Pengelolaan keuangan bisnis adalah salah satu tugas terpenting bagi pemilik UMKM. Sayangnya, banyak pelaku usaha masih mengandalkan ingatan atau pencatatan seadanya sehingga laporan keuangan sering berantakan dan sulit dipantau. Meski skalanya masih kecil, UMKM sebaiknya membuat pembukuan keuangan yang rapi agar bisnis tetap stabil dan siap berkembang.
Checklist keuangan dapat membantu pemilik UMKM menjalankan manajemen keuangan dengan lebih terstruktur. Manajemen keuangan UMKM tidak perlu terlalu rumit, cukup dengan langkah-langkah mudah yang dapat dilakukan setiap hari. Artikel ini akan membahas checklist keuangan harian dan bulanan yang mudah diikuti oleh UMKM, bahkan untuk pemilik yang tidak punya latar belakang akuntansi.
Mengapa Checklist Keuangan Penting untuk UMKM?
Checklist keuangan memberikan manfaat bagi UMKM. Beberapa di antaranya adalah:
- Menghindari saldo minus atau kekurangan dana mendadak
- Mendeteksi adanya selisih uang atau potensi kecurangan
- Memastikan pemasukan tercatat dengan benar
- Mencegah pengeluaran tidak terkontrol
- Mengetahui posisi kas setiap saat
- Memudahkan pembuatan laporan keuangan
- Membantu pengambilan keputusan bisnis yang lebih akurat
Checklist bukan hanya sebagai alat pencatat, namun juga sistem kontrol internal sederhana untuk menjaga kesehatan keuangan bisnis.
Checklist Keuangan Harian UMKM
Checklist harian bertujuan untuk memastikan operasional berjalan lancar, arus kas aman, dan tidak ada transaksi yang terlewat. Berikut poin-poin penting yang sebaiknya dilakukan setiap hari:
1. Catat Semua Pemasukan Harian
Setiap penjualan atau pemasukan bisnis harus tercatat hari itu juga, termasuk:
- Penjualan tunai
- Transfer bank
- Pembayaran via e-wallet
- Pembayaran cicilan dari pelanggan
Nominal, metode pembayaran, waktu transaksi, dan produk/jasa yang terjual harus dicatat seluruhnya. Dengan demikian, Anda dapat memantau penjualan harian secara akurat tanpa bergantung pada ingatan.
2. Catat Semua Pengeluaran Harian
Masalah kerap muncul dari pengeluaran kecil yang tidak tercatat. Sebagai contoh, pembelian bensin, plastik kemasan, atau uang makan karyawan. Jika dibiarkan, pengeluaran kecil bisa mengganggu saldo dan menyebabkan selisih.
Pengeluaran harian harus dicatat terutama pengeluaran berikut:
- Pembelian bahan baku
- Biaya operasional (air, listrik, transportasi)
- Uang kecil (ATK, parkir, kopi untuk tamu, dll)
- Pembayaran supplier
Seluruh pengeluaran sebaiknya disertai bukti berupa struk atau nota.
3. Periksa Saldo Kas dan Saldo Bank
Setiap akhir hari atau setelah jam operasional bisnis, cocokkan catatan transaksi dengan:
- Kas fisik
- Saldo e-wallet bisnis
- Mutasi bank
Hal ini akan memudahkan pelacakan jika ada selisih. Tidak perlu menunggu hingga akhir bulan untuk mencari penyebab selisih.
4. Lakukan Rekonsiliasi Kas Kecil (Petty Cash)
Jika bisnis menggunakan kas kecil, pastikan hal berikut:
Saldo awal + pemasukan – pengeluaran = saldo akhir.
Hal ini penting untuk mencegah selisih dan menghindari penggunaan kas yang tidak semestinya.
5. Update Piutang dan Utang Jatuh Tempo
Setiap hari, Anda perlu mengecek apakah ada pelanggan yang sudah jatuh tempo pembayarannya. Cek pula apakah ada tagihan supplier yang terlewat. Pemantauan ringkas ini membantu menjaga arus kas tetap sehat.
6. Simpan dan Arsipkan Bukti Transaksi
Setiap selesai berbelanja, kumpulkan struk dan bukti transaksi ke dalam satu tempat, baik folder fisik atau folder digital. Jangan menumpuk sampai akhir bulan karena nantinya akan lebih sulit untuk dicari.
Checklist Keuangan Mingguan (Opsional)
Untuk UMKM dengan transaksi yang ramai, pengawasan mingguan membantu mengontrol arus kas. Berikut beberapa kegiatan yang dapat dilakukan setiap akhir minggu:
- Review total pemasukan dan pengeluaran mingguan
- Analisis biaya terbesar minggu ini
- Pembandingan dengan minggu sebelumnya
- Update stok barang
Checklist ini membantu Anda mendapat gambaran lebih cepat tanpa menunggu akhir bulan.
Checklist Keuangan Bulanan UMKM
Checklist bulanan bertujuan memberi gambaran besar tentang performa bisnis dalam satu periode. Bagian ini penting untuk strategi jangka panjang.
1. Rekonsiliasi Bank dan Laporan Transaksi
Cocokkan semua transaksi selama sebulan dengan mutasi bank. Anda harus memastikan tidak ada transaksi yang hilang atau tercatat ganda. Proses ini akan menghasilkan laporan kas yang akurat.
2. Hitung dan Review Arus Kas (Cash Flow)
Arus kas adalah “napas” dari sebuah bisnis. Berikut beberapa hal yang harus Anda cek:
- Berapa total uang masuk bulan ini?
- Berapa total uang keluar?
- Arus kas positif atau negatif?
Jika arus kas negatif selama beberapa bulan, bisnis berada dalam kondisi tidak sehat meski penjualan tinggi.
3. Catat dan Review Piutang Usaha
Lihat daftar pelanggan yang belum membayar, kemudian cek hal-hal berikut:
- Mana yang sudah lewat jatuh tempo?
- Mana yang harus ditagih minggu ini?
- Apakah ada piutang yang harus dibuatkan kebijakan “tulis piutang ragu-ragu”?
Pengelolaan piutang mencegah dana macet.
4. Review Utang Usaha
Cek tagihan yang harus dibayar, seperti:
- Supplier
- Cicilan kredit
- Sewa
- Biaya langganan bulanan
- Pajak
Di antara tagihan tersebut, prioritaskan yang jatuh tempo paling dekat untuk mencegah denda atau gangguan operasional.
5. Update Persediaan Barang
Jika bisnis Anda menjual produk, lakukan stock opname bulanan, seperti:
- Cek stok fisik dan catatan
- Hitung selisih
- Analisis barang yang kadaluarsa, rusak, atau lambat terjual
Persediaan yang tidak terkendali dapat mengganggu cash flow.
6. Buat Laporan Keuangan Sederhana
Laporan keuangan bagi UMKM tidak perlu serumit perusahaan besar. Cukup buat tiga laporan berikut:
- Laporan Laba Rugi – menunjukkan untung/rugi
- Neraca – menunjukkan aset, utang, dan ekuitas
- Arus Kas – menunjukkan pergerakan uang
Dengan tiga laporan ini, Anda dapat menilai kondisi bisnis secara lengkap.
7. Analisis Kinerja Keuangan Bulanan
Berikut daftar pertanyaan yang harus Anda jawab ketika menganalisis kinerja keuangan bulanan:
- Penjualan naik atau turun?
- Apa penyebab utama biaya terbesar bulan ini?
- Berapa margin keuntungan?
- Apakah bisnis menghasilkan profit?
- Apakah ada pengeluaran yang bisa dihemat bulan depan?
Analisis ini membantu Anda mengambil keputusan lebih strategis.
8. Rencanakan Anggaran untuk Bulan Berikutnya
Checklist penutup bulan adalah membuat rencana anggaran, seperti:
- Target penjualan
- Estimasi biaya operasional
- Pengeluaran yang harus dihemat
- Dana cadangan yang perlu disiapkan
Bisnis akan lebih terarah dengan adanya rencana anggaran.
Kesimpulan
Checklist keuangan harian dan bulanan memberikan struktur yang membantu pemilik UMKM mengelola keuangan dengan lebih rapi dan profesional. Dengan mencatat pemasukan, pengeluaran, mengecek saldo, hingga membuat laporan sederhana, Anda sudah selangkah lebih maju dibanding banyak UMKM lainnya.
Checklist ini juga meminimalkan risiko kesalahan dan kebocoran dana. Selain itu, checklist ini juga memberi gambaran jelas tentang kondisi bisnis agar dapat berkembang lebih stabil dan percaya diri.
