Jabatan HR (Human Resources) sering kali dianggap sebagai “jantung” dari sebuah perusahaan. Anda harus mengurus segala hal, mulai dari mencari calon staf terbaik, menjaga moral karyawan, hingga memastikan urusan administrasi yang rumit berjalan tanpa celah. Sering kali, HR menghabiskan banyak waktu untuk mengurus tumpukan kertas atau tabel Excel yang membosankan.
Jika Anda mulai merasa kewalahan dengan beban kerja sehari-hari, mungkin sekarang adalah saatnya untuk Anda memanfaatkan teknologi. Di zaman sekarang, banyak teknologi yang diciptakan untuk membantu pekerjaan kantoran. Berikut adalah beberapa contoh teknologi yang dapat mempermudah pekerjaan Anda sebagai HR.
1. Sistem Rekrutmen Otomatis (ATS)
Salah satu tugas utama HR adalah rekrutmen pegawai baru. Dalam proses rekrutmen tersebut, perusahaan pasti menerima ratusan bahkan ribuan CV untuk satu posisi. Pada saat inilah Anda akan membutuhkan teknologi Applicant Tracking System (ATS). ATS ini mampu menyaring CV calon pegawai berdasarkan kata kunci tertentu. Sebagai contoh, perusahaan Anda membuka posisi customer service. Dengan ATS, Anda dapat menyaring CV mana saja yang sesuai dengan posisi customer service tersebut.
Dengan demikian, Anda tidak perlu membaca CV satu per satu. CV yang tidak relevan dengan posisi yang ditawarkan akan secara otomatis tidak ditampilkan oleh ATS. Dengan sistem ATS ini, pekerjaan Anda akan jauh lebih ringan. Anda dapat fokus memilih CV yang relevan untuk menjadwalkan wawancara dengan calon pegawai.
2. Sistem Absensi Digital
Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan merupakan kegiatan yang paling menyita waktu. Data kehadiran karyawan biasanya memuat banyak komponen seperti jam masuk, jam pulang, jam istirahat, jatah cuti, dan lain sebagainya. Jika perusahaan masih menggunakan sistem absensi manual seperti menggunakan buku untuk mencatat kehadiran karyawan, HR akan sangat kesulitan membuat rekapitulasinya karena tidak dapat dikerjakan secara otomatis.
Anda dapat mempertimbangkan untuk beralih ke sistem absensi digital. Sistem absensi digital dapat mencatat kehadiran karyawan secara otomatis dan menyimpannya di server cloud. Karyawan hanya perlu absen melalui ponsel masing-masing dan Anda sebagai HR dapat memantaunya melalui dashboard admin. Di akhir bulan, Anda dapat mengunduh laporan kehadiran karyawan secara otomatis. Laporan tersebut berisi komponen kehadiran karyawan seperti jam masuk, jam istirahat, jam pulang, lembur, pengajuan cuti, dan lain sebagainya.
3. Manajemen Kinerja (Performance Tracking)
Banyak perusahaan yang menerapkan KPI (Key Performance Indicators) bagi para karyawannya. Peran Anda sebagai HR adalah untuk menilai kinerja karyawan berdasarkan KPI tersebut. Namun, penilaian kinerja karyawan secara subjektif sering memicu konflik internal. Selain itu, Anda juga akan kerepotan jika terus-terusan melakukan pertemuan dengan karyawan untuk melaporkan kinerja mereka.
Teknologi Performance Management Software dapat membantu Anda untuk memantau KPI karyawan secara objektif dan real-time. Anda dapat melihat progres kerja setiap karyawan atau departemen melalui satu dashboard saja. Dengan data yang jelas, sesi evaluasi tahunan akan menjadi lebih konstruktif karena berbasis pada fakta dan angka, bukan sekadar perasaan atau asumsi.
4. Platform Pelatihan dan Pengembangan (LMS)
Salah satu tugas HR adalah mempersiapkan pelatihan untuk meningkatkan skill karyawan. Namun, mengatur jadwal pelatihan untuk ratusan bahkan ribuan pegawai tentu sangat berat. Anda dapat memanfaatkan teknologi Learning Management System (LMS). Dengan LMS, Anda dapat mengunggah materi pelatihan dalam bentuk video atau dokumen yang bisa diakses oleh karyawan kapan saja. Anda juga dapat memantau siapa saja yang sudah menyelesaikan modul tersebut. Teknologi ini memastikan pengembangan SDM tetap berjalan tanpa mengganggu jam kerja operasional kantor.
Mengapa HR Harus Berani Berubah?
Pemanfaatan teknologi untuk meringankan beban kerja bukan berarti mengurangi sentuhan manusiawi. Bantuan teknologi seperti ATS dan sistem absensi digital dapat membebaskan Anda dari tugas-tugas administratif yang kaku dan repetitif. Dengan adanya teknologi ini, Anda dapat memanfaatkan waktu untuk pekerjaan lain. Sebagai contoh, mendengarkan keluh kesah karyawan, merancang strategi pekerjaan, dan menjadi mitra strategis bagi manajemen.
Kesimpulan
Pemanfaatan teknologi bukan berarti menggantikan posisi Anda sebagai HR. Bantuan teknologi justru dapat memperkuat peran Anda di perusahaan. Dengan mengadopsi sistem yang cerdas, Anda dapat mengubah citra HR dari “admin kantor” menjadi penggerak utama pertumbuhan perusahaan. Anda dapat memulainya dengan langkah kecil seperti beralih ke sistem digital. Rasakan bagaimana pekerjaan Anda menjadi jauh lebih ringan dan menyenangkan setiap harinya.
