Surat Peringatan (SP)<\/strong> merupakan salah satu bentuk pembinaan yang digunakan perusahaan ketika karyawan melakukan pelanggaran terhadap aturan, tata tertib, atau kewajiban yang telah ditetapkan.<\/p>\n Bagi HR, surat peringatan bukan sekadar surat teguran. Dokumen ini juga menjadi bagian dari administrasi ketenagakerjaan yang perlu dibuat secara jelas, objektif, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.<\/p>\n Dalam praktiknya, masih banyak pertanyaan mengenai kapan SP diberikan, apakah harus selalu SP 1, 2, dan 3, berapa lama masa berlaku SP, serta apakah SP otomatis berujung PHK<\/strong>.<\/p>\n Artikel ini membahas pengertian, jenis, aturan, prosedur, hingga contoh surat peringatan karyawan yang dapat menjadi referensi perusahaan.<\/p>\n Catatan:<\/strong> Artikel ini bersifat informasi umum. Penerapan SP perlu disesuaikan dengan perjanjian kerja, peraturan perusahaan, PKB, dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.<\/p>\n<\/blockquote>\n Surat Peringatan adalah dokumen resmi perusahaan yang diberikan kepada karyawan sebagai bentuk teguran atas pelanggaran atau tindakan yang tidak sesuai dengan ketentuan kerja.<\/strong><\/p>\n SP dapat digunakan sebagai sarana pembinaan agar karyawan mengetahui kesalahannya dan memiliki kesempatan untuk memperbaiki perilaku atau kinerjanya.<\/p>\n Contoh alasan perusahaan memberikan SP antara lain:<\/p>\n Pelanggaran yang menjadi dasar SP sebaiknya memiliki bukti dan dokumentasi yang jelas.<\/p>\n Tidak semua pelanggaran otomatis harus melalui pola SP 1, SP 2, kemudian SP 3.<\/p>\n Dalam konteks PHK karena pelanggaran, PP Nomor 35 Tahun 2021<\/strong> mengatur bahwa PHK dapat dilakukan apabila pekerja melakukan pelanggaran terhadap ketentuan yang diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB dan sebelumnya telah diberikan surat peringatan pertama, kedua, dan ketiga secara berturut-turut, dengan masa berlaku masing-masing paling lama 6 bulan, kecuali ditetapkan lain dalam dokumen ketenagakerjaan tersebut.<\/p>\n Artinya, perusahaan perlu melihat terlebih dahulu aturan internal perusahaan dan dasar hukum yang relevan<\/strong>, bukan sekadar menganggap setiap pelanggaran harus selalu berujung SP 1 sampai SP 3.<\/p>\n Secara umum, perusahaan mengenal tiga tahapan surat peringatan.<\/p>\n SP 1 biasanya diberikan ketika karyawan melakukan pelanggaran yang membutuhkan teguran resmi.<\/p>\n Tujuannya bukan hanya memberikan sanksi, tetapi juga memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki pelanggaran.<\/p>\n Contohnya:<\/p>\n Karyawan beberapa kali terlambat masuk kerja dan telah mendapatkan teguran sebelumnya.<\/p>\n<\/blockquote>\n SP 1 dapat menjelaskan:<\/p>\n SP 2 dapat diberikan ketika karyawan kembali melakukan pelanggaran atau melakukan pelanggaran lain dalam periode berlakunya peringatan sebelumnya, sesuai ketentuan perusahaan.<\/p>\n SP 2 menunjukkan bahwa pembinaan sebelumnya belum menghasilkan perbaikan yang diharapkan.<\/p>\n Karena itu, isi surat sebaiknya mencantumkan riwayat pelanggaran yang relevan agar dokumentasinya jelas.<\/p>\n SP 3 biasanya menjadi peringatan terakhir dalam mekanisme bertahap perusahaan.<\/p>\n Apabila karyawan kembali melakukan pelanggaran yang menjadi dasar tindakan disipliner, perusahaan dapat mempertimbangkan tindakan selanjutnya sesuai peraturan perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan.<\/p>\n Namun, SP 3 tidak boleh dipahami sebagai PHK otomatis dalam setiap kasus<\/strong>. Proses selanjutnya tetap perlu mengikuti dasar hukum dan prosedur yang berlaku.<\/p>\n PP Nomor 35 Tahun 2021 mengatur bahwa surat peringatan diterbitkan secara berurutan dan masing-masing berlaku untuk jangka waktu paling lama 6 bulan<\/strong>, kecuali ditetapkan lain dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB.<\/p>\n Karena itu, HR perlu mencantumkan periode berlaku SP secara jelas dalam dokumen.<\/p>\n Contohnya:<\/p>\n Masa berlaku: 1 September 2026 \u2013 28 Februari 2027<\/strong><\/p>\n Dengan begitu, perusahaan dan karyawan memiliki catatan yang jelas mengenai periode peringatan.<\/p>\n Tidak dapat disimpulkan bahwa semua kasus wajib menggunakan pola yang sama tanpa melihat ketentuan internal dan jenis pelanggarannya.<\/p>\n PP Nomor 35 Tahun 2021 juga mengatur mengenai pelanggaran bersifat mendesak<\/strong> yang dapat diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau PKB. Untuk pelanggaran tertentu yang telah ditetapkan sebagai pelanggaran mendesak, terdapat ketentuan berbeda dalam proses PHK.<\/p>\n Contoh yang disebut dalam PP tersebut antara lain penipuan, pencurian atau penggelapan barang\/uang perusahaan, memberikan keterangan palsu yang merugikan perusahaan, serta beberapa bentuk pelanggaran serius lainnya.<\/p>\n Karena itu, HR sebaiknya tidak membuat keputusan hanya berdasarkan asumsi bahwa “pelanggaran berat = langsung SP 3”<\/strong> atau “semua pelanggaran harus SP 1 terlebih dahulu”<\/strong>.<\/p>\n Periksa dasar aturan yang berlaku pada perusahaan.<\/p>\n Surat peringatan sebaiknya dibuat secara objektif dan tidak menggunakan bahasa yang emosional.<\/p>\n Beberapa informasi yang dapat dicantumkan:<\/p>\n Nama dan identitas perusahaan yang menerbitkan surat.<\/p>\n Meliputi:<\/p>\n Nomor dokumen untuk mempermudah administrasi dan pencarian arsip.<\/p>\n Misalnya:<\/p>\n SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP 1)<\/strong><\/p>\n Jelaskan pelanggaran secara spesifik.<\/p>\n Hindari kalimat seperti:<\/p>\n “Karyawan memiliki sikap yang buruk.”<\/p>\n<\/blockquote>\n Lebih baik:<\/p>\n “Berdasarkan catatan kehadiran, karyawan tercatat datang terlambat sebanyak 5 kali selama periode 1\u201331 Agustus 2026.”<\/p>\n<\/blockquote>\n Cantumkan pasal atau ketentuan dalam peraturan perusahaan, PKB, atau dokumen lain yang relevan.<\/p>\n Jelaskan apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan.<\/p>\n Cantumkan tanggal mulai dan berakhirnya SP.<\/p>\n Jelaskan tindakan yang mungkin diambil apabila pelanggaran kembali terjadi, dengan tetap mengacu pada aturan yang berlaku.<\/p>\n Surat dapat ditandatangani pihak perusahaan dan diterima oleh karyawan sesuai prosedur administrasi perusahaan.<\/p>\n Berikut contoh sederhana yang dapat menjadi referensi:<\/p>\n SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP 1)<\/strong><\/p>\n Nomor: 001\/SP-HR\/IX\/2026<\/p>\n Yang bertanda tangan di bawah ini:<\/p>\n Nama: [Nama HR\/Atasan] Dengan ini memberikan Surat Peringatan Pertama (SP 1)<\/strong> kepada:<\/p>\n Nama: [Nama Karyawan] Berdasarkan hasil pemeriksaan dan catatan perusahaan, yang bersangkutan diketahui melakukan pelanggaran berupa:<\/p>\n [Uraikan pelanggaran secara spesifik]<\/strong><\/p>\n Pelanggaran tersebut tidak sesuai dengan ketentuan [nama peraturan\/pasal]<\/strong> yang berlaku di perusahaan.<\/p>\n Melalui surat ini, perusahaan meminta yang bersangkutan untuk memperbaiki pelanggaran tersebut dan mematuhi seluruh ketentuan perusahaan.<\/p>\n Surat Peringatan Pertama ini berlaku sejak [tanggal] sampai dengan [tanggal]<\/strong>.<\/p>\n Apabila terjadi pelanggaran kembali selama periode tersebut, perusahaan dapat mengambil tindakan lebih lanjut sesuai dengan peraturan perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.<\/p>\n Demikian surat peringatan ini dibuat untuk menjadi perhatian dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.<\/p>\n [Kota], [Tanggal]<\/strong><\/p>\n HR\/Manajemen Karyawan yang menerima Surat peringatan merupakan dokumen resmi. Karena itu, HR perlu berhati-hati dalam membuatnya.<\/p>\n Jangan hanya menulis:<\/p>\n “Anda telah melakukan pelanggaran.”<\/p>\n<\/blockquote>\n Jelaskan apa pelanggarannya, kapan terjadi, dan aturan apa yang dilanggar.<\/p>\n SP sebaiknya menggunakan bahasa profesional dan objektif.<\/p>\n Sebelum memberikan SP, HR sebaiknya memastikan terdapat dokumentasi yang mendukung.<\/p>\n Contohnya:<\/p>\n Pelanggaran sebaiknya dikaitkan dengan ketentuan yang memang berlaku bagi karyawan.<\/p>\n SP perlu disimpan sebagai bagian dari dokumentasi HR sesuai kebijakan perusahaan dan ketentuan perlindungan data.<\/p>\n HR sebaiknya menggunakan pendekatan yang objektif.<\/p>\n Misalnya, perusahaan memiliki aturan:<\/p>\n Jam masuk: 08.00 WIB<\/strong><\/p>\n Kemudian data absensi menunjukkan:<\/p>\n Data seperti ini jauh lebih kuat sebagai dasar evaluasi dibandingkan pernyataan:<\/p>\n “Karyawan ini sering terlambat.”<\/p>\n<\/blockquote>\n Digitalisasi absensi dapat membantu HR memiliki data yang lebih terstruktur.<\/p>\n Misalnya, HR dapat melihat:<\/p>\n Data tersebut dapat menjadi bahan evaluasi apabila perusahaan perlu melakukan pembinaan.<\/p>\n Namun, data absensi sebaiknya tidak langsung dianggap sebagai bukti pelanggaran tanpa melihat konteks dan aturan yang berlaku<\/strong>.<\/p>\n Untuk HR, pencatatan pelanggaran sering kali berkaitan dengan data kehadiran dan administrasi karyawan.<\/p>\n\n
Apa Itu Surat Peringatan?<\/h2>\n
\n
Apakah Surat Peringatan Wajib Diberikan Perusahaan?<\/h1>\n
Jenis Surat Peringatan Karyawan<\/h1>\n
1. Surat Peringatan Pertama (SP 1)<\/h2>\n
\n
\n
2. Surat Peringatan Kedua (SP 2)<\/h2>\n
3. Surat Peringatan Ketiga (SP 3)<\/h2>\n
Berapa Lama Masa Berlaku Surat Peringatan?<\/h1>\n
Apakah SP 1, SP 2, dan SP 3 Harus Selalu Berurutan?<\/h1>\n
Apa Saja Isi Surat Peringatan?<\/h1>\n
1. Identitas Perusahaan<\/h3>\n
2. Identitas Karyawan<\/h3>\n
\n
3. Nomor Surat<\/h3>\n
4. Jenis Peringatan<\/h3>\n
5. Uraian Pelanggaran<\/h3>\n
\n
\n
6. Dasar Aturan<\/h3>\n
7. Tindakan Perbaikan<\/h3>\n
8. Masa Berlaku<\/h3>\n
9. Konsekuensi<\/h3>\n
10. Tanda Tangan<\/h3>\n
Contoh Surat Peringatan Karyawan<\/h1>\n
Jabatan: [Jabatan]
Perusahaan: [Nama Perusahaan]<\/p>\n
Jabatan: [Jabatan]
Departemen: [Departemen]<\/p>\n
[Nama dan Tanda Tangan]<\/p>\n
[Nama dan Tanda Tangan]<\/p>\nKesalahan yang Sebaiknya Dihindari HR Saat Membuat SP<\/h1>\n
1. Tidak Menjelaskan Pelanggaran<\/h2>\n
\n
2. Menggunakan Bahasa Emosional<\/h2>\n
3. Tidak Memiliki Bukti<\/h2>\n
\n
4. Tidak Mengacu pada Aturan Perusahaan<\/h2>\n
5. Tidak Menyimpan Arsip<\/h2>\n
Bagaimana HR Menentukan Pelanggaran Karyawan?<\/h1>\n
\n\n
\n \nTanggal<\/th>\n Jam Masuk<\/th>\n Status<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n \n 3 September<\/td>\n 08.17<\/td>\n Terlambat<\/td>\n<\/tr>\n \n 7 September<\/td>\n 08.22<\/td>\n Terlambat<\/td>\n<\/tr>\n \n 12 September<\/td>\n 08.15<\/td>\n Terlambat<\/td>\n<\/tr>\n \n 18 September<\/td>\n 08.20<\/td>\n Terlambat<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<\/div>\n<\/div>\n \n
Peran Sistem Absensi dalam Administrasi SP<\/h1>\n
\n
Kelola Data Karyawan Lebih Praktis dengan Kantor Kita<\/h1>\n