Banyak pemilik UMKM setuju bahwa salah satu tantangan terbesar dalam menjalankan bisnis bukan hanya menjual produk, tetapi juga mengelola perputaran uang. Tanpa pencatatan yang jelas, bisnis mungkin terlihat baik-baik saja padahal sebenarnya sedang merugi. Oleh karena itu, pembukuan menjadi hal yang sangat penting meski usaha masih berskala kecil.
Pembukuan tidak harus rumit seperti yang sering dibayangkan. Dengan langkah-langkah sederhana, UMKM bisa memiliki laporan keuangan yang rapi dan mudah dipahami. Artikel ini akan membahas tips pembukuan keuangan sederhana yang bisa langsung diterapkan bahkan oleh pemilik usaha tanpa latar belakang akuntansi.
Mengapa Pembukuan Penting untuk UMKM?
Sebelum masuk ke tips, penting untuk memahami manfaat pembukuan bagi usaha kecil:
- Mengetahui kondisi bisnis sebenarnya — apakah untung atau rugi
- Mempermudah perencanaan — menentukan target penjualan atau mengelola stok
- Menghindari kesalahan finansial — piutang tidak tertagih atau transaksi lupa dicatat
- Mendukung pengajuan pinjaman — laporan keuangan rapi meningkatkan kepercayaan bank atau investor
- Mempermudah urusan pajak — karena data transaksi tersusun dengan baik
1. Pahami Elemen Dasar Pembukuan
Pembukuan sederhana untuk UMKM biasanya terdiri dari empat komponen utama:
a. Pencatatan Pemasukan (Income)
Semua uang yang masuk dari penjualan, baik tunai, transfer, maupun penjualan kredit.
b. Pencatatan Pengeluaran (Expense)
Mencakup biaya bahan baku, sewa, listrik, gaji karyawan, biaya marketing, dan kebutuhan operasional lainnya.
c. Catatan Asset & Liability
Misalnya modal awal, peralatan, kendaraan usaha, utang supplier, atau pinjaman bank.
d. Laporan Keuangan Sederhana
Seperti laporan laba rugi, arus kas, dan posisi keuangan.
Memahami empat elemen ini membantu Anda membuat sistem pembukuan yang lengkap, meski bentuknya sederhana.
2. Pisahkan Keuangan Pribadi dan Bisnis
Pembukuan yang rapi dimulai dari pemisahan keuangan pribadi dan bisnis. Banyak UMKM gagal membuat pembukuan karena uang tercampur sehingga sulit dilacak.
Beberapa cara memisahkannya:
- Buat rekening khusus untuk bisnis
- Catat setiap penarikan untuk kebutuhan pribadi
- Gunakan dompet digital atau akun pembayaran khusus untuk usaha
3. Tentukan Media Pembukuan:
UMKM bebas memilih media pembukuan sesuai kenyamanan:
a. Buku Tulis / Jurnal Manual
Penggunaan buku tulis merupakan cara yang paling sederhana dan murah. Cocok untuk usaha kecil dengan sedikit transaksi. Namun, pembukuan di buku tulis mudah tercecer dan sulit menghasilkan laporan otomatis.
b. Spreadsheets (Excel, Google Sheets)
Penggunaan Spreadsheets cocok untuk Anda yang butuh fleksibilitas. Spreadsheets menyediakan rumus yang bisa digunakan dan Anda dapat mengatur tampilan sesuai kebutuhan. Sebagai contoh, Anda dapat membuat sheet terpisah untuk pemasukan, pengeluaran, stok, dan laporan.
c. Software Akuntansi
Penggunaan software akuntansi cocok untuk bisnis skala menengah. Jika transaksi mulai banyak atau butuh laporan harian atau bulanan otomatis, Anda dapat menggunakan software akuntansi. Penggunaan software akuntansi mempercepat pekerjaan Anda dan meminimalkan kesalahan input.
4. Buat Template Pembukuan
Pembukuan akan lebih efisien jika Anda punya template tetap. Berikut beberapa template sederhana yang dapat digunakan:
a. Template Pemasukan
Tanggal | Keterangan | Metode Pembayaran | Jumlah |
b. Template Pengeluaran
Tanggal | Jenis Pengeluaran | Keterangan | Jumlah |
c. Template Catatan Stok
Tanggal | Barang | Masuk | Keluar | Sisa Stok |
d. Rekap Mingguan / Bulanan
Bulan | Total Pemasukan | Total Pengeluaran | Selisih (Laba/Rugi) |
5. Buat Laporan Laba Rugi Sederhana
Laporan ini membantu Anda mengetahui apakah usaha menghasilkan keuntungan. Rumus penghitungan:
Laba Bersih = Total Pemasukan – Total Pengeluaran
Jika angka pengeluaran lebih besar, berarti bisnis mengalami kerugian. Dengan laporan ini, Anda bisa mengetahui beberapa hal:
- Apakah harga jual perlu dinaikkan?
- Apakah biaya operasional harus dikontrol?
- Apakah penjualan sudah sesuai target?
6. Buat Rekap Keuangan Bulanan
Setelah transaksi harian dan mingguan rapi, langkah selanjutnya adalah membuat rekap bulanan. Tujuan rekap bulanan adalah untuk melihat kondisi bisnis secara keseluruhan dalam periode tersebut.
Beberapa hal yang perlu direkap:
- Total pemasukan
- Total pengeluaran
- Laba bersih
- Piutang yang belum dibayar
- Utang yang belum diselesaikan
- Stok akhir bulan
7. Pertimbangkan Beralih ke Software Akuntansi
Anda perlu mempertimbangkan untuk beralih menggunakan software akuntansi jika transaksi bisnis Anda sudah cukup banyak. Keuntungan penggunaan software akuntansi adalah sebagai berikut:
- Transaksi dan laporan otomatis
- Fleksibel (dapat dipantau dari mana pun dan kapan pun)
- Minim human error
- Lebih cepat dan efisien
Penutup
Pembuatan pembukuan keuangan tidak harus dengan cara yang rumit. Hal yang terpenting adalah memulai dari langkah kecil: pemisahan keuangan, pencatatan transaksi, pembuatan template sederhana, dan evaluasi bulanan. Dengan pembukuan yang rapi, pemilik UMKM dapat memahami kondisi bisnis secara nyata, menghindari kebocoran keuangan, dan mengambil keputusan berbasis data.
