisten, pekerjaan ini akan mendatangkan manfaat yang besar. Bisnis akan lebih terkontrol, cashflow lebih sehat, pengeluaran lebih efisien, dan profit terlihat jelas. Dengan transparansi keuangan yang jelas, bisnis akan berkembang lebih cepat.
